Beste Verwaltungssoftware für Agenturen im Jahr 2026: Nachfassaktionen und Verlängerungen

Was Account-Management-Software ist (und was nicht)

Account-Management-Software unterstützt die Beziehung nach dem Verkauf. Sie speichert die Nachrichtenhistorie, das versprochene Follow-up, den Rechnungsstatus und die Retainer-Daten neben einem Kunden, sodass ein Account Manager vorbereitet in ein Gespräch gehen kann. Es ist keine Deal-Pipeline für die Gewinnung neuer Aufträge und keine Ressourcenplanung für die Planung von Designern. Wenn Sie für diese Aufgaben auswählen, unsere Leitfäden für die beste CRM-Software für kleine Agenturen und die beste Agenturmanagement-Software decken. Dieser Leitfaden befasst sich mit der Pflege bestehender Retainer-Kunden.

Wie wir diese Tools verglichen haben

Wir haben jedes Tool anhand derselben fünf Punkte verglichen, wobei wir nur die Preis- und Produktseiten des Anbieters verwendet haben:

1. Nachverfolgungssichtbarkeit: Aufgaben, Erinnerungen oder Automatisierungen, die den nächsten Schritt an den Kunden binden.
2. Kommunikationshistorie: ob E-Mail, Tickets oder Nachrichten in der Kundenakte gespeichert sind.
3. Abrechnungsstatus neben dem Konto: Retainer, wiederkehrende Rechnungen und überfällige Mahnungen auf der Seite aufgeführt.
4. Kundensichtbarkeit: ob der Kunde den Status sehen kann, ohne Sie zu kontaktieren.
5. Einstiegspreis, harte Limits und Testbedingungen wie am 22. Oktober 2026 aufgeführt.

Wir haben Geschwindigkeit, Support, Zuverlässigkeit oder Umsatzprognosen nicht getestet und keine Drittanbieterbewertungen verwendet. Die Reihenfolge spiegelt die dokumentierte Eignung für einen Account Manager wider, der Nachrichten, Nachfassaktionen und Abrechnung zusammen benötigt.

Die beste Account-Management-Software für Agenturen im Jahr 2026

1. Workspace369, am besten für Account Manager, die Nachrichten, Follow-ups und Abrechnung in einer Kundenakte wünschen

Workspace369 gleicht eingehende E-Mails mit der Kundenakte ab, ermöglicht Ihnen die Erstellung von Aufgaben, Erinnerungen und Anfragen aus einer Konversation und zeigt Rechnungen und Zahlungen in derselben Akte an. Honorarvereinbarungen und Zahlungspläne, wiederkehrende Rechnungen, ein Kundenportal und eine Zahlungsnachverfolgungsautomatisierung, die Erinnerungen 1, 3, 7, 14 und 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum sendet, sind in jedem Plan enthalten, beginnend mit $29 Cadet ($23,25 bei jährlicher Abrechnung). Der obige Screenshot ist ein Demodatensatz, kein Kundenergebnis. Portalbesucher belegen keinen Teamplatz. Für Verlängerungen können Workflows mit zeitgesteuerten Triggern gestartet und Aufgaben erstellt werden, sodass Sie eine wiederkehrende Verlängerungsprüfungsaufgabe erstellen können; die Preismatrix listet keinen Trigger, der an ein Mandatsenddatum gebunden ist.

Einschränkungen: Cadet ist ein Platz, E-Mail-automatisierte Automatisierungen und 3 aktive Workflows und bis zu 5 aktive Projekte. Die gemeinsame Inbox, SMS und Anrufe beginnen bei Voyager (74 $ pro Monat, 2 Plätze), und AR-Aging und Zahlungspläne beginnen bei Specialist (149 $ pro Monat, 10 Plätze). Die Preismatrix listet keinen Kunden-Gesundheits-Score oder eine Erneuerungsprognose auf. Gutschriften sind bald verfügbar, und die 14-tägige Testversion erfordert eine Karte.

Am besten für: Agenturen von 2 bis 10 Mitarbeitern, deren Account Manager den Status über einen Posteingang, eine Aufgaben-App und ein Abrechnungstool verfolgen.

2. Accelo, am besten für Retainer innerhalb einer Professional-Services-Suite

Die Accelo-Preisseite besagt, dass sie auf der Teamgröße und den Wachstumszielen basiert, und leitet Sie zur Anforderung eines individuellen Angebots weiter. Sie listet keine Plan-Namen oder Preise auf. Die Seite besagt, dass Sie Festpreisprojekte und laufende Retainer nebeneinander in einem Tool ausführen können und dass die Pläne Implementierungsanleitungen und Onboarding-Support beinhalten. Wenn Sie den Vier-Phasen-Test durchführen, bitten Sie während des Angebotsgesprächs um die Retainer- und Abrechnungsansichten und prüfen Sie, wie viel Einrichtung Ihr Team absorbieren kann.

Einschränkungen: kein veröffentlichter Preis, keine Testversionsdauer oder Kartenbedingungen, sodass Sie die Kosten nicht vergleichen können, bevor Sie mit dem Vertrieb sprechen. Die Preisseite listet kein Kundenportal oder E-Mail-Synchronisierung nach Plan auf.

Am besten für: Agenturen, die Retainer, Projekte und Abrechnung in einer Suite wünschen und mit einer angebotenen, geführten Einführung zufrieden sind.

3. HubSpot, am besten für ein kostenloses CRM mit Tickets und E-Mail-Tracking

Die CRM-Seite von HubSpot besagt, dass das kostenlose CRM kostenlos ist, ohne Ablaufdatum und ohne erforderliche Karte, für bis zu zwei Benutzer und 1.000 Kontakte. Es beschreibt die Ticket-Protokollierung in einem gemeinsamen Posteingang, Benachrichtigungen über E-Mail-Öffnungen, Terminplanung, Aufgaben und Zahlungslinks. Starter kostet 20 $ pro Sitz und Monat, mit einem zeitlich begrenzten Einführungsangebot für Neukunden, das auf der Preisseite aufgeführt ist (geprüft am 22. Oktober 2026). Wenn Sie den Freitags-Test durchführen, sollten die Nachrichtenhistorie und die Nachverfolgungsaufgabe leicht zu finden sein; die Schritte für Beraterverträge und Rechnungen erfordern ein weiteres Tool.

Einschränkungen: Die Seite listet keine Rechnungsstellung, Retainer oder ein Kundenportal auf, und die Testbedingungen für bezahlte Stufen sind nicht angegeben. Zwei Benutzer im kostenlosen Plan decken kein ganzes Account-Team ab.

Am besten für: kleine Account-Teams, die einen kostenlosen Ort für die Erfassung von Gesprächen und Tickets wünschen und bereits woanders abrechnen.

4. Teamwork, am besten für Retainer-Zeitbudgets, abgerechnet aus erfassten Stunden

Die Teamwork-Preisseite listet einen kostenlosen Plan für bis zu 5 Benutzer, Basics für 9,99 $ pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung und Accelerate für 24,99 $ pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung auf. Accelerate listet Zeitbudgets und Retainer sowie Kundenrechnungen aus erfasster Zeit auf. Kostenpflichtige Pläne haben eine 14-tägige Testversion und erfordern keine Karte. Wenn Sie den Freitag-Test durchführen, erwarten Sie, dass das Retainer-Budget und die Rechnung leicht zu finden sind; suchen Sie nach dem Speicherort des Gesprächsverlaufs.

Einschränkungen: Monatliche Preise werden nicht angegeben, und die Seite listet keine Kundenbenutzer oder eine E-Mail-Historie in der Kundenakte auf.

Am besten für: Agenturen, die Retainer gegen Stunden abrechnen und möchten, dass der Budgetverbrauch für Account Manager sichtbar ist.

5. Productive, am besten für wiederkehrende Budgets über ein Lieferteam hinweg

Die Preisseite von Productive listet die Pläne Essential, Professional und Ultimate auf, mit Budgets für Essential und wiederkehrenden Budgets, einer Retainer-Funktion, für Professional. Ein 14-tägiger Testzeitraum wird ohne Karteneingabe angegeben, und die Seite besagt, dass Kunden kostenlos eingeladen werden können, um den Projektfortschritt zu verfolgen. Professional kostet 25 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (29 $ monatlich) mit einem Minimum von 3 Plätzen (Stand: 22. Oktober 2026), und die Funktionsliste nennt Rechnungen für jeden Plan sowie Retainer-Rechnungen und Zahlungserinnerungen ab Professional. Wenn Sie den Freitagstest durchführen, überprüfen Sie zuerst die Ansicht der wiederkehrenden Budgets und die Kundeneinladung.

Einschränkungen: Die Vergleichsliste enthält Rechnungen für jeden Plan und Retainer-Rechnungen ab Professional, aber keine gemeinsame Inbox oder Nachrichtenhistorie. Die Ultimate-Preise sind auf Anfrage erhältlich.

Am besten für: lieferungsgesteuerte Agenturen, die bereits Arbeit in Budgets planen und möchten, dass Account Manager den Retainer-Verbrauch überwachen.

6. Copper, am besten für ein CRM pro Platz mit Pipelines und leichter Projektverwaltung

Die Preisseite von Copper listet Basic für 23 $ pro Platz pro Monat bei jährlicher Abrechnung (29 $ monatlich) mit 2.500 Kontakten, Aufgabenautomatisierung, Pipelines und Projektmanagement auf. Professional kostet 59 $ jährlich (69 $ monatlich) mit 15.000 Kontakten, Workflow-Automatisierung, Massen-E-Mails und Berichten; Business kostet 99 $ jährlich (134 $ monatlich). Die Seite besagt, dass Sie kostenlos ohne Kreditkarte starten können, gibt aber keine Testlänge an. Wenn Sie den Freitagstest durchführen, erwarten Sie, die Nachverfolgung zu protokollieren und eine Erneuerung als Deal zu verfolgen.

Einschränkungen: Rechnungsstellung und laufende Abrechnung sind nicht aufgeführt, daher befindet sich der Abrechnungsstatus in einem anderen Tool, und die Kosten steigen mit jedem Benutzer.

Am besten für: Account-Teams, die ein Beziehungs-CRM mit Pipelines wünschen und die Abrechnung woanders durchführen werden.

Vergleich nebeneinander

Was 10 Plätze kosten, jährlich abgerechnet

Accelo lieferte keine nutzbare Zahl, und der Starter-Preis von HubSpot ist ein Startpreis mit einem Neukundenrabatt. Der Workspace369-Gesamtpreis deckt 10 Plätze, ein Kundenportal, wiederkehrende Abrechnung und AR-Forderungsalterung ab; die anderen listen unterschiedliche Funktionssätze auf, vergleichen Sie also eher, was Sie getestet haben, als nur den Gesamtpreis. Für Pauschalpreise pro Benutzer und inklusive Plätze für All-in-One-Agentur-Tools siehe Agentursoftware mit Pauschalpreisen.

Welches Tool passt zu Ihrem Account-Team?

Führen Sie während der Testversion einen Freitags-Gesundheitscheck durch

Funktionslisten sehen ähnlich aus. Nehmen Sie einen fiktiven Retainer-Kunden durch diesen Check in jedem von Ihnen ausgewählten Tool:

1. Laden Sie einen Nachrichtenverlauf und eine Anrufnotiz für den Kunden.
2. Erstellen Sie eine Nachverfolgung für nächsten Dienstag und eine Erinnerung für das Ende des Retainers.
3. Senden Sie eine Rechnung und lassen Sie sie überfällig werden.
4. Finden Sie die letzte Nachricht, die nächste Nachverfolgung und die unbezahlte Rechnung aus der Kundenakte in weniger als zwei Minuten.
5. Öffnen Sie, was der Kunde sieht, und prüfen Sie, ob der Rechnungsstatus mit Ihrem übereinstimmt.
6. Zählen Sie, wie viele Apps Sie geöffnet haben. Diese Anzahl ist ein besseres Kaufsignal als jede Tabelle, einschließlich der oben genannten.

Wenn Sie eine Formulierung für die Chase-E-Mail benötigen, die kostenlose Zahlungserinnerungsgenerator entwirft eine.

Kundenverwaltung in Workspace369: von der Kundenakte bis zur Verlängerung

Beginnen Sie bei der Kundenakte. Die Posteingang ordnet jede Konversation einem Kunden zu, sodass ein Kundenbetreuer die letzte Nachricht neben den Kontaktdaten sieht und von jeder Nachricht aus eine Aufgabe erstellen oder eine Rechnung vom selben Bildschirm aus senden kann.

Führen Sie von dort den wöchentlichen Gesundheitscheck durch: Öffnen Sie den Thread, bestätigen Sie, dass die Nachfassaufgabe vorhanden ist, und prüfen Sie dann die Abrechnung. Der Rechnungseditor zeigt den Status, den fälligen Betrag und das Fälligkeitsdatum neben der Vorschau an, die der Kunde erhält, und derselbe Retainer kann über Pauschalverträge und wiederkehrende Abrechnung.

Beide Screenshots sind Demodaten, keine Kundenergebnisse. Überprüfen Sie zuletzt, was der Kunde sieht: das Kundenportal ist in jedem Plan enthalten, und Portalbesucher verbrauchen keinen Team-Platz. Die gemeinsame Inbox und SMS beginnen bei Voyager, und die Zahlungsplan-Registerkarte im Editor beginnt bei Specialist. Testen Sie also den Plan, den Sie tatsächlich kaufen würden.

Wann man es einfach halten sollte

Wenn Sie eine Handvoll Honorare verwalten und eine Person sich an jede Verlängerung erinnert, können ein gemeinsamer Kalender und ein Abrechnungstool Sie eine Weile tragen. Wechseln Sie zu einer Kontoverwaltungssoftware, wenn Nachfassaktionen vom Gedächtnis einer Person abhängen, wenn Sie nicht sagen können, wer überfällig ist, ohne zwei Apps zu überprüfen, oder wenn ein Kunde fragt, was im letzten Quartal vereinbart wurde, und Sie graben müssen. Die Account-Management-Software für Agenturen Seite hat den Workflow von Workspace369 und ein professionelle Dienstleistungsabrechnung Seite deckt die Rechnungsseite ab. Für Abrechnungen und Honorare innerhalb der Lieferung siehe Agentur-PM-Software, die Kundenabrechnung und Honorare verwaltet und die beste Retainer-Abrechnungssoftware für Agenturen.

Welches Tool Sie auch immer testen, schließen Sie die Überprüfung mit Demodaten ab, bevor Sie echte Kunden importieren, und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Daten exportieren können, wenn Sie wechseln. Vergleichen Sie aktuelle Pläne auf der Preisseite.