エージェンシーの収益性を追跡する方法

エージェンシーの収益性は、単一のダッシュボードの数字ではありません。それは、エージェンシーが稼いだもの、提供にかかったコスト、変更されたもの、請求されたもの、実際に回収されたものの関係です。

収益性の高い月でも、収益性の低いクライアントを隠す可能性があります。忙しいチームでも、弱い価格設定を隠す可能性があります。高い稼働率でも、手戻りやスコープクリープを隠す可能性があります。高い予約収益でも、遅延した請求書や未払い残高を隠す可能性があります。

目標は、代理店がまだ行動できるレベル、つまりクライアント、プロジェクト、サービスライン、および定期的なエンゲージメントで収益性を測定することです。

4つの信頼できる入力から始める

1. 認識収益

測定期間中に完了した作業に起因する収益を使用します。納品が複数月にまたがる場合、すべての請求書発行または支払い受領を同じ期間の収益として自動的に扱わないでください。

お客様の会計方針により、異なる認識ルールが必要になる場合があります。プロジェクトを責任を持って比較できるように、運用モデルは一貫した方法を使用する必要があります。

2. 直接労務費

クライアントに請求する金額ではなく、作業を提供する人々のコストを計算します。

実際的な時間当たり人件費には、給与または請負業者のコストに加えて、給与税と福利厚生の割り当てが含まれる場合があります。オーバーヘッドをこの数値に含めるか、別の貢献利益ビューに含めるかを決定し、一貫性を保ちます。

3. 直接プロジェクト経費

フリーランサー、メディア、制作、旅行、プロジェクト用に購入したソフトウェア、印刷、ストックアセット、および払い戻し可能な費用など、契約に関連する費用を含めます。

経費が料金に含まれているか、クライアントに請求可能か、マークアップされているか、または吸収されているかを追跡します。

4. 納期

クライアント、プロジェクト、タスク、役割、および請求可能ステータスごとの労力を理解するために十分な時間を追跡します。目的は従業員の監視ではありません。目的は、価格設定とスコープがエージェンシーが実行する作業を反映しているかどうかを知ることです。

コアエージェンシー収益性フォーミュラ

プロジェクト総利益

recognized project revenue - direct labor cost - direct project expenses

プロジェクト総利益率

project gross profit / recognized project revenue

プロジェクトが20,000ドルの収益を認識し、9,000ドルの直接労務費を使用し、1,000ドルの直接経費を発生させた場合：

• 粗利益は10,000ドルです。
• 粗利益は50%です。

実効時間単価

recognized revenue / total delivery hours

これは固定料金およびリテーナーワークに役立ちます。なぜなら、クライアントに時間が表示されない場合でも、時間あたりの実現価値を明らかにするからです。

請求可能利用率

billable hours / available working hours

利用可能な時間を慎重に定義します。承認された休暇を削除し、休日、トレーニング、管理、および内部投資がどのように処理されるかを決定します。

実現率

recognized billable value / standard billable value of time worked

実現率により、割引、控除、スコープの漏れ、および提供された労力に見合わない価格設定が明らかになります。

回収率

cash collected / invoices due

帳簿上の利益率はキャッシュフローの問題を解決しません。納品経済性と請求および回収を並行して追跡します。

クライアント収益性ビューを作成する

各クライアントについて、レビューしてください:

• 認識された収益。
• 直接人件費。
• 直接経費。
• 粗利益と粗利益率。
• 納品時間と実効時給。
• 請求書と未払い債権を開く。
• スコープ変更と未請求作業。
• 割引、クレジット、および書き起こし。
• アカウント管理とサポート負荷。
• 更新または拡大の可能性。

クライアントの収益性には、測定期間中のすべての有効なプロジェクトと定期的な作業を含めるべきです。収益性の高いフラッグシッププロジェクトは、同じアカウントの価格設定が低いサポートリテイナーを隠す可能性があります。

プロジェクト収益性ビューを作成する

プロジェクトレベルのレポートは、次のことに答える必要があります:

1. いくら稼ぐと予想していましたか？
2. どのような作業を提供することに合意しましたか？
3. 完了したものは？
4. どのくらい時間と経費が消費されましたか？
5. 請求されたものは？
6. 回収されたものは？
7. 何がリスクとして残っていますか？

作業がまだアクティブな間に、見積もりと実際の納品を比較します。事後分析は将来の価格設定を改善できますが、現在の利益率を保護することはできません。

Workspace369は、プロジェクト、タスク、時間、経費、提案書、請求書、支払い、クライアントアクティビティ、ファイル、コミュニケーション、レポートを接続し、数値が運用コンテキストを維持できるようにします。

リテーナーを個別に追跡

リテイナーには、収益ビューに加えて、キャパシティとスコープのビューが必要です。

測定:

• 継続的な料金。
• 含まれるサービスまたは容量。
• 使用済み時間または配信ユニット。
• 直接人件費と経費。
• 超過分は承認され、請求されます。
• 未使用の容量と繰り越し。
• スコープ外のリクエスト。
• 実効時間単価。
• 粗利益。

リテーナーは安定しているように見えるかもしれません。なぜなら、収益は毎月繰り返され、利益は追加の会議、改訂、レポート、および追跡されていないサポートによってゆっくりと侵食されるからです。

利用率と健全性を混同しないでください

エージェンシーは専門知識とキャパシティを販売するため、稼働率は重要です。しかし、それは全体像を語るものではありません。

エージェンシーが高い稼働率と低い収益性を両立させる場合：

• レートが低すぎます。
• シニアがジュニアの仕事をする。
• 固定料金プロジェクトは見積もりを超過します。
• 手戻りは一般的です。
• スコープ変更は承認されない。
• 請求書が遅延する。
• クライアントは遅延または異議のある請求を支払います。
• 作業は低マージンのサービスに集中しています。

実効時間単価、マージン、実現率、プロジェクトの健全性、および売掛金を使用して利用率を確認します。

オペレーションのペースを作成する

毎週

• 時間と経費の記録漏れ。
• 予算または期限のしきい値に近づいているプロジェクト。
• 新しいスコープの変更と承認ステータス。
• 作業は完了しましたが、請求の準備はできていません。
• 遅延したクライアントの決定とブロックされた作業。

月次

• クライアント、プロジェクト、サービスラインごとの利益率。
• 実効時間単価。
• 請求可能利用率と実現率。
• 請求済み、支払期日、延滞、回収済みの請求書。
• リテイナーの使用状況と超過分。
• 予測と実際のキャパシティおよび収益。

四半期ごと

• 価格と料金の変更。
• クライアントの集中度とアカウントリスク。
• サービスラインの収益性。
• 採用と契約者の組み合わせ。
• ツールと納品のオーバーヘッド。
• 拡大、再設計、または終了するアカウント。

収益性のシグナルを使用して意思決定を行う

再価格設定

定期的な作業が商業モデルでサポートされる以上のキャパシティを消費する場合、価格を引き上げまたは再構築します。

スコープ変更

除外事項、承認限度額、修正回数、対応期待値、および超過ルールを明確にしてください。

人員補充

品質と説明責任を維持しながら、作業を適切な役割に移行します。

標準化する

テンプレートと繰り返し可能なワークフローは、回避可能なセットアップと手戻りを減らしますが、専門家の判断の余地を残すべきです。

回収の改善

完了、請求書、期日、リマインダー、および解決の間の遅延を短縮します。アカウントオーナーは、クライアントとのやり取りの前に支払い状況を把握する必要があります。

一般的な測定ミス

請求レートを労務費として使用する

請求レートは収益ロジックです。人件費はデリバリー経済学です。

非請求対象のクライアントワークを無視する

会議、修正、アカウント管理、サポートは、請求書に表示されなくても、依然としてキャパシティを消費します。

異なるスコープ期間の比較

収益、時間、および経費は、同じ作業と期間を参照する必要があります。

プロジェクト終了まで待つ

収益性は、チームがまだ範囲、人員配置、スケジュール、または請求を変更できる間に最も価値があります。

決定なしの追跡番号

すべてのレポートには、しきい値、担当者、アクションが必要です。誰もレビューしない利益ダッシュボードは装飾です。

最終推奨

クライアントおよびプロジェクトレコードから収益性を追跡します。認識された収益、直接人件費、直接経費、および納品時間から始めます。運用モデルが成熟するにつれて、利用率、実現率、実効時間単価、請求、および回収を追加します。

使用 エージェンシーの時間追跡ソフトウェア 納品のコンテキストを維持するため、 プロフェッショナルサービス請求ソフトウェア 商業記録を接続するため、および エージェンシー向けプロジェクト収益性ソフトウェア 決定を作業の近くに保つため。