รายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งานลูกค้าสำหรับเอเจนซี
ใช้รายการตรวจสอบการเริ่มต้นลูกค้าของเอเจนซี่นี้เพื่อจัดระเบียบการรับเข้า, การเข้าถึง, ขอบเขต, ไฟล์, การสื่อสาร, โครงการ, การเรียกเก็บเงิน, การเริ่มต้นโครงการ และ 30 วันแรก
คำตอบด่วน
- รายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งานเอเจนซี่ที่มีประโยชน์มีเจ้าของ หลักฐาน กำหนดเวลา และการส่งมอบงานไปยังการส่งมอบ
- ลูกค้าไม่ควรกังวลว่าจะต้องเดาว่าจะอัปโหลดไฟล์ ถามคำถาม อนุมัติขอบเขต หรือตรวจสอบสถานะการเรียกเก็บเงินที่ไหน
- Workspace369 เก็บข้อมูลการเริ่มต้นใช้งานไว้เชื่อมต่อกับโครงการ การสื่อสาร ใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน และการรายงาน
รายการตรวจสอบการรับลูกค้าใหม่ของเอเจนซี่ควรป้องกันความคลุมเครือ ไม่ใช่สร้างการดูแลระบบเพิ่มเติม ทุกรายการต้องการผู้รับผิดชอบ, วันครบกำหนด, หลักฐานการเสร็จสิ้น และเหตุผลที่ชัดเจนว่าทำไมจึงสำคัญต่อการส่งมอบ
รายการตรวจสอบด้านล่างออกแบบมาสำหรับเอเจนซี่การตลาด สร้างสรรค์ SEO ที่ปรึกษา และบริการลูกค้าอื่นๆ ปรับให้เข้ากับการมีส่วนร่วมและลบสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องออก รายการตรวจสอบที่เกี่ยวข้องที่สั้นกว่าจะดีกว่ากระบวนการ 80 ขั้นตอนที่เป็นพิธีการซึ่งไม่มีใครดูแล
ระยะที่ 1: ยืนยันรากฐานเชิงพาณิชย์
- ยืนยันหน่วยงานลูกค้าและหน่วยงานเรียกเก็บเงินตามกฎหมาย.
- บันทึกผู้มีอำนาจตัดสินใจหลัก ผู้ติดต่อรายวัน ผู้ติดต่อฝ่ายการเงิน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้านเทคนิค
- แนบใบเสนอราคาที่ยอมรับแล้ว ข้อตกลงการจ้างงาน สัญญา หรือใบสั่งซื้อ
- ยืนยันบริการ, ผลงาน, ข้อจำกัด, ข้อสมมติฐาน และเกณฑ์การยอมรับ.
- บันทึกวันที่เริ่มต้น เหตุการณ์สำคัญตามเป้าหมาย วันที่ต่ออายุ และเงื่อนไขการยกเลิก
- ยืนยันการเรียกเก็บเงินแบบคงที่, รายชั่วโมง, ตามเหตุการณ์สำคัญ, แบบประจำ หรือค่าบริการรายเดือน.
- บันทึกเงินมัดจำ ตารางการชำระเงิน เงื่อนไขการชำระเงิน ภาษี และการอ้างอิงใบแจ้งหนี้ที่จำเป็น
- มอบหมายเจ้าของบัญชีและหัวหน้าฝ่ายส่งมอบ
หลักฐานการเสร็จสิ้น: เอกสารเชิงพาณิชย์ที่ยอมรับ เจ้าของที่ระบุ โปรไฟล์การเรียกเก็บเงิน และขอบเขตงานที่ได้รับการอนุมัติแนบกับบันทึกของลูกค้า
ระยะที่ 2: สร้างระเบียนลูกค้าที่ใช้ร่วมกัน
- สร้างบันทึกลูกค้าและบริษัทเดียว
- เพิ่มบทบาทผู้ติดต่อ, การตั้งค่าการสื่อสาร, หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมล
- บันทึกแหล่งที่มาของลูกค้าเป้าหมาย ประเภทบริการ แท็ก ฟิลด์ที่กำหนดเอง และส่วนของบัญชี
- นำเข้าบันทึกย่อ อีเมล ไฟล์ และประวัติความสัมพันธ์ก่อนหน้าที่มีความเกี่ยวข้อง
- ตั้งค่าการเข้าถึงภายในเพื่อให้เฉพาะสมาชิกในทีมที่เหมาะสมเท่านั้นที่สามารถดูบัญชีได้
- กำหนดระบบบันทึกสำหรับสถานะโปรเจกต์, ข้อความ, ไฟล์ และการเรียกเก็บเงิน
หลีกเลี่ยงการสร้างผู้ติดต่อแยกต่างหากใน CRM เครื่องมือโครงการ แอปใบแจ้งหนี้ พอร์ทัล และสเปรดชีตอีเมล การระบุตัวตนที่ซ้ำกันทำให้การรายงานและการควบคุมการเข้าถึงในภายหลังไม่น่าเชื่อถือ
Workspace369 ใช้บันทึกของลูกค้าเป็นจุดเชื่อมต่อสำหรับการร้องขอ, โครงการ, การสื่อสาร, ใบแจ้งหนี้, การชำระเงิน, ไฟล์, บันทึก และรายงาน
ระยะที่ 3: รวบรวมข้อมูลรับเข้าและการเข้าถึง
- ส่งแบบฟอร์มรับเรื่องที่เน้นเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นในการเริ่มต้น
- ขอแนวทางการสร้างแบรนด์ โลโก้ ผลงานก่อนหน้า การวิเคราะห์ เนื้อหา ข้อมูลผลิตภัณฑ์ และเอกสารอ้างอิงหากเกี่ยวข้อง
- แสดงแพลตฟอร์ม บัญชี โฟลเดอร์ โดเมน บัญชีโฆษณา คุณสมบัติการวิเคราะห์ หรือสภาพแวดล้อมทางเทคนิคทั้งหมดที่เอเจนซี่ต้องการ
- ใช้แนวทางปฏิบัติในการแชร์การเข้าถึงที่ปลอดภัย แทนที่จะขอให้ลูกค้าส่งรหัสผ่านทางอีเมล
- ยืนยันว่าลูกค้าต้องการ VPN, อุปกรณ์ที่ได้รับอนุมัติ, SSO, การฝึกอบรมด้านความปลอดภัย หรือการลงทะเบียนผู้ขายหรือไม่.
- บันทึกสิ่งที่ได้รับและสิ่งที่ยังคงถูกบล็อก
หลักฐานการเสร็จสิ้น: อินพุตที่จำเป็นแต่ละรายการมีสถานะ, เจ้าของ, ตำแหน่ง และวันครบกำหนด
ระยะที่ 4: กำหนดกฎการสื่อสาร
- เลือกช่องทางการสื่อสารหลักของลูกค้า
- กำหนดความคาดหวังในการตอบสนองสำหรับคำขอทั่วไป, คำขอเร่งด่วน และคำขออนุมัติ
- ยืนยันว่าใครสามารถอนุมัติการเปลี่ยนแปลงขอบเขตงาน, งานสร้างสรรค์, งบประมาณ, ใบแจ้งหนี้ และกำหนดเวลาได้.
- กำหนดการประชุมสถานะประจำเท่านั้นเมื่อมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
- ตัดสินใจว่าจะจัดเก็บโน้ตการประชุม สรุปการโทร และการตัดสินใจไว้ที่ใด
- สร้างเทมเพลตสำหรับการอัปเดตทั่วไปโดยไม่ทำให้การสื่อสารรู้สึกเป็นอัตโนมัติ
- ยืนยันผู้ติดต่อการส่งต่อและข้อกำหนดนอกเวลาทำการ.
ลูกค้ามักจะเพิกเฉยต่อพอร์ทัลและตอบกลับทางอีเมล, ข้อความ หรือโทรศัพท์ ระบบที่สมจริงควรเก็บช่องทางเหล่านั้นไว้กับบัญชี Workspace369 เชื่อมต่อกล่องจดหมาย, SMS, เสียง, ข้อความเสียง, บันทึกย่อ, งาน, การแจ้งเตือน และสรุป AI กับประวัติลูกค้า
ระยะที่ 5: แปลงขอบเขตเป็นแผนการส่งมอบงาน
- สร้างโครงการหรือบันทึกการมีส่วนร่วม
- แปลงผลลัพธ์เป็นระยะ, เหตุการณ์สำคัญ, งาน หรืองานที่เกิดซ้ำ
- มอบหมายเจ้าของและผู้ตรวจสอบ
- เพิ่มวันครบกำหนด, การพึ่งพา, กิจกรรมในปฏิทิน และจุดอนุมัติของลูกค้า
- แนบขอบเขตที่อนุมัติแล้วและไฟล์ที่จำเป็น
- บันทึกชั่วโมงโดยประมาณ งบประมาณ อัตรา และค่าใช้จ่ายที่ทราบไว้หากเกี่ยวข้อง
- ระบุความเสี่ยง, สมมติฐาน, การพึ่งพาภายนอก และแหล่งที่มาของการเปลี่ยนแปลงขอบเขตงานที่น่าจะเป็นไปได้
- กำหนดการทบทวนภายในครั้งแรกก่อนกำหนดส่งมอบครั้งแรกที่หันหน้าเข้าหาลูกค้า
โครงการควรได้รับบริบทของลูกค้าแทนที่จะเริ่มต้นเป็นกระดานงานที่ว่างเปล่า
ระยะที่ 6: เตรียมการเรียกเก็บเงินและการเงิน
- สร้างเงินมัดจำ, สัญญาบริการล่วงหน้า, ใบแจ้งหนี้แรก หรือกำหนดการชำระเงิน
- ยืนยันผู้ติดต่อด้านการเงินของลูกค้าและวิธีการส่งใบแจ้งหนี้.
- เพิ่มหมายเลขใบสั่งซื้อ, รายละเอียดภาษี, ที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงิน หรือข้อกำหนดของพอร์ทัลผู้ขาย
- ยืนยันว่าค่าใช้จ่ายรวมอยู่ด้วย, ถูกทำเครื่องหมาย, สามารถขอคืนได้ หรือได้รับการอนุมัติแยกต่างหาก.
- บันทึกว่าจะติดตามเวลาอย่างไรและอะไรจะถูกเรียกเก็บเงินได้
- ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับใบแจ้งหนี้ที่กำลังจะมาถึง การชำระเงินที่ล้มเหลว และยอดคงค้างที่เกินกำหนด
- ยืนยันว่าจะจัดการเครดิต, การเปลี่ยนแปลงขอบเขตงาน และค่าใช้จ่ายที่โต้แย้งอย่างไร.
การเรียกเก็บเงินไม่ควรเป็นการตั้งค่าเฉพาะฝ่ายการเงิน การส่งมอบต้องเข้าใจโมเดลเชิงพาณิชย์ และเจ้าของบัญชีต้องเห็นสถานะการชำระเงินก่อนการสนทนากับลูกค้า
ระยะที่ 7: ดำเนินการประชุมเริ่มต้น
ใช้การเริ่มต้นโครงการเพื่อตัดสินใจ ไม่ใช่เพื่ออ่านข้อเสนออีกครั้ง
วาระการประชุมที่แนะนำ:
- การแนะนำและบทบาทในการตัดสินใจ
- เป้าหมายทางธุรกิจและมาตรวัดความสำเร็จ
- ขอบเขตงาน ข้อจำกัด และลำดับความสำคัญเร่งด่วน
- ไทม์ไลน์, เหตุการณ์สำคัญ, การพึ่งพาอาศัยกัน และความเสี่ยง
- กระบวนการสื่อสารและการอนุมัติ.
- การเข้าถึงและอินพุตที่ขาดหายไป
- กำหนดการเรียกเก็บเงินและกระบวนการเปลี่ยนแปลง
- การดำเนินการ เจ้าของ และวันที่
หลังจากการประชุม ให้เผยแพร่บันทึกการตัดสินใจที่กระชับ เปลี่ยนการดำเนินการให้เป็นงานที่ได้รับมอบหมาย และแนบโน้ตหรือสรุปการโทรไปยังลูกค้าและโปรเจกต์
ระยะที่ 8: ตรวจสอบ 30 วันแรก
- ยืนยันการเข้าถึงทั้งหมดทำงานได้.
- ตรวจสอบว่าแผนโครงการสะท้อนเส้นทางการส่งมอบจริงหรือไม่
- ตรวจสอบว่าลูกค้าทราบว่าจะถามคำถามและค้นหาไฟล์ได้ที่ไหน
- เปรียบเทียบเวลาและค่าใช้จ่ายจริงกับประมาณการ.
- ตรวจสอบการอนุมัติที่เปิดอยู่, ความเสี่ยง และการเปลี่ยนแปลงขอบเขตงาน
- ยืนยันว่าใบแจ้งหนี้ฉบับแรกถูกส่งแล้วและสถานะการชำระเงินสามารถมองเห็นได้.
- ถามลูกค้าหนึ่งคำถามที่ตรงประเด็นเกี่ยวกับประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งาน
- บันทึกการปรับปรุงในเทมเพลตการเริ่มต้นใช้งานที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้
เทมเพลตสถานะการรับลูกค้าใหม่ของเอเจนซี่
| พื้นที่ | เจ้าของ | สถานะ | ตัวอย่างที่ 1: ใบแจ้งหนี้ค่าบริการที่ปรึกษาแบบคงที่ | การดำเนินการถัดไป |
|---|---|---|---|---|
| เอกสารทางการค้า | หัวหน้าบัญชี | เสร็จสมบูรณ์ / บล็อก | ใบเสนอราคาหรือสัญญาที่ยอมรับ | แก้ไขข้อยกเว้น |
| ข้อมูลลูกค้า | ผู้จัดการบัญชี | เสร็จสมบูรณ์ / บล็อก | บันทึกของลูกค้าและผู้ติดต่อ | ยืนยันบทบาทที่ขาดหายไป |
| การเข้าถึง | ผู้นำการส่งมอบ | เสร็จสมบูรณ์ / บล็อก | รายการตรวจสอบการเข้าถึง | ยกระบบที่ขาดหายไป |
| ไฟล์และข้อมูลเข้า | เจ้าของลูกค้า | เสร็จสมบูรณ์ / บล็อก | บันทึกไฟล์ที่แชร์ | ขอสื่อที่ขาดหายไป |
| การตั้งค่าโครงการ | เจ้าของโครงการ | เสร็จสมบูรณ์ / บล็อก | โปรเจกต์และงานที่ใช้งานอยู่ | ตรวจสอบการพึ่งพา |
| การเรียกเก็บเงิน | เจ้าของฝ่ายการเงิน | เสร็จสมบูรณ์ / บล็อก | กำหนดการออกใบแจ้งหนี้หรือสัญญาบริการ | ยืนยันสถานะการชำระเงิน |
| การเริ่มต้น | ผู้นำการส่งมอบ | เสร็จสมบูรณ์ / บล็อก | บันทึกการตัดสินใจและงาน | ส่งสรุป |
ข้อผิดพลาดในการเริ่มต้นใช้งานทั่วไป
ขอทุกอย่างพร้อมกัน
รวบรวมสิ่งที่ทีมต้องการเพื่อเริ่มต้น จากนั้นจัดเตรียมคำขอในภายหลังตามเหตุการณ์สำคัญจริง
ปฏิบัติต่อการเริ่มต้นโครงการเหมือนเป็นการเสร็จสิ้น
การรับเข้าทำงานจะเสร็จสมบูรณ์เมื่อผู้คน, การเข้าถึง, เงื่อนไขทางการค้า, โปรเจกต์, การสื่อสาร และเวิร์กโฟลว์การเรียกเก็บเงินสามารถใช้งานได้ ไม่ใช่เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง
ซ่อนขอบเขตงานจากทีมส่งมอบ
ผู้ที่ทำงานต้องการขอบเขตที่ยอมรับ ข้อจำกัด ข้อสมมติฐาน และกระบวนการเปลี่ยนแปลง
การเก็บข้อความลูกค้าไว้นอกบันทึก
การตัดสินใจที่สำคัญที่ทำผ่านอีเมล SMS หรือโทรศัพท์ควรกลายเป็นบริบทที่มองเห็นได้และขั้นตอนต่อไปที่ต้องรับผิดชอบ
การวัดความเร็วโดยไม่วัดความพร้อม
การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วซึ่งทิ้งให้การเข้าถึงขาดหายไปและไม่ชัดเจนเพียงแค่ย้ายความล่าช้าไปสู่การส่งมอบ
คำแนะนำสุดท้าย
สร้างรายการตรวจสอบที่เล็กที่สุดที่สร้างเวิร์กโฟลว์ลูกค้า ทีม โครงการ และการเรียกเก็บเงินที่พร้อมใช้งานได้อย่างน่าเชื่อถือ
Workspace369 รองรับโมเดลนี้โดยการรักษาการเริ่มต้นใช้งานให้เชื่อมโยงกับ CRM และพอร์ทัลลูกค้า, โครงการและกำหนดการ, การสื่อสาร, ใบเสนอราคา, ใบแจ้งหนี้, การชำระเงิน, ไฟล์, AI และการรายงาน ตรวจสอบฉบับสมบูรณ์ หน้าซอฟต์แวร์การเริ่มต้นใช้งานลูกค้า เมื่อคุณพร้อมที่จะแทนที่แบบฟอร์มและการส่งมอบที่ไม่เชื่อมโยงกัน