ビジネスボイスメールの挨拶例とスクリプト
オフィスアワー、営業時間外、休日、キュー、部署、およびクライアントサービスフォローアップのための実用的なビジネスボイスメール挨拶の例を使用します。
クイックアンサー
- 有用なボイスメール挨拶は、ビジネスを特定し、利用可能性を説明し、発信者に何を伝えるべきかを伝え、現実的な応答期待を設定します。
- すべての状況に1つのスクリプトを強制するのではなく、営業時間、営業時間外、休日、部署、およびキューごとに異なる挨拶を使用します。
- Workspace369は、テキスト読み上げまたはアップロードされたボイスメールおよび営業時間外の挨拶を設定可能にサポートします。
良いビジネスボイスメールの挨拶は、発信者が正しい場所に連絡したこと、応答がなかった理由、役立つために必要な情報、および応答の正直な期待を設定します。
クイックアンサー
この基本的な構造を使用します：「お電話ありがとうございます ビジネス。現在対応できません。お名前、番号、および電話の理由を残してください。チームが 期間。について 緊急オプション、お願いします 指示。”その後、営業時間、営業時間外、休日、部署、またはキューに合わせて調整します。
標準ビジネスボイスメール挨拶
お電話ありがとうございます 会社名。現在対応できません。お名前、電話番号、およびお手伝いできることの簡単な説明を残してください。チームメンバーが 応答ウィンドウ.
ほとんどのクライアント通話を処理する一般的な番号が1つある場合に使用します。
プロフェッショナルサービス事業の挨拶
到達しました 会社名。現在、他のクライアントを支援しています。お名前、会社名、電話番号、およびお問い合わせ内容を残してください。 期間.
このバージョンは、通話者が録音で詳細をすべて説明する必要なく、会社のコンテキストを要求します。
コンサルタントまたは代理店の挨拶
お電話ありがとうございます 名前またはエージェンシー。お名前、会社名、コールバック番号、およびお問い合わせのプロジェクトまたはアカウントの簡単な概要を残してください。 期間。既存の顧客は、最新のWorkspace369メッセージに返信することもできます。
営業時間外のボイスメール挨拶
お電話ありがとうございます 会社名。当社のオフィスは現在閉鎖しています。通常の営業時間は 日数と時間。お名前、番号、メッセージを残してください。オフィスが再開する 日または時間.
実際の緊急パスがある場合は、明確な指示を1つ追加してください。ビジネスが提供しない緊急対応を約束しないでください。
休業日の挨拶
到達しました 会社名。休業中です 休日または休業 そして～に再オープンします 日付 で 時間。お名前、番号、メッセージを残してください。チームは再開後に対応します。
各クロージャーの前に日付を更新し、通常の営業時間に戻ったら挨拶を削除します。
部門の挨拶
到達しました 部門 チームが 会社名。お名前、アカウントまたは会社名、コールバック番号、および簡単なメッセージを残してください。部門のメンバーが 期間.
発信者が請求、営業、サポート、スケジュール設定、またはその他の専門キューに接続したときに、個別の部署の挨拶を使用します。
請求と支払い挨拶
請求チームに連絡しました 会社名。お名前、会社名、請求書番号（利用可能な場合）、コールバック番号、および質問の簡単な説明を残してください。セキュリティのため、ボイスメールに支払いカードの詳細を残さないでください。
その最後の文は、発信者が録音に機密の支払い情報を残すのを防ぎます。
スケジューリング挨拶
お電話ありがとうございます 会社名 スケジューリング。お名前、折り返しのお電話番号、ご希望の日時、および必要なサービスまたはミーティングをお知らせください。お電話の折り返し時に空き状況を確認いたします。
キューオーバーフロー挨拶
当社のチームは現在、他の通話に対応中です。キューに残るか、名前、折り返し電話番号、簡単なメッセージを残すことができます。担当者が利用可能になり次第、折り返しお電話いたします。
チームが実際に監視および完了するワークフローがある場合にのみ、コールバックを提供してください。
不在着信時の挨拶と SMS フォローアップ
お電話をいただけず申し訳ありませんでした 会社名。お名前と簡単なメッセージを残してください。番号がテキストメッセージを受信できる場合、チームはSMSでフォローアップすることもあります。
フォローアッププロセスが同意とメッセージング要件を尊重していることを確認する。
含めるべきこと
- ビジネスまたは部署名
- 挨拶の利用可能性または理由
- 発信者名とコールバック番号
- 応答をルーティングするために必要な最小限のコンテキスト
- 現実的な応答期待値
- 存在する緊急の代替手段のみ
- 適切な場合に機密情報を残さないようにする警告
避けるべきこと
- 録音プロンプト前の長いマーケティングメッセージ
- 「すぐに電話します」のような曖昧な約束
- 古い祝日または営業時間
- 代替番号が多すぎる
- パスワード、カード番号、医療情報、その他の機密情報を残すように呼び出し元に依頼する
- 対応できない場合に24時間年中無休の対応を主張すること
ルーティングとトランスクリプションで挨拶を使用する
Workspace369は、テキスト読み上げまたはアップロードされたオーディオを使用した設定可能なボイスメールおよび営業時間外の挨拶をサポートします。ボイスメールを保存し、トランスクリプションを生成し、発信者を顧客レコードにマッチさせ、タスク、プロジェクト、請求書、ファイル、SMS、および通話履歴の近くにフォローアップを維持できます。
挨拶は玄関です。 通話後自動化 そしてクライアントコンテキストが、メッセージが完了した作業になるかどうかを決定します。