Exemples et scripts de messages d'accueil de messagerie vocale professionnelle

Un bon message d'accueil de messagerie vocale professionnelle indique à l'appelant qu'il a atteint le bon endroit, explique pourquoi personne n'a répondu, demande les informations nécessaires pour aider et définit une attente réaliste pour la réponse.

Réponse rapide

Utilisez cette structure de base : « Merci d'avoir appelé entreprise. Nous sommes indisponibles pour le moment. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et la raison de votre appel. Notre équipe répondra période. Pour option urgente, veuillez instruction.” Ensuite, adaptez-le pour les heures d'ouverture, après les heures d'ouverture, les jours fériés, les départements ou les files d'attente.

Message d'accueil standard de la messagerie vocale d'entreprise

Merci d'avoir appelé Nom de l'entreprise. Nous ne pouvons pas répondre pour le moment. Veuillez laisser votre nom, votre numéro de téléphone et une brève description de la façon dont nous pouvons vous aider. Un membre de notre équipe vous rappellera dans fenêtre de réponse.

Utilisez ceci lorsqu'un numéro général gère la plupart des appels clients.

Message d'accueil pour les entreprises de services professionnels

Vous avez atteint Nom de l'entreprise. Notre équipe assiste actuellement d'autres clients. Veuillez laisser votre nom, votre entreprise, votre numéro de téléphone et le motif de votre appel. Nous vous rappellerons d'ici période.

Cette version demande le contexte de l'entreprise sans obliger l'appelant à expliquer tous les détails dans l'enregistrement.

Salutation du consultant ou de l'agence

Merci d'avoir appelé Nom ou Agence. Veuillez laisser votre nom, votre entreprise, votre numéro de rappel et un bref résumé du projet ou du compte pour lequel vous appelez. Nous vous répondrons dans période. Les clients existants peuvent également répondre à leur dernier message Workspace369.

Message vocal d'accueil après les heures de bureau

Merci d'avoir appelé Nom de l'entreprise. Notre bureau est actuellement fermé. Nos heures d'ouverture régulières sont jours et heures. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et votre message, et nous vous répondrons à la réouverture du bureau le jour ou heure.

S'il existe un véritable chemin d'urgence, ajoutez une instruction claire. Ne promettez pas une couverture d'urgence que l'entreprise ne fournit pas.

Message d'accueil pour fermeture de vacances

Vous avez atteint Nom de l'entreprise. Nous sommes fermés pour vacances ou fermeture et rouvrira le date à temps. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et votre message. Notre équipe répondra après notre réouverture.

Mettez à jour la date avant chaque fermeture et supprimez la salutation lorsque les heures normales reprennent.

Salutation du département

Vous avez atteint le Département équipe à Nom de l'entreprise. Veuillez laisser votre nom, le nom de votre compte ou de votre entreprise, votre numéro de rappel et un bref message. Un membre du département répondra dans période.

Utilisez des salutations de département distinctes lorsque les appelants atteignent la facturation, les ventes, le support, la planification ou une autre file d'attente spécialisée.

Salutation pour la facturation et les paiements

Vous avez atteint l'équipe de facturation à Nom de l'entreprise. Veuillez laisser votre nom, votre entreprise, le numéro de facture si disponible, votre numéro de rappel et une courte description de votre question. Pour des raisons de sécurité, ne laissez pas les détails de votre carte de paiement dans la messagerie vocale.

Cette dernière phrase empêche les appelants de laisser des informations de paiement sensibles dans un enregistrement.

Salutation de planification

Merci d'avoir appelé Nom de l'entreprise planification. Veuillez laisser votre nom, numéro de rappel, dates ou heures préférées, et le service ou la réunion dont vous avez besoin. Nous confirmerons la disponibilité lorsque nous vous rappellerons.

Message d'accueil en cas de débordement de file d'attente

Notre équipe aide actuellement d'autres appelants. Vous pouvez rester dans la file d'attente, ou laisser votre nom, votre numéro de rappel et un court message. Nous vous rappellerons dès qu'un agent sera disponible.

N'offrez un rappel que si l'équipe surveille et termine réellement ce flux de travail.

Salutation pour appel manqué avec suivi SMS

Nous sommes désolés d'avoir manqué votre appel à Nom de l'entreprise. Veuillez laisser votre nom et un bref message. Si votre numéro peut recevoir des SMS, notre équipe peut également vous contacter par SMS.

S'assurer que le processus de suivi respecte le consentement et les exigences de messagerie.

Ce qu'il faut inclure

• Nom de l'entreprise ou du département
• Disponibilité ou raison de la salutation
• Nom de l'appelant et numéro de rappel
• Le contexte minimum nécessaire pour router la réponse
• Une attente de réponse réaliste
• Une alternative urgente uniquement lorsqu'elle existe
• Un avertissement de ne pas laisser d'informations sensibles lorsque cela est approprié

Ce qu'il faut éviter

• Longs messages marketing avant l'invite d'enregistrement
• Promesses vagues telles que « nous appellerons immédiatement »
• Dates de vacances ou heures d'ouverture obsolètes
• Trop de numéros alternatifs
• Demander aux appelants de laisser des mots de passe, des numéros de carte, des détails médicaux ou d'autres informations sensibles
• Revendiquer une réponse 24h/24 et 7j/7 alors que l'équipe n'est pas structurée pour cela

Utiliser les salutations avec routage et transcription

Workspace369 prend en charge les salutations configurables pour la messagerie vocale et après les heures d'ouverture à l'aide de la synthèse vocale ou de l'audio téléchargé. Il peut stocker la messagerie vocale, générer une transcription, faire correspondre l'appelant à un enregistrement client et maintenir le suivi à proximité des tâches, projets, factures, SMS et historique des appels.

La salutation est la porte d'entrée. Automatisation post-appel et le contexte client déterminent si le message devient un travail terminé.