Beste Rechnungssoftware für Freiberufler im Jahr 2026: pünktlich bezahlt werden

Was ist Rechnungssoftware (und was nicht)

Rechnungssoftware erstellt eine Rechnung, sendet sie, nimmt die Zahlung entgegen und verfolgt, was noch offen ist. Sie ist nicht dasselbe wie Buchhaltungssoftware, die Ihre Bücher führt, Banktransaktionen kategorisiert und Steuerberichte erstellt. Einige Tools tun beides, und einige tun nur das Erste. Wenn Ihr Buchhalter Ihre Bücher an einem Ort benötigt, prüfen Sie dies, bevor Sie sich entscheiden; wenn Sie nur bezahlt werden müssen, reicht ein einfacheres Tool aus.

Wie wir diese Tools verglichen haben

Wir haben jedes Tool anhand derselben fünf Punkte verglichen, wobei wir nur die Preis- und Produktseiten des Anbieters verwendet haben:

1. Einstiegspreis für eine Person, wie am 27. Oktober 2026 aufgeführt, einschließlich jedes kostenlosen Plans.
2. Abrechnungsfunktionen in diesem Tarif: Online-Zahlung, wiederkehrende Rechnungen, automatische Erinnerungen und Zeiterfassung.
3. Harte Limits im Einstiegsplan: Kunden, Rechnungen, Projekte oder Benutzer.
4. Was gehört um die Rechnung herum: Angebote, ein Kundenportal oder Buchhaltung.
5. Testbedingungen: Länge und ob der Anbieter angibt, dass eine Karte benötigt wird.

Wir haben die Zahlungsgeschwindigkeit, den Support oder die Zuverlässigkeit nicht getestet und keine Drittanbieterbewertungen verwendet. Die Reihenfolge spiegelt die Eignung für einen Freiberufler wider, der Kunden direkt in Rechnung stellt.

Die beste Rechnungssoftware für Freelancer im Jahr 2026

1. Workspace369, am besten für Freiberufler, die Abrechnung, Erinnerungen und die Arbeit hinter jeder Rechnung an einem Ort haben möchten

Workspace369 legt Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen, Ratenzahlungen und Anzahlungen, Zahlungslinks und Online-Zahlungen in jedem Plan. Zeiterfassung mit Zeit-zu-Rechnung ist ebenfalls in jedem Plan enthalten, ebenso wie das Kundenportal und per Link signierte Angebote. Überfällige Rechnungen können automatisch verfolgt werden: der vordefinierte Workflow für Zahlungsnachfass, der in jedem Plan enthalten ist, sendet E-Mail-Erinnerungen in einem 1-, 3-, 7-, 14- und 30-Tage-Intervall nach dem Fälligkeitsdatum. Cadet kostet $29 pro Monat für eine Person (jährlich abgerechnet $23.25). Die obige Demorechnung ist teilweise bezahlt: die Vorschau zeigt den bezahlten Betrag, den Restbetrag und eine Schaltfläche "Jetzt bezahlen". Verwenden Sie Online-Zahlungen für Kartenzahlung und Pauschalverträge und wiederkehrende Abrechnung für monatliche Kunden.

Einschränkungen: Cadet ist 1 Sitzplatz mit unbegrenzten Projekten. Zahlungspläne, Ausgaben und AR-Fälligkeiten beginnen bei Specialist ($149 pro Monat). Gutschriften werden bald verfügbar sein. Es kostet mehr als kostenlose Rechnungs-Apps, und die 14-tägige Testversion erfordert eine Karte.

Warum es auf Platz eins steht: Im Einstiegsplan deckt er jeden Abrechnungspunkt unserer Methode ab (Online-Zahlung, wiederkehrende Rechnungen, automatische Erinnerungen und Zeiterfassung) und fügt Angebote, Anzahlungen und ein Kundenportal hinzu, ohne Begrenzung der abgerechneten Kunden.

Am besten für: Freiberufler, die Rechnungen, Erinnerungen, Anzahlungen und erfasste Stunden benötigen, die mit dem Kunden und dem Projekt verbunden sind, zu dem sie gehören.

2. FreshBooks, am besten für buchhaltungsbewusste Freiberufler mit einer kurzen Kundenliste

FreshBooks' Preisseite listet wiederkehrende Rechnungen, automatische Mahnungen für verspätete Zahlungen, Anzahlungen, ein Kundenportal und Zeiterfassung auf seinen Plänen auf, einschließlich Lite. Lite wird für $23 pro Monat, Plus für $43 und Premium für $70 aufgeführt, mit einer 30-tägigen Testversion, für die laut Seite keine Kreditkarte erforderlich ist. Jede Kernfunktion der Rechnungsstellung befindet sich im Einstiegsplan, und die längere Testversion ohne Karte erleichtert das Ausprobieren. Wo es Workspace369 für einen Freiberufler schlägt: ein niedrigerer Listenpreis ($23 gegenüber $29), eine Testversion ohne Karte und Buchhaltungstools für die Buchhaltung.

Einschränkungen: Lite deckt 5 abgerechnete Kunden ab und Plus 50, sodass eine wachsende Kundenliste Sie in einen höheren Plan bringt. Zusätzliche Teammitglieder kosten jeweils 11 US-Dollar pro Monat.

Am besten für: Freiberufler, deren Hauptbedarf im Versenden von Rechnungen und im Erhalt von Zahlungen liegt, mit einer kurzen Kundenliste.

3. Bonsai, am besten für Zeiterfassung und Verträge neben Rechnungen

Bonsai Preise pro Benutzer. Basic kostet 15 $ pro Monat (9 $ bei jährlicher Abrechnung), hat aber keine Rechnungsstellung. Essentials kostet 25 $ pro Monat (19 $ bei jährlicher Abrechnung) und fügt Rechnungen und Zahlungen, ein Kundenportal, Angebote und Verträge, Formulare und Terminplanung hinzu. Zeiterfassung ist in jedem Tarif enthalten. Die 7-tägige Testversion bietet vollen Zugriff, und die Preisseite gibt nicht klar an, ob bei der Anmeldung eine Karte benötigt wird. Wenn Sie den Test durchführen, testen Sie Essentials anstelle von Basic.

Einschränkungen: Rechnungsstellung ist nicht in Basic enthalten, und Integrationen wie QuickBooks und Zapier beginnen bei Premium (29 US-Dollar pro Monat, jährlich abgerechnet). Die Seite ordnet wiederkehrende Rechnungen oder Mahnungen keinem Plan zu, prüfen Sie daher beides in der Testversion.

Am besten für: Freiberufler, die Stunden erfassen und Verträge sowie Rechnungen versenden und als Einzelperson abrechnen.

4. HoneyBook, am besten für Rechnungen innerhalb eines Buchungsablaufs

HoneyBook listet Rechnungen und Zahlungen mit einmaligen, wiederkehrenden oder benutzerdefinierten Zeitplänen sowie automatischen Zahlungserinnerungen in seinen Plänen auf. Starter kostet 29 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung, mit einer 30-tägigen Testversion, für die laut FAQ keine Karte erforderlich ist. Es ist um Anfrage, Angebot, Vertrag und Zahlung aufgebaut, sodass die Rechnung einer unterschriebenen Buchung folgt. Unbegrenzte Kunden und Projekte sind enthalten, sodass die entscheidende Grenze nicht die Kundenzahl ist. Wenn Sie den Ein-Rechnungs-Test durchführen, rechnen Sie damit, dass sich der Rechnungsschritt natürlich anfühlt, wenn er einem akzeptierten Angebot folgt, und weniger für eine einmalige Rechnung ohne Buchung dahinter.

Einschränkungen: Starter erlaubt 2 Live-Lead-Formulare und keine Teammitglieder, und ein Zeiterfasser existiert (er wurde am 8. September 2026 deaktiviert und am 15. September wieder aktiviert), aber das Produkt ist auf Buchungen und nicht auf stundenweise Abrechnung ausgelegt, testen Sie es also, wenn Sie nach Stunden abrechnen.

Am besten für: Fotografen, Planer und Designer, die Festpreisbuchungen verkaufen und möchten, dass die Rechnung dem Vertrag folgt.

5. Wave, am besten für leichte Rechnungsstellung mit einem kostenlosen Startplan

Wave Starter kostet $0 und seine Preisseite listet unbegrenzte Kostenvoranschläge und Rechnungen auf. Pro kostet $19 pro Monat oder $190 pro Jahr und fügt geplante Erinnerungen 3, 7 und 14 Tage nach dem Fälligkeitsdatum hinzu, plus die Entfernung von Branding. Die Rechnungsseite von Wave besagt, dass wiederkehrende Abrechnungen mit einem Pro-Abonnement einhergehen. Wenn Sie den Ein-Rechnungs-Test mit Starter durchführen, erwarten Sie, die Rechnung zu senden und die Zahlung zu erhalten, und stoßen dann auf das Pro-Gate, wenn Sie Erinnerungen oder einen Dauerauftrag einrichten. Beziehen Sie Pro, nicht Starter, wenn Ihnen diese beiden wichtig sind.

Einschränkungen: Automatisierte Erinnerungen und wiederkehrende Rechnungen sind Pro-Funktionen, und Zeiterfassung ist nicht aufgeführt. Test- und Kartenbedingungen werden auf den von uns geprüften Seiten nicht angegeben.

Am besten für: Freiberufler mit gelegentlichen Rechnungen, die einen kostenlosen Start wünschen.

6. Zoho Invoice, am besten für kostenlose Rechnungsstellung mit einem Kundenportal

Zoho Invoices kostenloser Plan wird als für immer kostenlos beschrieben. Er listet bis zu 500 Rechnungen pro Jahr, 2 Benutzer, 3 Projekte, wiederkehrende Rechnungen, automatische Zahlungserinnerungen, Zeiterfassung mit Projekten und ein Self-Service-Kundenportal auf. Rechnungen tragen die Markierung "Powered by Zoho Invoice". Wenn Sie den Test mit einer Rechnung durchführen, können Sie davon ausgehen, dass die wiederkehrende Rechnung und die Erinnerungsschritte ohne bezahlten Tarif verfügbar sind. Die eigentliche Frage ist also, ob 500 Rechnungen pro Jahr und 3 Projekte zu Ihrem Volumen passen.

Einschränkungen: gelten die Beschränkungen von 500 Rechnungen und 3 Projekten, inaktive Konten haben gelöschte Daten nach 180 Tagen mit Benachrichtigung, und die Seite zeigt keine kostenpflichtigen Stufen. Die Kopplung mit anderen Zoho-Produkten ist der Weg für die Buchhaltung.

Am besten für: Freiberufler mit einer moderaten Anzahl von Rechnungen, die Erinnerungen und ein Portal kostenlos wünschen.

7. Invoice Ninja, am besten für Open-Source-Flexibilität und eine günstige bezahlte Stufe

Der kostenlose Plan von Invoice Ninja deckt bis zu 5 Kunden mit unbegrenzten Rechnungen, wiederkehrenden Rechnungen, Zeiterfassung und einem Kundenportal ab. Ninja Pro kostet 14 US-Dollar pro Monat (140 US-Dollar pro Jahr) mit unbegrenzten Kunden und Rechnungen und automatischen Mahnungs-E-Mails für Zahlungsverzug. Eine Self-Hosting-Option ist von der Website verlinkt, was für Freiberufler geeignet ist, die die Software selbst betreiben möchten. Wenn Sie den Ein-Rechnungs-Test im kostenlosen Plan durchführen, erwarten Sie, die Rechnung zu senden und die Zahlung zu erhalten, und überprüfen Sie dann den Mahnungsschritt im Vergleich zu Pro. Bezahlte Pläne haben eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie.

Einschränkungen: Kostenlos beinhaltet keine automatischen Erinnerungen, benutzerdefinierten Rechnungsvorlagen oder das Entfernen von Branding. Die Preisseite erwähnt keine kostenlose Testversion für kostenpflichtige Pläne, und die Kartenbedingungen für kostenpflichtige Pläne sind nicht angegeben.

Am besten für: technisch versierte Freelancer, die Kontrolle und einen niedrigen monatlichen Preis wünschen.

Vergleich nebeneinander

Welches Rechnungsstellungstool passt zu Ihrer Abrechnungsart?

Workspace369 in Aktion für einen Freiberufler: eine Anzahlung, dann der Restbetrag

Sagen wir, ein Kunde genehmigt ein Projekt für $3,000. In Workspace369 der genehmigte Vorschlag sammelt eine Anzahlung, die Arbeit wird einem Projekt zugeordnet und der Restbetrag wird als Rechnung wenn die Arbeit geliefert wird. Für einen monatlichen Kunden, Pauschalverträge und wiederkehrende Abrechnung wiederholen Sie die Rechnung nach Zeitplan, und erfasste Stunden können abgerechnet werden von Zeiterfassung ohne sie neu einzugeben.

Das ist das Projektboard in einem Demo-Arbeitsbereich mit Beispieldaten, kein Kundenergebnis. Jede Karte zeigt den Fortschritt, das Budget und die verbleibende Zeit eines Projekts, sodass Sie sehen können, welche Aufträge auf eine Saldo-Rechnung warten, ohne eine Tabelle zu öffnen.

Was es nicht tut: Es ist keine Buchhaltungssoftware, und Cadet hat unbegrenzte Projekte, aber einen Sitz, sodass ein Freiberufler, der einen Assistenten hinzufügt, Voyager benötigt.

Was soll auf der Seite stehen, die Kunden nach der Bezahlung sehen?

Der Moment, in dem ein Kunde bezahlt, ist der beste Zeitpunkt, ihm mitzuteilen, was als Nächstes passiert, und ein einfaches "Danke" verschwendet ihn. Eine nützliche Seite nach der Bezahlung erledigt einige Dinge in der richtigen Reihenfolge:

• Zuerst bestätigen. Zeigen Sie an, dass die Zahlung eingegangen ist, die Rechnungsnummer und dass eine Quittung per E-Mail gesendet wurde, bevor etwas anderes.
• Machen Sie einen nächsten Schritt zum offensichtlichen. Für die meisten Freiberufler ist das die Buchung des Kickoff-Gesprächs oder die Wahl eines Startdatums. Ein klarer Button ist besser als eine Reihe gleicher Links.
• Halten Sie den Rest kurz. Ein Willkommensleitfaden, ein Link zum Kundenportal oder die Fragen, die Sie beantwortet haben müssen, bevor Sie beginnen. Drei bis fünf Schritte sind ausreichend.
• Zeitpunkt der Bewertungsanfrage. Bitten Sie um eine Bewertung, wenn die Arbeit geliefert wird. Auf einer Abschlussrechnung ist die Zahlungsseite ein guter Ort dafür; bei einer Anzahlung ist es zu früh, also lassen Sie sie weg, bis später.

Workspace369 integriert dies in jeden Plan. Nach Bestätigung einer Zahlung sehen Kunden Ihre Notiz und bis zu fünf nächste Schritte in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge: Anruf buchen, Bewertung abgeben, Freunde werben, eigenes Kundenportal öffnen, Datei herunterladen, Video ansehen oder einen beliebigen Link öffnen. Der erste Schritt wird in Ihrer Markenfarbe ausgefüllt, und Sie können einen Schritt, für den Sie noch nicht bereit sind, wie z. B. den Bewertungsschritt bei einer Anzahlung, ausblenden, ohne ihn zu löschen. Sie können Kunden auch nach einem Countdown von 5, 10 oder 15 Sekunden auf Ihre eigene Website weiterleiten. Die Funktionsseite Zahlungen zeigt es Schritt für Schritt.

Führen Sie einen Ein-Rechnungs-Test durch

Senden Sie während jeder Testversion eine Rechnung an sich selbst, verwenden Sie eine zweite E-Mail-Adresse als Kunden:

1. Erstellen Sie die Rechnung aus einer gespeicherten Dienstleistung, nicht von Grund auf neu.
2. Fügen Sie ein Fälligkeitsdatum 14 Tage später hinzu und aktivieren Sie Erinnerungen.
3. Öffnen Sie es auf Ihrem Handy als Kunde und bezahlen Sie einen Teil davon.
4. Prüfen Sie, ob die Rechnung die Teilzahlung und den Restbetrag anzeigt.
5. Sehen Sie sich die Kundenakte an: die Rechnung, die Zahlung und alle Nachrichten.
6. Notieren Sie, was der Kunde direkt nach der Bezahlung sieht: Ermöglicht das Tool das Hinzufügen eines nächsten Schritts, wie z. B. die Buchung des Kickoff-Calls?

Richten Sie dann eine wiederkehrende Rechnung für ein Honorar ein. Wenn Sie den Test durchführen, rechnen Sie damit, dass die Schritte für Erinnerungen und Teilzahlungen die Tools am schnellsten trennen; dort benötigen grundlegende Apps oft zusätzliche Einrichtung oder eine kostenpflichtige Stufe.

Wann man es einfach halten sollte

Wenn Sie ein paar Rechnungen pro Monat versenden und ein kostenloses Tool diese abdeckt, benötigen Sie keine Plattform. Steigen Sie auf, wenn Sie Details zwischen einem Angebot, einem Timer und einer Rechnung neu eingeben, oder wenn Sie auf einen Blick nicht erkennen können, wer überfällig ist. Wenn Ihre Rechnungen normalerweise einem Angebot folgen, die Seite Rechnungssoftware für Freiberufler listet auf, was Workspace369 in jedem Plan beinhaltet, und das breitere Leitfaden zur besten Rechnungssoftware deckt kleine Teams ab. Addieren Sie das Abonnement und die Tools, die Sie immer noch benötigen würden.

Welches Tool Sie auch ausprobieren, richten Sie vom ersten Tag an Erinnerungen ein und hinterlegen Sie eine Anzahlung für jeden neuen Kunden. Diese Gewohnheiten verkürzen die Zahlungszeiten mehr als jede Vorlage. Vergleichen Sie aktuelle Pläne auf der Preisseite.