phần mềm phạm vi công việc cho tư vấn viên

Phạm vi công việc được cho là để giảm sự nhầm lẫn. Nó xác định những gì sẽ được giao, những gì được bao gồm, những gì bị loại trừ, ai chịu trách nhiệm và công việc tiến triển như thế nào.

Nhưng một tài liệu phạm vi công việc vẫn có thể trở nên không liên quan.

Khách hàng phê duyệt phạm vi trong một tệp. Nhóm quản lý công việc trong một ứng dụng dự án. Hóa đơn nằm ở nơi khác. Tin nhắn bị chôn vùi trong email. Tệp nằm trong thư mục. Trạng thái thanh toán được kiểm tra thủ công.

Phần mềm phạm vi công việc nên giữ phạm vi đã phê duyệt kết nối với vòng đời công việc của khách hàng.

Trả lời nhanh

Workspace369 là một lựa chọn phần mềm phạm vi công việc mạnh mẽ dành cho các nhà tư vấn, đại lý và doanh nghiệp dịch vụ muốn có hồ sơ khách hàng, yêu cầu, báo giá, dự án, tệp, hóa đơn, thanh toán, hộp thư đến, SMS, thoại, AI và báo cáo ở một nơi.

Thay vì coi phạm vi công việc là một tài liệu tĩnh, Workspace369 giúp phạm vi công việc gần gũi với công việc, thanh toán và giao tiếp theo sau.

Một ví dụ về phạm vi công việc bạn có thể điều chỉnh

Một phạm vi công việc khả thi là ngắn gọn, cụ thể và được ký trước khi bắt đầu công việc. Bao gồm các phần sau:

• Mục tiêu — kết quả trong một hoặc hai câu, bằng lời của khách hàng
• Các sản phẩm bàn giao — chính xác những gì sẽ được sản xuất, với số lượng và định dạng
• Dòng thời gian — các mốc thời gian với ngày tháng, và điều gì xảy ra khi phản hồi bị chậm
• Ngoài phạm vi — những gì rõ ràng không được bao gồm
• Sửa đổi — có bao nhiêu vòng được bao gồm và chi phí cho các vòng bổ sung là bao nhiêu
• Đơn đặt hàng thay đổi — yêu cầu mới trở thành các thay đổi đã được phê duyệt với mức giá như thế nào
• Điều khoản thanh toán — tiền đặt cọc, lịch trình, ngày đến hạn và các điều khoản chậm thanh toán

Hầu hết các tranh chấp phạm vi công việc đến từ việc bỏ qua các mục "ngoài phạm vi" và "thay đổi đơn hàng". Hãy viết chúng trước khi khách hàng yêu cầu.

Những gì nên được bao gồm xung quanh phạm vi công việc

Phạm vi công việc thường cần nhiều hơn một trình soạn thảo tài liệu.

Luồng công việc xung quanh nên bao gồm:

• Hồ sơ khách hàng và công ty
• Yêu cầu tiếp nhận và ghi chú khám phá
• Sản phẩm bàn giao, các mốc quan trọng, hạn chót và các loại trừ
• Bối cảnh đề xuất, báo giá và phê duyệt
• Lịch sử dự án, nhiệm vụ, lịch và tệp
• Hóa đơn, hợp đồng định kỳ, kế hoạch thanh toán và trạng thái thanh toán
• Tin nhắn, cuộc gọi, thư thoại, tóm tắt AI và theo dõi
• Báo cáo về hoạt động của khách hàng, doanh thu, chi phí và khối lượng công việc

Nếu các bản ghi đó không được kết nối, phạm vi công việc sẽ khó sử dụng hơn khi công việc bắt đầu.

Tại sao phạm vi công việc lại bị mất sau khi phê duyệt

Nhiều nhóm coi phạm vi công việc như một tài liệu bán hàng. Nó được tạo ra để giành được công việc, sau đó bị bỏ rơi trong quá trình giao hàng.

Điều đó tạo ra những vấn đề quen thuộc:

• Nhóm không biết những gì đã được hứa.
• Khách hàng yêu cầu công việc ngoài phạm vi ban đầu.
• Hóa đơn khó biện minh hơn.
• Các yêu cầu thay đổi được xử lý không chính thức.
• Tệp và ghi chú khó theo dõi.
• Báo cáo dự án không phản ánh thỏa thuận đã được phê duyệt.

Giải pháp không chỉ là một tài liệu tốt hơn. Giải pháp là một quy trình làm việc nơi phạm vi, dự án, hóa đơn, tệp và giao tiếp vẫn được gắn kết.

Workspace369 kết nối phạm vi công việc với bàn giao như thế nào

Workspace369 được xây dựng xung quanh công việc khách hàng được kết nối.

Phạm vi có thể kết nối với:

• Bản ghi khách hàng với lịch sử đầy đủ
• Một báo giá hoặc chào giá
• Một dự án, bảng tác vụ, lịch trình hoặc lời nhắc
• Tệp và ghi chú
• Luồng hộp thư đến, SMS, cuộc gọi và thư thoại
• Hóa đơn, hợp đồng định kỳ, đặt cọc và kế hoạch thanh toán
• Tóm tắt AI và tự động hóa
• Lịch sử báo cáo và hoạt động

Điều đó làm cho phạm vi dễ sử dụng hơn sau khi nó được phê duyệt.

danh sách kiểm phần mềm phạm vi công việc

Phạm vi công việc và hóa đơn

Phạm vi và hóa đơn nên gần nhau vì khách hàng thường hỏi hóa đơn bao gồm những gì.

Khi phạm vi, dự án, tệp và hóa đơn nằm cùng nhau, nhóm có thể trả lời nhanh chóng:

• Những sản phẩm bàn giao nào được bao gồm?
• Cột mốc nào đã được hoàn thành?
• Điều gì đã thay đổi sau khi phê duyệt?
• Thanh toán đã đến hạn, một phần, trễ hạn hay đã lên kế hoạch?
• Tệp hoặc ghi chú hỗ trợ nào giải thích hóa đơn?

Điều đó làm giảm ma sát thanh toán và làm cho việc theo dõi trở nên rõ ràng hơn.

Khuyến nghị cuối cùng

Chọn phần mềm phạm vi công việc hữu ích sau khi được phê duyệt.

Nếu nhóm của bạn cần phạm vi công việc, đề xuất, dự án, hóa đơn, thanh toán, tệp, tin nhắn, AI và báo cáo được kết nối xung quanh cùng một hồ sơ khách hàng, Workspace369 là lựa chọn phù hợp hơn.