Lập hóa đơn Google Workspace: mẫu so với phần mềm lập hóa đơn

Mọi doanh nghiệp dịch vụ đều gửi hóa đơn đầu tiên của mình từ một mẫu. Google Docs hoặc Sheets miễn phí, quen thuộc và đã mở sẵn.

Câu hỏi không phải là liệu một mẫu có thể tạo ra một hóa đơn hay không. Nó có thể. Câu hỏi là mẫu sẽ tồn tại trong hệ thống bao lâu — bởi vì lập hóa đơn không phải là một tài liệu, nó là một quy trình làm việc.

Trả lời nhanh

Sử dụng một Mẫu hóa đơn Google Docs hoặc Sheets cho việc lập hóa đơn không thường xuyên, một lần. phần mềm lập hóa đơn khi hóa đơn phải được đánh số và theo dõi, với trạng thái thanh toán, chuỗi nhắc nhở, chi phí và báo cáo đính kèm.

Mẫu so với phần mềm lập hóa đơn

Những gì một mẫu thực sự làm tốt

Một mẫu Docs hoặc Sheets sẽ trung thực về giới hạn của nó và hữu ích trong đó:

• Tạo tài liệu hóa đơn chuyên nghiệp nhanh chóng
• Miễn phí và nằm trong các công cụ mà khách hàng đã có
• Hoạt động tốt cho vài hóa đơn đầu tiên

Các lỗi là về cấu trúc, không phải về hình thức:

• Số thứ tự bị sai lệch — hóa đơn 26-4 tồn tại hai lần vì ai đó đã sao chép sai tệp
• Không có trạng thái — "họ đã thanh toán chưa?" yêu cầu tìm kiếm email và ứng dụng ngân hàng
• Không có lời nhắc — việc theo dõi phụ thuộc vào bất kỳ ai nhớ ra
• Không có bước thanh toán — khách hàng hỏi cách thanh toán và câu trả lời là một chuỗi email
• Không có báo cáo — các khoản phải thu, doanh thu và chi phí được xây dựng lại trong một bảng tính khác

Phần mềm lập hóa đơn bổ sung những gì

Phần mềm lập hóa đơn giữ hóa đơn bên trong hồ sơ công việc của khách hàng:

• Đánh số tuần tự và các dòng chi tiết với tổng cộng
• Liên kết thanh toán, vì vậy thanh toán là bước tiếp theo dễ dàng
• Trạng thái cập nhật tự động — đã thanh toán, đang mở, quá hạn
• Các chuỗi nhắc nhở chạy bất kể ai có nhớ hay không
• Hồ sơ khách hàng, tệp, chi phí và giao tiếp bên cạnh hóa đơn
• Báo cáo về các khoản phải thu, doanh thu và giá trị khách hàng

Workspace369 chạy mô hình đó: đề xuất trở thành hóa đơn với liên kết Thanh toán Ngay, trạng thái cập nhật khi khách hàng thanh toán và theo dõi có thể chạy như một chuỗi tự động.

Nếu bạn ở giữa hai lựa chọn, công cụ tạo hóa đơn miễn phí tạo ra một hóa đơn được đánh số rõ ràng trên trang, không cần đăng ký — và hiển thị chính xác nơi một mẫu bị giới hạn.

Quy trình làm việc trông như thế nào sau khi hóa đơn rời khỏi Docs

Các lỗi mẫu trước đó — đánh số, trạng thái, thanh toán, theo dõi — là những phần mà hệ thống xử lý theo mặc định. Mở một hóa đơn trong Workspace369 và số đã được gán, chi tiết thanh toán của khách hàng nằm cạnh các dòng được liệt kê, và bản xem trước trực tiếp hiển thị chính xác những gì khách hàng nhận được: huy hiệu trạng thái, số tiền còn nợ và nút Thanh toán ngay.

Bước Thanh toán ngay đó là nơi luồng email kết thúc. Thay vì trả lời "làm thế nào để tôi thanh toán?", hóa đơn được gửi đi kèm với thanh toán tích hợp, và cập nhật trạng thái khi tiền về — đã thanh toán, đang mở, hoặc quá hạn đều hiển thị mà không cần tìm kiếm trong ứng dụng ngân hàng. Các khoản thanh toán một phần cũng được theo dõi theo cách tương tự: hóa đơn trên hiển thị 600 đô la đã thanh toán cho đến nay so với tổng số đầy đủ.

Việc theo dõi cũng hoạt động như vậy. Một lời nhắc nhở về hóa đơn quá hạn chạy như một quy trình tự động hóa thay vì phụ thuộc vào trí nhớ, và khi công việc tiếp theo bắt đầu, đề xuất đã thắng công việc trở thành hóa đơn thay vì phải nhập lại. Hình ảnh vẫn hiển thị trên điện thoại — danh sách hóa đơn hiển thị trạng thái và tổng số cho mỗi khách hàng, và các khoản chi phí nằm bên cạnh nó, vì vậy các khoản phải thu ngừng tồn tại trong một bảng tính thứ hai.

Khuyến nghị cuối cùng

Sử dụng mẫu cho hóa đơn đầu tiên. Sử dụng phần mềm lập hóa đơn ngay khi việc lập hóa đơn trở nên thường xuyên — thời điểm đánh số, trạng thái, nhắc nhở và báo cáo quan trọng hơn tài liệu.

Xem lại tính năng hóa đơn cho mô hình vận hành, CRM với trung tâm lập hóa đơn cho quy trình làm việc được kết nối, hoặc Giải pháp thay thế mẫu hóa đơn Excel cho phần so sánh phía bảng tính.