Rastreamento de despesas faturáveis para trabalho do cliente
Saiba como capturar, aprovar, documentar, faturar e relatar despesas de clientes faturáveis sem perder recibos, contexto do projeto ou lucratividade.
O que está incluído?
Defina a política de despesas antes do início do trabalhoCapturar um registro completo de despesasSeparar três estados diferentesAdicione despesas faturáveis à fatura claramenteRelatar custos recuperados e não recuperadosO rastreamento de despesas faturáveis é o processo de preservação de um custo relacionado ao cliente desde o momento em que ele é incorrido até a aprovação, faturamento, pagamento e relatórios de lucratividade. Um recibo em uma pasta não é suficiente. A despesa deve permanecer conectada ao cliente, projeto, acordo e fatura. O fluxo de trabalho de rastreamento de despesas para freelancers mostra como é essa conexão dentro de um espaço de trabalho ativo.
Defina a política de despesas antes do início do trabalho
A proposta ou contrato deve explicar:
- Quais categorias de despesas são reembolsáveis
- Se a aprovação do cliente é necessária antes da compra
- Qualquer limite de gastos
- Se os recibos são necessários
- Se os custos são repassados ao custo ou com margem
- Como impostos, conversão de moeda e taxas de cartão são tratados
- Quando as despesas serão faturadas
Capturar um registro completo de despesas
Registre cada despesa com contexto suficiente para que outra pessoa possa verificá-la:
| Campo | Por que importa |
|---|---|
| Cliente e projeto | Identifica quem se beneficiou do custo |
| Fornecedor e data | Suporta verificação e relatórios |
| Valor e moeda | Preserva a transação original |
| Categoria | Separa viagens, software, produtos, empreiteiros e outros custos |
| Recibo ou documento | Fornece evidências para o cliente e livros |
| Aprovação | Mostra que o custo seguiu o acordo |
| Status faturável | Distingue o custo recuperável pelo cliente da despesa geral |
| Referência da fatura | Confirma que o custo foi realmente faturado |
| Status do pagamento | Confirma se o cliente o reembolsou |
Separar três estados diferentes
As equipes geralmente misturam despesas incorridas, faturadas e coletadas. Mantenha-as distintas:
- Incorrido: a empresa pagou ou se comprometeu com o custo.
- Faturado: o custo foi incluído em uma fatura do cliente.
- Coletado: o cliente pagou a fatura contendo o custo.
Essa distinção é importante para o fluxo de caixa e lucratividade do projeto.
Adicione despesas faturáveis à fatura claramente
Use um item de linha separado ou uma seção de despesas com uma descrição útil. Anexe recibos quando necessário, mas evite expor compras internas não relacionadas ou informações confidenciais. O exemplos de fatura de consultor mostrar uma estrutura limpa.
Relatar custos recuperados e não recuperados
Revisão:
- Total de despesas do projeto
- Despesas faturáveis versus não faturáveis
- Despesas aguardando aprovação
- Despesas ainda não faturadas
- Despesas faturadas ainda não pagas
- Margem ou receita de manuseio
- Efeito da despesa na margem do projeto e do cliente
O Workspace369 fornece rastreamento de despesas para freelancers e equipes de trabalho com clientes mantendo os custos ao lado de clientes, projetos, faturas, pagamentos, arquivos e relatórios.
Coloque em prática
Execute o acompanhamento de clientes em um único espaço de trabalho.
CRM, caixa de entrada, voz, faturamento, pagamentos, projetos, arquivos, IA e automações de fluxo de trabalho — conectados em vez de exportados.