Come ottenere un numero di telefono aziendale per il lavoro con i clienti

Un numero di telefono aziendale offre ai clienti un unico luogo professionale per chiamare o inviare messaggi senza esporre una linea personale. La configurazione corretta dovrebbe anche instradare le chiamate, rispettare gli orari di ufficio, catturare la segreteria telefonica, associare i chiamanti ai record CRM e trasformare le conversazioni in follow-up responsabili.

Risposta rapida

Per ottenere un numero di telefono aziendale, scegliere il tipo di numero, cercare l'inventario disponibile, completare eventuali registrazioni di identità o messaggistica richieste, fornire il numero e configurare routing, orari di lavoro, segreteria telefonica, SMS, ID chiamante e proprietà del team. Workspace369 supporta la ricerca e la fornitura di nuovi numeri all'interno di Workspace Voice.

Decidere cosa deve fare il numero

Prima di scegliere le cifre, scrivi i requisiti operativi effettivi:

• Chi dovrebbe ricevere le chiamate in entrata?
• Dovrebbero suonare più persone contemporaneamente o in sequenza?
• Cosa succede dopo l'orario di lavoro, nei giorni festivi o quando nessuno risponde?
• I chiamanti necessitano di un menu IVR?
• Il numero invierà e riceverà messaggi di testo aziendali?
• Le chiamate dovrebbero essere registrate o riepilogate?
• Quale record cliente dovrebbe apparire quando un cliente chiama?
• Cosa dovrebbe succedere dopo una chiamata persa o una segreteria telefonica?

Questo elenco è più importante che trovare un numero memorabile. Un numero senza un piano di routing e follow-up crea semplicemente un'altra casella di posta.

Numero locale, gratuito o altro tipo di numero

Numero locale

Un numero locale utilizza un prefisso associato a una regione geografica. Può essere un'ottima soluzione quando i clienti si aspettano una presenza aziendale locale.

Numero gratuito

Un numero verde può funzionare per le aziende che servono clienti in più regioni o che presentano un unico punto di contatto nazionale.

Numero esistente

Alcuni provider supportano il porting di un numero esistente. Workspace369 attualmente non offre il porting di numeri, quindi i team che valutano Workspace Voice dovrebbero pianificare la fornitura di un nuovo numero.

Imposta il percorso di chiamata completo

Dopo il provisioning, configurare:

1. Orari di apertura e festività: decidere quando il team è disponibile e cosa succede al di fuori di tale orario.
2. Gruppi di squillo: usa distribuzione simultanea, round-robin o longest-idle in base alla copertura del team.
3. IVR e risponditore automatico: saluta i chiamanti e instrada le selezioni da tastiera a una persona, un gruppo, una coda o la segreteria telefonica.
4. Inoltro a nessun risposta: definire se le chiamate senza risposta passano a un altro numero o alla segreteria telefonica.
5. Messaggio segreteria telefonica: usa un saluto chiaro che spieghi quando e come il team risponderà.
6. ID chiamante e corrispondenza cliente: collega il numero in entrata alla cronologia corretta del cliente.
7. Follow-up chiamata persa: decidere se creare una risposta SMS, un'attività, un promemoria o una richiamata.

Collega il numero di telefono al CRM

Un numero aziendale diventa più prezioso quando il team può vedere i progetti, le richieste, le fatture, i file, i messaggi precedenti e le note del chiamante prima di rispondere.

Workspace369 mantiene Workspace Voice, SMS, segreteria telefonica, abbinamento chiamante, registrazioni, riepiloghi AI, note, attività, progetti e contesto di fatturazione attorno al record del cliente. Il numero di telefono diventa parte del flusso di lavoro anziché un'utilità separata.

Messaggistica aziendale e registrazione

La messaggistica aziendale può richiedere flussi di lavoro di registrazione e consenso a seconda della destinazione, del caso d'uso e delle regole del vettore. I team dovrebbero pianificare la verifica dell'identità, i casi d'uso di messaggistica approvati, la gestione delle opt-out, la soppressione e il monitoraggio della consegna piuttosto che presumere che un numero appena fornito possa inviare immediatamente ogni tipo di campagna.

Workspace369 espone lo stato dei requisiti di messaggistica A2P e internazionale, la gestione delle disiscrizioni, gli elenchi di blocco e lo stato di consegna, ove configurato. Le aziende rimangono responsabili delle pratiche di messaggistica legali e del consenso.

Cosa supporta attualmente Workspace369

Workspace Voice include:

• Ricerca e provisioning di numeri di telefono
• VoIP in entrata e in uscita
• Gruppi di squillo, code, IVR, inoltro e orari di ufficio
• Trasferimento chiamata, gestione chiamate multiple e chiamate in conferenza a 3
• Segreteria telefonica, saluti caricati o text-to-speech e trascrizione
• Registrazione chiamata, corrispondenza chiamante, riepiloghi AI, note e analisi
• SMS, MMS, modelli, invii programmati e risposte a chiamate perse bidirezionali
• Attività, promemoria, file, progetti, fatture e reportistica nelle vicinanze

Raccomandazione finale

Scegli il numero solo dopo aver definito il flusso di lavoro attorno ad esso. Il miglior numero di telefono aziendale è quello che i clienti riconoscono, che il team può instradare in modo affidabile e a cui il sistema operativo può connettersi al lavoro che segue.

Per informazioni sul background della politica di numerazione, vedere il Guida ai numeri di telefono FCC. Per l'implementazione attuale di Workspace369, rivedi Workspace Voice.