Beste PR-Agentursoftware im Jahr 2026: Kunden-Retainer und Medientools

Was ist PR-Agentur-Software (und was nicht)

PR-Agentur-Software deckt zwei verschiedene Kategorien ab und sie sind kein Ersatz. Eine Mediendatenbank und Monitoring-Plattform findet Journalisten, versendet Pitches, verfolgt Berichterstattung und berichtet über Ergebnisse. Ein Client-Work-Tool verwaltet die Agentur: die Intake-Anfrage, das Angebot, das Projekt, die Stunden, das Kundenportal und die monatliche Retainer-Rechnung. Muck Rack, Cision, Prowly und Prezly gehören zur ersten Gruppe, und Workspace369, Bonsai und Teamwork zur zweiten. Dieser Leitfaden bewertet die Client-Work-Schicht und nennt die Medientools als Begleiter, wo sie stärker sind. Die meisten Agenturen haben am Ende eines von jedem, also preisen Sie beide.

Wie wir diese Tools verglichen haben

Wir haben jedes Tool anhand derselben fünf Punkte verglichen, wobei wir nur die Preis- und Produktseiten des Anbieters verwendet haben:

1. Preis für ein kleines Team, von aufgeführten Preisen pro Platz oder pro Plan oder einem Hinweis, dass keiner veröffentlicht ist.
2. Retainer- und Abrechnungsabdeckung für den Plan, den Sie tatsächlich kaufen würden: wiederkehrende Rechnungen, Retainer, Zeiterfassung und Zahlungserinnerungen.
3. Kundensichtbarkeit: ein Portal, Anfragenannahme und Status, die Kunden ohne Login zu Ihrem Team-Workspace sehen können.
4. Harte Limits: Mindestbenutzer, Kontaktlimits, Platzlimits und Plan-Gates.
5. Testbedingungen: Länge und ob der Anbieter angibt, dass eine Karte benötigt wird.

Wir haben Geschwindigkeit, Support, Zuverlässigkeit, Datenbankgenauigkeit oder Migrationsaufwand nicht getestet und keine Drittanbieterbewertungen verwendet. Die Reihenfolge spiegelt die dokumentierte Eignung für die Client-Work-Schicht einer kleinen PR-Agentur wider, daher sitzen die Medientools darunter, weil sie ein anderes Problem lösen, nicht weil sie darin schwächer sind.

Die beste PR-Agentur-Software im Jahr 2026

1. Workspace369, am besten für kleine PR-Agenturen, die Anfragen, ein Portal und Retainer-Abrechnung an einem Ort wünschen

Workspace369 enthält die Kundenakte, öffentliche Intake-Formulare mit Anforderungsverfolgung, Projekte mit Aufgaben-Boards, einem Kundenportal, Zeiterfassung und Rechnungen in einem Arbeitsbereich. Selbst 29 $-Cadet-Angebote Honorarvereinbarungen und Zahlungspläne, wiederkehrende Rechnungen, Vorschläge, die per öffentlichem Link genehmigt und unterzeichnet werden, und Online-Kartenzahlungen über Stripe. Die vorgefertigte Zahlungsnachverfolgungsautomatisierung sendet überfällige Erinnerungen in einem 1-, 3-, 7-, 14- und 30-tägigen Intervall. Portalbesucher belegen keinen Teamplatz, sodass Kunden Anfragen und Rechnungen verfolgen können, ohne dass Ihnen eine Lizenzkosten entstehen. Voyager kostet $74 pro Monat für zwei Plätze mit dem gemeinsamen Posteingang, SMS und Anrufen, jeder zusätzliche Platz kostet $10, und Specialist kostet $149 pro Monat für zehn Plätze mit Zahlungsplänen, Ausgaben und Altersstruktur der Forderungen.

Einschränkungen: Es ist keine Mediendatenbank und hat keine Journalistenliste, keine Pressemitteilungsverteilung oder kein Coverage-Monitoring. Cadet ist ein Platz und bis zu 5 aktive Projekte. Gutschriften werden als "demnächst" aufgeführt, und die 14-tägige Testversion benötigt eine Karte. Der Screenshot ist ein Demo-Datensatz, kein Kundenergebnis.

Am besten für: PR-Agenturen von 2 bis 10 Personen, deren Woche mit dem Kopieren von Anfragen, Stunden und Retainer-Beträgen zwischen einem Posteingang, einer Projekt-App und einem Abrechnungstool vergeht.

2. Bonsai, am besten für pro Benutzer Angebote, Zeiterfassung und Rechnungen

Bonsai listet Basic für 15 $ pro Benutzer pro Monat (9 $ jährlich) und Essentials für 25 $ (19 $ jährlich) und Premium für 39 $ (29 $ jährlich) auf. Basic beinhaltet CRM, Aufgaben, unbegrenzte Projekte und Zeiterfassung. Angebote, Verträge, Rechnungen, Formulare und das Kundenportal beginnen bei Essentials. Fünf Essentials-Plätze kosten 125 $ pro Monat bei monatlicher Abrechnung oder 95 $ bei jährlicher Abrechnung. Die Testversion dauert 7 Tage, und auf der Seite steht nicht, dass eine Karte zur Anmeldung erforderlich ist.

Einschränkungen: Der Preis steigt mit jeder Einstellung, und die Pipeline, die Arbeitslastansicht und die Integrationen beginnen bei Premium. Die Seite listet Elite mit einem Minimum von 3 Benutzern auf.

Am besten für: kleine Agenturen mit ein bis vier Mitarbeitern, die kalkulierte Retainer verkaufen und Angebote und Rechnungen zu einem niedrigen Preis pro Benutzer wünschen.

3. Teamwork, am besten für stundenbasierte Retainer und Projektbudgets

Die Preisseite von Teamwork, geprüft am 21. Oktober 2026, listet Basics für 9,99 $ pro Benutzer und Monat und Accelerate für 24,99 $ pro Benutzer auf, beide jährlich abgerechnet. Accelerate listet abrechenbare Zeiterfassung, Zeitbudgets, Retainer und Kundenrechnungsstellung aus erfasster Zeit auf. Eine 14-tägige Testversion wird ohne Karte aufgeführt. Wenn Sie den Retainer-Test durchführen, erwarten Sie, dass die Schritte Budget und Stunden stark sind und der Schritt Lead-Erfassung ein weiteres Tool benötigt.

Einschränkungen: Die Seite listet keine monatlichen Preise auf, und fünf Accelerate-Plätze kosten etwa 125 $ pro Monat zum Jahrespreis. Optimize und Enterprise werden durch Kontaktaufnahme mit dem Vertrieb verkauft.

Am besten für: Agenturen von fünf oder mehr Mitarbeitern, deren Retainer in Stunden verkauft und gegen Budgets verfolgt werden.

4. Muck Rack, am besten für eine Journalisten-Datenbank, Monitoring und Berichterstattung (ein Begleiter, kein Ersatz)

Die Website von Muck Rack beschreibt eine Mediendatenbank, die digitale, Broadcast-, Print-, Podcast-, Newsletter- und Social-Media-Quellen abdeckt, Monitoring von Nachrichten- und Social-Media-Plattformen, Berichterstattung für Führungskräfte und Pitching-Tools mit Engagement-Tracking. Die Preisseite veröffentlicht keine Preise. Sie listet Starter-, Standard- und Premier-Pläne auf, gibt an, dass die Kosten von Benutzern und Modulen abhängen, und bietet eine 30- bis 45-minütige Demo anstelle einer Testversion.

Einschränkungen: Die Preisgestaltung erfolgt nur nach Angebot, und einige Add-ons wie Print- und Broadcast-Monitoring werden separat verkauft. Es ist kein Abrechnungs- oder Projekttool.

Am besten für: Agenturen, deren tägliche Arbeit aus Pitchen und Berichterstattung besteht. Kombinieren Sie es mit einem Client-Work-Tool.

5. Cision, am besten für groß angelegtes Monitoring und Distribution (ein Begleiter, kein Ersatz)

Die Website von Cision listet Medienmonitoring in Print, Online, TV, Radio, Social Media und Podcasts, Analysen und Berichte, Journalistenkontakte und Distribution über PR Newswire auf. Wir konnten keine Medien-Datenbank namentlich auf den von uns überprüften Seiten bestätigen, fragen Sie daher in einer Demo danach, wenn die Suche nach Journalisten für Sie wichtig ist. Die Preisseite listet keine Preise oder Pläne auf und leitet Besucher zu einem Formular, um mit einem Experten zu sprechen.

Einschränkungen: Es gibt keinen veröffentlichten Preis oder Testversion, und die Produktpalette ist breit gefächert, daher lohnt es sich, den Umfang vor dem Vergleich mit enger gefassten Tools telefonisch zu klären. Es ist kein Abrechnungs- oder Projekttool.

Am besten für: Agenturen mit Unternehmenskunden, die umfassendes Monitoring und Wire-Distribution benötigen.

6. Prowly, am besten für KI-gestützte Medienforschung (ein Begleiter, kein Ersatz)

Die Website von Prowly beschreibt sich jetzt als das Semrush AI PR Toolkit mit einer Mediendatenbank, die KI-zitierte Publikationen und Journalistenprofile anzeigt, KI-entworfene E-Mails und Pressemitteilungen sowie Berichte über PR-Lücken und Wettbewerbs-Benchmarking. Die von uns geprüften Seiten zeigten keinen Preis oder keine Testversionsbedingungen, daher geben wir keine an. Fragen Sie Prowly nach den aktuellen Bedingungen und prüfen Sie, wie der Umzug unter dem Namen Semrush Pläne und Abrechnung verändert.

Einschränkungen: Preis und Testversionsbedingungen waren auf den von uns geprüften Seiten nicht lesbar, und die Seite erwähnt keinen Newsroom. Es ist kein Abrechnungs- oder Projekttool.

Am besten für: kleinere Agenturen, die Medienrecherche und Outreach-Entwürfe neben ihrem Kundenarbeits-Tool wünschen.

7. Prezly, am besten für Newsroom-Websites und PR-Kampagnen (ein Begleiter, kein Ersatz)

Prezly listet Essential für 100 EUR pro Monat, jährlich abgerechnet (150 EUR monatlich abgerechnet) für 1 Benutzer, 1 Website und bis zu 5.000 Kontakte, und Standard für 250 EUR (300 USD in den strukturierten Daten der Seite) jährlich abgerechnet für 2 Benutzer und bis zu 10.000 Kontakte. Unbegrenzte Stories und Kampagnen sind in beiden Plänen aufgeführt. Die Testversion dauert 14 Tage, und auf der Seite steht, dass keine Karte benötigt wird.

Einschränkungen: Benutzer sind bis zu 1 oder 2 vor Enterprise begrenzt, und der jährliche Rabatt von 20 % auf der Seite stimmt nicht mit der Differenz zwischen den jährlichen und monatlichen Preisen überein, daher sollten Sie den Preis bei der Anmeldung bestätigen. Es ist kein Abrechnungs- oder Projekttool.

Am besten für: kleine Agenturen, die Kunden-Newsrooms veröffentlichen und Pressekontakte verwalten.

Vergleich nebeneinander

Fünf-Personen-Zahlen sind einfache Arithmetik aus den aufgeführten Preisen; sie schließen Steuern, Add-ons und Planänderungen aus. Workspace369 wird monatlich abgerechnet, und der jährliche Rabatt von 20 % wird für jeden Plan aufgeführt.

Welches Tool passt zu Ihrer PR-Agentur?

Führen Sie während der Testversion einen Ein-Retainer-Test durch

Funktionslisten sehen ähnlich aus. Nehmen Sie einen fiktiven Retainer-Kunden durch den gesamten Zyklus in jedem von Ihnen ausgewählten Kundenarbeits-Tool:

1. Erfassen Sie eine Intake-Anfrage und notieren Sie, woher der Kunde kam.
2. Senden Sie ein Angebot mit einer monatlichen Retainer-Position und lassen Sie es vom Kunden per Link akzeptieren.
3. Wandeln Sie es mit drei Aufgaben in ein Projekt um und weisen Sie einen Besitzer zu.
4. Protokollieren Sie zwei Stunden Zeit für das Projekt.
5. Richten Sie die wiederkehrende monatliche Rechnung ein, verbuchen Sie eine Zahlung und prüfen Sie, ob eine überfällige Rechnung eine Mahnung erhält.
6. Teilen Sie den Status mit dem Kunden und suchen Sie dann nach allem anhand des Kundennamens.

Markieren Sie jeden Schritt als nativ, Add-on, Integration oder manuell und notieren Sie den benötigten Plan. Wenn Sie den Test durchführen, erwarten Sie, dass Pitch-Listen und Coverage-Berichte manuelle Schritte in jedem Kundenarbeits-Tool sind, weshalb ein Medien-Tool daneben bleibt. Die Agentur-Kapazitätsplaner hilft zu prüfen, ob der Retainer zu den Stunden Ihres Teams passt.

Vergleichen Sie den Preis des vollständigen Stacks

Bitten Sie jeden Anbieter um die gleiche Anzahl von Mitarbeitern, Abrechnungsperiode und erforderliche Module. Workspace369 listet $29 für Cadet, $74 für Voyager, $149 für Specialist, $299 für Commander (20 Plätze) und $699 für Enterprise (50 Plätze) auf, mit zusätzlichen Plätzen ab $10 von Voyager. Nutzungslimits und Gebühren des Zahlungsanbieters sind separat. Ein realistischer PR-Stack ist ein Medientool plus ein Client-Work-Tool, und das Medientool kann die höhere Rechnung sein, holen Sie sich also sein Angebot, bevor Sie vergleichen. Behandeln Sie einen jährlichen Satz nicht als monatlichen Preis. Die Preisseite listet aktuelle Pläne auf.

Wenn ein medienorientiertes Tool die bessere Wahl ist

Wenn Ihr Engpass darin besteht, Journalisten zu finden und Berichterstattung nachzuweisen, beginnen Sie mit Muck Rack, Cision oder Prowly und fügen Sie ein Client-Work-Tool hinzu, wenn Retainer und Anfragen zu rutschen beginnen. Wenn Sie nur Stunden, Budgets und Rechnungen für ein größeres Team benötigen, ist Teamwork dafür ausgelegt. Sehen Sie SEO-Agentur-Management-Software für einen spezialisierten Lieferstack und die Portal- und Rechnungsvergleich für Zahlungslinks und Portale.

Welches Tool Sie auch immer testen, schließen Sie einen vollständigen Honorarzyklus mit Demodaten ab, bevor Sie echte Kunden importieren, behalten Sie Ihre Medientools dort, wo sie am stärksten sind, und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Daten exportieren können, falls Sie jemals wechseln.