รายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งานลูกค้าสำหรับเอเจนซี

ระยะที่ 1: ยืนยันรากฐานเชิงพาณิชย์

• ยืนยันหน่วยงานลูกค้าและหน่วยงานเรียกเก็บเงินตามกฎหมาย.
• บันทึกผู้มีอำนาจตัดสินใจหลัก ผู้ติดต่อรายวัน ผู้ติดต่อฝ่ายการเงิน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้านเทคนิค
• แนบข้อเสนอที่ยอมรับแล้ว ข้อตกลงการจ้างงาน สัญญา หรือใบสั่งซื้อ
• ยืนยันบริการ, ผลงาน, ข้อจำกัด, ข้อสมมติฐาน และเกณฑ์การยอมรับ.
• บันทึกวันที่เริ่มต้น เหตุการณ์สำคัญตามเป้าหมาย วันที่ต่ออายุ และเงื่อนไขการยกเลิก
• ยืนยันการเรียกเก็บเงินแบบคงที่, รายชั่วโมง, ตามเหตุการณ์สำคัญ, แบบประจำ หรือค่าบริการรายเดือน.
• บันทึกเงินมัดจำ ตารางการชำระเงิน เงื่อนไขการชำระเงิน ภาษี และการอ้างอิงใบแจ้งหนี้ที่จำเป็น
• มอบหมายเจ้าของบัญชีและหัวหน้าฝ่ายส่งมอบ

หลักฐานการเสร็จสิ้น: เอกสารเชิงพาณิชย์ที่ยอมรับ เจ้าของที่ระบุ โปรไฟล์การเรียกเก็บเงิน และขอบเขตงานที่ได้รับการอนุมัติแนบกับบันทึกของลูกค้า

ระยะที่ 2: สร้างระเบียนลูกค้าที่ใช้ร่วมกัน

• สร้างบันทึกลูกค้าและบริษัทเดียว
• เพิ่มบทบาทผู้ติดต่อ, การตั้งค่าการสื่อสาร, หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมล
• บันทึกแหล่งที่มาของลูกค้าเป้าหมาย ประเภทบริการ แท็ก ฟิลด์ที่กำหนดเอง และส่วนของบัญชี
• นำเข้าบันทึกย่อ อีเมล ไฟล์ และประวัติความสัมพันธ์ก่อนหน้าที่มีความเกี่ยวข้อง
• ตั้งค่าการเข้าถึงภายในเพื่อให้เฉพาะสมาชิกในทีมที่เหมาะสมเท่านั้นที่สามารถดูบัญชีได้
• กำหนดระบบบันทึกสำหรับสถานะโปรเจกต์, ข้อความ, ไฟล์ และการเรียกเก็บเงิน

หลีกเลี่ยงการสร้างผู้ติดต่อแยกต่างหากใน CRM เครื่องมือโครงการ แอปใบแจ้งหนี้ พอร์ทัล และสเปรดชีตอีเมล การระบุตัวตนที่ซ้ำกันทำให้การรายงานและการควบคุมการเข้าถึงในภายหลังไม่น่าเชื่อถือ

Workspace369 ใช้บันทึกของลูกค้าเป็นจุดเชื่อมต่อสำหรับการร้องขอ, โครงการ, การสื่อสาร, ใบแจ้งหนี้, การชำระเงิน, ไฟล์, บันทึก และรายงาน การเข้าถึงแบบจำกัดขอบเขตลูกค้า จำกัดว่าใครเห็นแต่ละบัญชีในทุกแผน

ระยะที่ 3: รวบรวมข้อมูลรับเข้าและการเข้าถึง

• ส่งแบบฟอร์มรับเรื่องที่เน้นเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นในการเริ่มต้น
• ขอแนวทางการสร้างแบรนด์ โลโก้ ผลงานก่อนหน้า การวิเคราะห์ เนื้อหา ข้อมูลผลิตภัณฑ์ และเอกสารอ้างอิงหากเกี่ยวข้อง
• แสดงแพลตฟอร์ม บัญชี โฟลเดอร์ โดเมน บัญชีโฆษณา คุณสมบัติการวิเคราะห์ หรือสภาพแวดล้อมทางเทคนิคทั้งหมดที่เอเจนซี่ต้องการ
• ใช้แนวทางปฏิบัติในการแชร์การเข้าถึงที่ปลอดภัย แทนที่จะขอให้ลูกค้าส่งรหัสผ่านทางอีเมล
• ยืนยันว่าลูกค้าต้องการ VPN, อุปกรณ์ที่ได้รับอนุมัติ, SSO, การฝึกอบรมด้านความปลอดภัย หรือการลงทะเบียนผู้ขายหรือไม่.
• บันทึกสิ่งที่ได้รับและสิ่งที่ยังคงถูกบล็อก

หลักฐานการเสร็จสิ้น: อินพุตที่จำเป็นแต่ละรายการมีสถานะ, เจ้าของ, ตำแหน่ง และวันครบกำหนด

ระยะที่ 4: กำหนดกฎการสื่อสาร

• เลือกช่องทางการสื่อสารหลักของลูกค้า
• กำหนดความคาดหวังในการตอบสนองสำหรับคำขอทั่วไป, คำขอเร่งด่วน และคำขออนุมัติ
• ยืนยันว่าใครสามารถอนุมัติการเปลี่ยนแปลงขอบเขตงาน, งานสร้างสรรค์, งบประมาณ, ใบแจ้งหนี้ และกำหนดเวลาได้.
• กำหนดการประชุมสถานะประจำเท่านั้นเมื่อมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
• ตัดสินใจว่าจะจัดเก็บโน้ตการประชุม สรุปการโทร และการตัดสินใจไว้ที่ใด
• สร้างเทมเพลตสำหรับการอัปเดตทั่วไปโดยไม่ทำให้การสื่อสารรู้สึกเป็นอัตโนมัติ
• ยืนยันผู้ติดต่อการส่งต่อและข้อกำหนดนอกเวลาทำการ.

ลูกค้ามักจะเพิกเฉยต่อพอร์ทัลและตอบกลับทางอีเมล ข้อความ หรือโทรศัพท์ ระบบที่สมจริงควรแนบช่องทางเหล่านั้นไว้กับบัญชี Workspace369 เก็บกล่องจดหมาย บันทึก งาน การแจ้งเตือน และสรุปเธรด AI ไว้กับประวัติลูกค้าในทุกแผน กล่องจดหมายที่แชร์ SMS การโทร และข้อความเสียงเริ่มต้นที่ Voyager และสรุปการโทร AI บน Specialist

ระยะที่ 5: แปลงขอบเขตเป็นแผนการส่งมอบงาน

• สร้างโครงการหรือบันทึกการมีส่วนร่วม
• แปลงผลลัพธ์เป็นระยะ, เหตุการณ์สำคัญ, งาน หรืองานที่เกิดซ้ำ
• มอบหมายเจ้าของและผู้ตรวจสอบ
• เพิ่มวันครบกำหนด, การพึ่งพา, กิจกรรมในปฏิทิน และจุดอนุมัติของลูกค้า
• แนบขอบเขตที่อนุมัติแล้วและไฟล์ที่จำเป็น
• บันทึกชั่วโมงโดยประมาณ งบประมาณ อัตรา และค่าใช้จ่ายที่ทราบไว้หากเกี่ยวข้อง
• ระบุความเสี่ยง, สมมติฐาน, การพึ่งพาภายนอก และแหล่งที่มาของการเปลี่ยนแปลงขอบเขตงานที่น่าจะเป็นไปได้
• กำหนดการทบทวนภายในครั้งแรกก่อนกำหนดส่งมอบครั้งแรกที่หันหน้าเข้าหาลูกค้า

โครงการควรได้รับบริบทของลูกค้าแทนที่จะเริ่มต้นเป็นกระดานงานที่ว่างเปล่า

ระยะที่ 6: เตรียมการเรียกเก็บเงินและการเงิน

• สร้างเงินมัดจำ, สัญญาบริการล่วงหน้า, ใบแจ้งหนี้แรก หรือกำหนดการชำระเงิน
• ยืนยันผู้ติดต่อด้านการเงินของลูกค้าและวิธีการส่งใบแจ้งหนี้.
• เพิ่มหมายเลขใบสั่งซื้อ, รายละเอียดภาษี, ที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงิน หรือข้อกำหนดของพอร์ทัลผู้ขาย
• ยืนยันว่าค่าใช้จ่ายรวมอยู่ด้วย, ถูกทำเครื่องหมาย, สามารถขอคืนได้ หรือได้รับการอนุมัติแยกต่างหาก.
• บันทึกว่าจะติดตามเวลาอย่างไรและอะไรจะถูกเรียกเก็บเงินได้
• ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับใบแจ้งหนี้ที่กำลังจะมาถึง การชำระเงินที่ล้มเหลว และยอดคงค้างที่เกินกำหนด
• ยืนยันว่าจะจัดการเครดิต, การเปลี่ยนแปลงขอบเขตงาน และค่าใช้จ่ายที่โต้แย้งอย่างไร.

การเรียกเก็บเงินไม่ควรเป็นการตั้งค่าเฉพาะฝ่ายการเงิน การส่งมอบต้องเข้าใจโมเดลเชิงพาณิชย์ และเจ้าของบัญชีต้องเห็นสถานะการชำระเงินก่อนการสนทนากับลูกค้า

ระยะที่ 7: ดำเนินการประชุมเริ่มต้น

ใช้การเริ่มต้นโครงการเพื่อตัดสินใจ ไม่ใช่เพื่ออ่านข้อเสนออีกครั้ง

วาระการประชุมที่แนะนำ:

1. การแนะนำและบทบาทในการตัดสินใจ
2. เป้าหมายทางธุรกิจและมาตรวัดความสำเร็จ
3. ขอบเขตงาน ข้อจำกัด และลำดับความสำคัญเร่งด่วน
4. ไทม์ไลน์ เหตุการณ์สำคัญ การพึ่งพา และความเสี่ยง
5. กระบวนการสื่อสารและการอนุมัติ.
6. การเข้าถึงและอินพุตที่ขาดหายไป
7. กำหนดการเรียกเก็บเงินและกระบวนการเปลี่ยนแปลง
8. การดำเนินการ เจ้าของ และวันที่

หลังจากการประชุม ให้เผยแพร่บันทึกการตัดสินใจที่กระชับ เปลี่ยนการดำเนินการให้เป็นงานที่ได้รับมอบหมาย และแนบโน้ตหรือสรุปการโทรไปยังลูกค้าและโปรเจกต์

ระยะที่ 8: ตรวจสอบ 30 วันแรก

• ยืนยันการเข้าถึงทั้งหมดทำงานได้.
• ตรวจสอบว่าแผนโครงการสะท้อนเส้นทางการส่งมอบจริงหรือไม่
• ตรวจสอบว่าลูกค้าทราบว่าจะถามคำถามและค้นหาไฟล์ได้ที่ไหน
• เปรียบเทียบเวลาและค่าใช้จ่ายจริงกับประมาณการ.
• ตรวจสอบการอนุมัติที่เปิดอยู่, ความเสี่ยง และการเปลี่ยนแปลงขอบเขตงาน
• ยืนยันว่าใบแจ้งหนี้ฉบับแรกถูกส่งแล้วและสถานะการชำระเงินสามารถมองเห็นได้.
• ถามลูกค้าหนึ่งคำถามที่ตรงประเด็นเกี่ยวกับประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งาน
• บันทึกการปรับปรุงในเทมเพลตการเริ่มต้นใช้งานที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้

ดาวน์โหลดเอกสารประกอบการเริ่มต้นใช้งาน

ใช้ CSV ว่างในโปรแกรมสเปรดชีตของคุณ หรือเริ่มต้นด้วยตัวอย่างสมมติที่ติดป้ายกำกับไว้อย่างชัดเจน ซึ่งประกอบด้วย ระยะ, รายการที่จำเป็น, ผู้รับผิดชอบ, สิ่งที่ต้องมีก่อน, วันครบกำหนด, สถานะ, หลักฐานการเสร็จสิ้น, เจ้าของที่ตัดสินใจ และวันที่ทบทวนถัดไป เก็บสถานะการเข้าถึงและเจ้าของไว้ที่นี่ เก็บข้อมูลรหัสผ่านและคีย์ไว้ในระบบข้อมูลประจำตัวที่อนุมัติของคุณ

สำหรับกระบวนการขายสู่การส่งมอบ ดู CRM สำหรับเอเจนซี่การตลาด. สำหรับงานค้นหาประจำเดือน ให้ใช้ ตัวติดตามผลงาน SEO.

เทมเพลตสถานะการรับลูกค้าใหม่ของเอเจนซี่

ข้อผิดพลาดในการเริ่มต้นใช้งานทั่วไป

ขอทุกอย่างพร้อมกัน

รวบรวมสิ่งที่ทีมต้องการเพื่อเริ่มต้น จากนั้นจัดเตรียมคำขอในภายหลังตามเหตุการณ์สำคัญจริง

ปฏิบัติต่อการเริ่มต้นโครงการเหมือนเป็นการเสร็จสิ้น

การรับเข้าทำงานจะเสร็จสมบูรณ์เมื่อผู้คน, การเข้าถึง, เงื่อนไขทางการค้า, โปรเจกต์, การสื่อสาร และเวิร์กโฟลว์การเรียกเก็บเงินสามารถใช้งานได้ ไม่ใช่เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง

ซ่อนขอบเขตงานจากทีมส่งมอบ

ผู้ที่ทำงานต้องการขอบเขตที่ยอมรับ ข้อจำกัด ข้อสมมติฐาน และกระบวนการเปลี่ยนแปลง

การเก็บข้อความลูกค้าไว้นอกบันทึก

การตัดสินใจที่สำคัญที่ทำผ่านอีเมล SMS หรือโทรศัพท์ควรกลายเป็นบริบทที่มองเห็นได้และขั้นตอนต่อไปที่ต้องรับผิดชอบ

การวัดความเร็วโดยไม่วัดความพร้อม

การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วซึ่งทิ้งให้การเข้าถึงขาดหายไปและไม่ชัดเจนเพียงแค่ย้ายความล่าช้าไปสู่การส่งมอบ

คำแนะนำสุดท้าย

สร้างรายการตรวจสอบที่เล็กที่สุดที่สร้างเวิร์กโฟลว์ลูกค้า ทีม โครงการ และการเรียกเก็บเงินที่พร้อมใช้งานได้อย่างน่าเชื่อถือ

Workspace369 รองรับโมเดลนี้โดยการรักษาการเริ่มต้นใช้งานให้เชื่อมโยงกับ CRM และพอร์ทัลลูกค้า, โครงการและกำหนดการ, การสื่อสาร, ข้อเสนอ, ใบแจ้งหนี้, การชำระเงิน, ไฟล์, AI และการรายงาน ตรวจสอบฉบับสมบูรณ์ หน้าซอฟต์แวร์การเริ่มต้นใช้งานลูกค้า เมื่อคุณพร้อมที่จะแทนที่แบบฟอร์มและการส่งต่อที่ถูกตัดการเชื่อมต่อ พอร์ทัลลูกค้า แบบฟอร์มการรับเรื่อง ข้อเสนอ และใบแจ้งหนี้มีอยู่ในทุกแผนตั้งแต่ $29 ต่อเดือน หน้าการกำหนดราคา แสดงรายการสิ่งที่แต่ละแผนเพิ่มเข้ามา