Mahnungs-Nachfasssequenz für Rechnungen

Eine Mahnungssequenz sollte es dem Kunden leicht machen, den Saldo zu verstehen und zu handeln. Sie sollte nicht als Anschuldigung beginnen. Rechnungen verspäten sich aus vielen Gründen: der Käufer hat die Nachricht verpasst, der Genehmiger ist abwesend, eine Bestellnummer fehlt, die Zahlung wurde unter einem anderen Verweis gesendet oder der Kunde bestreitet einen Teil der Arbeit.

Die folgende Sequenz ist eine operative Anleitung, keine Rechtsberatung. Befolgen Sie die Vereinbarung, die Unternehmensrichtlinien und das geltende Recht. Sie deckt den Zeitplan ab – wann jede Kontaktaufnahme erfolgt. Für die Formulierung selbst, die Beispiele für Zahlungserinnerungsnachrichten bieten versandfertige Texte und E-Mails.

Bevor Sie eine Erinnerung senden

Bestätigen:

• Die Rechnung wurde an den korrekten Rechnungs-Kontakt gesendet.
• Der Betrag, das Fälligkeitsdatum, die Steuer und die Zahlungsanweisungen sind korrekt
• Erforderliche Bestell- oder Lieferantendetails sind vorhanden
• Keine Gutschrift, Zahlung oder Streitigkeit wurde woanders erfasst
• Die versprochene Arbeit oder Meilenstein wurde abgeschlossen.
• Der Zahlungslink funktioniert.

Fünf Tage vor dem Fälligkeitsdatum: Erinnerung

Betreff: Rechnung 1042 ist am 15. Juli fällig

Hallo Jordan,

Eine kurze Erinnerung, dass Rechnung 1042 über 2.450 $ am 15. Juli fällig ist. Sie können sie hier überprüfen und bezahlen: Zahlungslink. Eine Kopie habe ich zur Bequemlichkeit beigefügt.

Wenn Ihr Team für die Bearbeitung eine Bestellung, ein Lieferantendokument oder andere Details benötigt, lassen Sie es mich bitte wissen.

Vielen Dank, Alex

Am Fälligkeitsdatum: Zahlungsbestätigung

Betreff: Rechnung 1042 ist heute fällig

Hallo Jordan,

Rechnung 1042 über 2.450 $ ist heute fällig. Der Zahlungslink ist Zahlungslink. Wenn die Zahlung bereits gesendet wurde, teilen Sie bitte die Referenz mit, und ich werde den Datensatz aktualisieren.

Danke, Alex

Drei Tage überfällig: direkte Nachfassaktion

Betreff: Nachverfolgung der überfälligen Rechnung 1042

Hallo Jordan,

Rechnung 1042 über 2.450 $ war am 15. Juli fällig und ist immer noch offen. Bitte teilen Sie mir das erwartete Zahlungsdatum mit oder ob etwas die Genehmigung blockiert.

Rechnung: Link Zahlung: Zahlungslink

Vielen Dank, Alex

Zehn Tage überfällig: Fordern Sie ein festes Datum an

Betreff: Zahlungsdatum für Rechnung 1042 angefordert

Hallo Jordan,

Ich melde mich erneut wegen Rechnung 1042, die nun 10 Tage überfällig ist. Bitte bestätigen Sie das Zahlungsdatum bis zum 27. Juli. Wenn es eine Streitigkeit oder ein fehlendes Dokument gibt, antworten Sie mit den Details, damit wir es umgehend lösen können.

Mit freundlichen Grüßen, Alex

Eskalation

Bei einem größeren oder wiederholt überfälligen Saldo kontaktieren Sie den Projektträger und den Rechnungskontakt, dokumentieren Sie frühere Nachfassaktionen und nutzen Sie den im Vertrag definierten Eskalationsprozess. Entscheidungen über die Aussetzung der Arbeit, die Berechnung einer vertraglichen Verzugsgebühr, die Versendung einer formellen Mahnung oder die Einschaltung von Inkassobüros sollten von der zuständigen Rechts- und Managementabteilung geprüft werden.

Die Reihenfolge im Kundenkonto verfolgen

Das Team sollte die Rechnung, das Fälligkeitsdatum, den Zahlungsstatus, frühere Erinnerungen, Kundenantworten, Streitigkeiten, Versprechen und die nächste Aktion zusammen sehen. Software für Rechnungsstellung für Freiberufler und vernetzte Kundenarbeits-Systeme machen das Follow-up professioneller, da die Erinnerung auf einem vollständigen Datensatz und nicht auf einer Tabellenkalkulation basiert.