Καλύτερο CRM για Virtual Assistants το 2026: συμβάσεις παροχής υπηρεσιών, ώρες, εργασίες

Τι είναι ένα CRM για virtual assistants (και τι δεν είναι)

Ένα CRM για virtual assistants είναι η επιχειρηματική πλευρά της εργασίας ενός βοηθού: ποιος είναι ο πελάτης, ποιες ώρες ή εργασίες συμφωνήσατε κάθε μήνα, ποιος από την ομάδα τους μπορεί να ζητήσει εργασία, τι καταγράψατε και τι δεν έχει πληρωθεί ακόμα. Δεν είναι αντικαταστάτης εισερχομένων, θησαυροφυλάκιο κωδικών πρόσβασης ή εργαλείο έργου για την ομάδα του πελάτη. Διατηρήστε τα στοιχεία σύνδεσης πελατών σε έναν διαχειριστή κωδικών πρόσβασης, όχι σε σημειώσεις. Εάν ένα εργαλείο αποθηκεύει επαφές, αλλά αφήνει την παρακολούθηση ωρών και τη χρέωση σε άλλες εφαρμογές, η συμφωνία ωρών ζει σε μια αλυσίδα email και ένας δεύτερος αιτών μπορεί αθόρυβα να υπερβεί το όριο του μήνα.

Πώς συγκρίναμε αυτά τα εργαλεία

Συγκρίναμε κάθε εργαλείο στα ίδια πέντε σημεία, χρησιμοποιώντας μόνο τις τιμές και τις σελίδες προϊόντων του πωλητή:

1. Τιμή εισαγωγής για ένα άτομο, μηνιαία και ετήσια χρέωση, όπως αναγράφεται στις 25 Οκτωβρίου 2026.
2. Πάγιες αμοιβές και κάλυψη ωρών στο συγκεκριμένο πρόγραμμα: παρακολούθηση χρόνου, επαναλαμβανόμενα τιμολόγια ή πάγιες αμοιβές, και μετατροπή καταγεγραμμένου χρόνου σε τιμολόγιο.
3. Κομμάτια που βλέπει ο πελάτης: πύλη πελάτη, προτάσεις ή συμβάσεις, και εργασίες ή έργα.
4. Σκληρά όρια στο πλάνο εισαγωγής: ενεργούς πελάτες, έργα, θέσεις ή φόρμες υποψήφιων πελατών.
5. Όροι δοκιμαστικής περιόδου: διάρκεια, και εάν ο πωλητής δηλώνει ότι απαιτείται κάρτα.

Δεν δοκιμάσαμε ταχύτητα, υποστήριξη, αξιοπιστία ή εφαρμογές για κινητά, και δεν χρησιμοποιήσαμε αξιολογήσεις τρίτων. Η σειρά αντικατοπτρίζει την καταλληλότητα για έναν VA που χρεώνει πάγιες αμοιβές και πακέτα ωρών. Το HubSpot και το Harvest είναι μερικά εργαλεία και τοποθετούνται τελευταία.

Το καλύτερο CRM για virtual assistants το 2026

1. Workspace369, ιδανικό για VAs που χρεώνουν συμβάσεις παροχής υπηρεσιών και πακέτα ωρών

Workspace369 τοποθετεί την εγγραφή πελάτη, ένα πρόταση ο πελάτης εγκρίνει online, μια προκαταβολή με μηνιαία τράπεζα ωρών, εργασίες, παρακολούθηση χρόνου με φύλλα χρόνου, μια ιδιωτική πύλη πελατών και τιμολόγια σε ένα μέρος. Το Cadet κοστίζει 29 $ το μήνα για ένα άτομο (23,25 $ χρεούμενο ετησίως) και περιλαμβάνει συμβόλαια, επαναλαμβανόμενα τιμολόγια, προκαταβολές, χρεώσιμες ώρες που μετατρέπονται σε γραμμές τιμολογίου και αυτοματοποίηση παρακολούθησης πληρωμών στο πρόγραμμα. Οι αυτοματοποιήσεις email περιλαμβάνονται, με έως 3 ενεργές ροές εργασίας. Το στιγμιότυπο οθόνης είναι ένα αρχείο επίδειξης, όχι αποτέλεσμα πελάτη.

Περιορισμοί: Το Cadet επιτρέπει 5 ενεργά έργα και μία θέση, οπότε ένας VA με πολλούς μικρούς πελάτες μπορεί να φτάσει στο όριο· το Voyager (74 $ το μήνα, δύο θέσεις, κλήσεις και μηνύματα, κοινόχρηστο inbox) το αυξάνει, και οι επιπλέον θέσεις κοστίζουν 10 $ το μήνα από το Voyager. Η online κράτηση, τα έξοδα και τα πλάνα πληρωμής ξεκινούν από το Specialist (149 $ το μήνα). Δεν επιβάλλει όριο ωρών για εσάς, οπότε γράψτε το όριο στην πρόταση. Η δοκιμή 14 ημερών απαιτεί κάρτα.

Καλύτερο για: solo VAs με έως και πέντε ενεργά έργα πελατών, ή μικρές εταιρείες VA στο Voyager, που πωλούν μηνιαίες πάγιες αμοιβές και θέλουν χρόνο, εργασίες, πύλη και τιμολόγια χωρίς επιπλέον εφαρμογές.

2. Moxie, ιδανικό για τη χαμηλότερη ελεγμένη τιμή

Το Moxie αναφέρει μια σελίδα εικονικών βοηθών στον ιστότοπό του. Το Starter κοστίζει $12 το μήνα, ή $10 το μήνα χρεωμένο ετησίως, και η σελίδα τιμολόγησης αναφέρει διαχείριση πελατών και έργων, τιμολόγηση και πληρωμές, προσφορές, προτάσεις και συμβόλαια, παρακολούθηση χρόνου, αγωγό πωλήσεων, δημιουργό φόρμας και προγραμματιστές συναντήσεων. Η δοκιμή διαρκεί 14 ημέρες, και η αρχική σελίδα του Moxie αναφέρει ότι δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα. Αν εκτελέσετε το παρακάτω τεστ, κάθε βήμα μέχρι το τιμολόγιο αναφέρεται στο Starter. Το Pro κοστίζει $25 το μήνα ($20 χρεωμένο ετησίως) και προσθέτει την λευκή πύλη πελάτη, προσαρμοσμένο domain και αυτοματισμούς ροής εργασιών.

Περιορισμοί: Χωρίς λευκή πύλη ή αυτοματισμούς στο Starter, οπότε οι υπενθυμίσεις και οι ενημερώσεις πελατών παραμένουν χειροκίνητες μέχρι το Pro. Η σελίδα τιμολόγησης δεν αναφέρει επαναλαμβανόμενη χρέωση, αλλά το κέντρο βοήθειας του Moxie τεκμηριώνει επαναλαμβανόμενα τιμολόγια και πλάνα πληρωμής χωρίς δηλωμένη πύλη πλάνου, οπότε επιβεβαιώστε τα στο Starter πριν σχεδιάσετε μια αμοιβή.

Καλύτερο για: νέοι VAs που θέλουν προτάσεις, χρόνο και τιμολόγια φθηνά και μπορούν να κυνηγήσουν ενημερώσεις χειροκίνητα.

3. Plutio, ιδανικό για ένα ολοκληρωμένο πακέτο για solo χρήστες

Το Plutio αναφέρει έργα, τιμολόγια, συμβόλαια, προγραμματιστές και φόρμες ως βασικές δυνατότητες σε κάθε πακέτο. Το Core κοστίζει $19 το μήνα ($190 χρεώνονται ετησίως) και περιλαμβάνει 100 GB αποθηκευτικού χώρου· η σελίδα αναφέρει ότι τα έργα, τα τιμολόγια, τα συμβόλαια, οι προγραμματιστές, οι φόρμες και η παρακολούθηση χρόνου περιλαμβάνονται σε κάθε πακέτο. Η δοκιμή διαρκεί 7 ημέρες και η σελίδα αναφέρει ότι δεν απαιτείται κάρτα. Το μειονέκτημα είναι το όριο: το Core επιτρέπει 9 ενεργούς πελάτες και κανέναν συντελεστή, και η δοκιμή επιτρέπει 3 ενεργούς πελάτες. Μετρήστε τους πελάτες που εξυπηρετείτε ενεργά πριν ξεκινήσετε· ο δέκατος πελάτης σας μετακινεί στο Pro με $49 το μήνα.

Περιορισμοί: μόνο για solo στο Core, 500 ενέργειες ροής εργασίας το μήνα, και το white-label είναι πρόσθετο. Μια αναπτυσσόμενη εταιρεία VA με λίγους βοηθούς την ξεπερνά γρήγορα.

Καλύτερο για: ένας solo VA με έναν μικρό, σταθερό κατάλογο που θέλει όλες τις ενότητες από την πρώτη μέρα.

4. Bonsai, ιδανικό για χρέωση ωριαίας εργασίας ανά χρήστη

Το Bonsai χρεώνει ανά χρήστη. Το Basic είναι $15 το μήνα ($9 χρεωμένο ετησίως) με παρακολούθηση χρόνου, εργασίες, απεριόριστα έργα και CRM. Το Essentials, στα $25 το μήνα ($19 χρεωμένο ετησίως), προσθέτει τιμολόγια και πληρωμές, τιμολόγια προκαταβολής και συνδρομής, προτάσεις και συμβόλαια, φόρμες, προγραμματισμό, πύλη πελατών και παρακολούθηση εξόδων. Η δοκιμή διαρκεί 7 ημέρες, στη συνέχεια το Bonsai ζητά στοιχεία κάρτας για να συνεχίσει. Δοκιμάστε το Essentials, όχι το Basic, επειδή το Basic δεν μπορεί να στείλει το τιμολόγιο. Το Elite είναι $49 το μήνα χρεωμένο ετησίως ($59 μηνιαίως) με ελάχιστο τρεις χρήστες, οπότε έχει σημασία μόνο αφού προσλάβετε.

Περιορισμοί: τα τιμολόγια και η πύλη δεν περιλαμβάνονται στο Basic, και τα προσαρμοσμένα πεδία και οι εργασίες και η ανταλλαγή μηνυμάτων πελατών ξεκινούν στο Premium ($39 το μήνα, $29 χρεούμενο ετησίως).

Καλύτερο για: VAs που χρεώνουν ανά ώρα και προσθέτουν υπεργολάβους μία θέση τη φορά.

5. HoneyBook, ιδανικό για πακέτα υπηρεσιών VA

Το HoneyBook Starter κοστίζει $29 το μήνα χρεούμενο ετησίως και αναφέρει απεριόριστους πελάτες και έργα, τιμολόγια και πληρωμές, προσφορές και συμβόλαια, ένα ημερολόγιο, μια πύλη πελατών και βασικές αναφορές. Οι Συχνές Ερωτήσεις του παρέχουν δωρεάν δοκιμή 30 ημερών χωρίς να απαιτείται πιστωτική κάρτα. Αν πουλάτε σταθερά πακέτα όπως μια ρύθμιση διαχείρισης εισερχομένων, η ροή από την ερώτηση έως την πληρωμή ταιριάζει καλά. Η σελίδα τιμολόγησης αναφέρει επίσης εγγύηση επιστροφής χρημάτων 60 ημερών, η οποία μειώνει τον κίνδυνο δοκιμής του σε πραγματική εργασία. Το Starter κοστίζει $29 το μήνα χρεούμενο ετησίως· η μηνιαία τιμή Starter είναι Δείτε τον ιστότοπο.

Περιορισμοί: Το Starter επιτρέπει έως και 2 ζωντανές φόρμες υποψήφιων πελατών. Η σελίδα τιμολόγησης δεν αναφέρει παρακολούθηση χρόνου ή το πακέτο της, αν και το κέντρο βοήθειας του HoneyBook περιγράφει έναν Παρακολούθηση Χρόνου που τοποθετεί χρεώσιμες ώρες σε τιμολόγια, οπότε επιβεβαιώστε το στη δοκιμή πριν βασιστείτε σε αυτό για ένα όριο ωρών. Το Essentials ($49 το μήνα χρεώνονται ετησίως, $59 μηνιαίως) προσθέτει έναν προγραμματιστή, αυτοματισμούς, έως και 10 φόρμες υποψήφιων πελατών και έως και 2 μέλη ομάδας εκτός από τον ιδιοκτήτη του λογαριασμού.

Καλύτερο για: VAs που πωλούν σταθερά πακέτα αντί για καταγεγραμμένες ώρες.

6. Dubsado, ιδανικό για onboarding με πολλές φόρμες

Το Dubsado Starter είναι $335 ετησίως και το Premier είναι $525 ετησίως. Οι μηνιαίες τιμές είναι Δείτε την ιστοσελίδα. Η δοκιμή είναι 21 ημερών με πλήρη πρόσβαση Premier και χωρίς να απαιτείται κάρτα. Και τα δύο προγράμματα αναφέρουν απεριόριστους πελάτες και έργα, τιμολόγηση και σχέδια πληρωμής, πύλες πελατών, πρότυπα φόρμας και email. τρεις επιπλέον χρήστες είναι δωρεάν. Το Starter έχει μία ενεργή φόρμα λήψης υποψήφιων πελατών, και δημόσιες προτάσεις, προγραμματισμό, αυτοματοποιημένες ροές εργασιών και την ενσωμάτωση λογιστικής χρειάζονται Premier.

Περιορισμοί: η σελίδα τιμολόγησης δεν αναφέρει παρακολούθηση χρόνου, αλλά το κέντρο βοήθειας του Dubsado λέει ότι η παρακολούθηση χρόνου είναι ένα χαρακτηριστικό Premier που εφαρμόζει καταχωρήσεις σε τιμολόγια, οπότε το Starter χρειάζεται άλλο εργαλείο για ώρες. Η μηνιαία τιμή είναι Δείτε ιστοσελίδα, οπότε ελέγξτε την αν προτιμάτε να μην πληρώνετε ετησίως.

Επιπλέον επωνυμίες κοστίζουν 10 $ το μήνα η καθεμία, κάτι που βοηθά αν διαχειρίζεστε μια δεύτερη επωνυμία VA, και οι χρήστες πέραν των τριών δωρεάν τιμολογούνται σε ζώνες στη σελίδα.

Καλύτερο για: VAs με επαναλαμβανόμενο ερωτηματολόγιο onboarding που θα δημιουργήσουν τις φόρμες μία φορά.

7. HubSpot CRM και Harvest, ιδανικά ως μερικά εργαλεία

Το δωρεάν CRM του HubSpot αναφέρει ότι είναι δωρεάν για έως 2 χρήστες, με 1.000 επαφές και χωρίς χρονικό όριο και χωρίς να απαιτείται κάρτα. Η σελίδα αναφέρει επαφές, ροές συμφωνιών, εργασίες και δραστηριότητες, και αναφορές, αλλά όχι παρακολούθηση χρόνου, πύλη πελατών ή περιοδική χρέωση, οπότε καλύπτει επαφές και μια ροή. Το Harvest έχει δωρεάν πρόγραμμα με 1 θέση και 2 έργα, συμπεριλαμβανομένης της παρακολούθησης χρόνου, τιμολόγησης και παρακολούθησης εξόδων, και το Teams ξεκινά από $9 ανά θέση το μήνα χρεούμενο ετησίως ($11 μηνιαίως) με δωρεάν δοκιμή 30 ημερών. Το Harvest αναφέρει ότι δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα για δωρεάν δοκιμή.

Περιορισμοί: κανένα δεν αναφέρει πελατειακή πύλη, προτάσεις ή περιοδική χρέωση αμοιβής στα περιγραφόμενα πακέτα.

Καλύτερο για: ένας VA που χρειάζεται μόνο μια δωρεάν λίστα επαφών (HubSpot) ή μόνο παρακολούθηση ωρών και τιμολόγια (Harvest). Οποιοδήποτε από αυτά μπορεί να συνυπάρχει με ένα ελαφρύτερο εργαλείο, αλλά τότε η συμφωνία ωρών, οι εργασίες και το τιμολόγιο ζουν σε τρία μέρη, κάτι που αυτός ο οδηγός προσπαθεί να αποφύγει.

Συγκριτικός πίνακας

Ποιο εργαλείο ταιριάζει στην επιχείρηση VA σας;

Workspace369 σε δράση για έναν μηνιαίο πελάτη προμήθειας

Δείτε πώς φαίνεται το τεστ ορίων ωρών παρακάτω στο Workspace369. Και τα δύο στιγμιότυπα προέρχονται από έναν χώρο εργασίας επίδειξης με δείγμα δεδομένων (μια επιχείρηση λεπτομερούς καθαρισμού αυτοκινήτων στο πρόγραμμα Commander), όχι από λογαριασμό VA και όχι από αποτέλεσμα πελάτη.

Ο πίνακας δείχνει 10 ενεργά έργα σε στήλες σταδίων, κάθε κάρτα με μπάρα προόδου, προϋπολογισμό και ημέρες που απομένουν. Η πλαϊνή μπάρα παραθέτει Πελάτες, Αιτήματα, Έργα, Ημερολόγιο, Εργασίες, Υπενθυμίσεις, Παρακολούθηση Χρόνου, Προτάσεις και Τιμολόγια. Ένας VA θα κρατούσε ένα έργο ανά πελάτη με μηνιαία αμοιβή: οι εργασίες από κάθε αιτούντα πηγαίνουν στο έργο, και παρακολούθηση χρόνου χρονοδιακόπτες και φύλλα εργασίας καταγράφονται εναντίον του. Το Cadet επιτρέπει 5 ενεργά έργα· αυτή η επίδειξη είναι στο Commander.

Ο επεξεργαστής τιμολογίων δείχνει τις λεπτομέρειες στα αριστερά και μια προεπισκόπηση για τον πελάτη στα δεξιά, με μια μερική πληρωμή ήδη εφαρμοσμένη. Στο τέλος του μήνα μετατρέπετε τις καταγεγραμμένες ώρες σε γραμμές τιμολογίου, και ένα προκαταβολή επαναλαμβάνει το ίδιο τιμολόγιο κάθε μήνα. Ο πελάτης βλέπει το έργο, τα μηνύματα και το τιμολόγιο στο πύλη πελάτη αντί για ένα νήμα email. Η καρτέλα "Πρόγραμμα πληρωμής" σε αυτό το στιγμιότυπο οθόνης απαιτεί Specialist ή υψηλότερο.

Ρυθμίστε τον πελάτη ως προκαταβολή ωροχρέωσης και ο μετρητής ωρών δείχνει εγκεκριμένες ώρες, ώρες που περιμένουν την έγκρισή σας και τι απομένει, με ειδοποιήσεις στο 80% και 100% των ωρών του μήνα. Οι ωροχρεώσεις προκαταβολής περιλαμβάνονται σε κάθε πακέτο.

Τι δεν κάνει για έναν VA: δεν σταματά την εργασία στο όριο, οπότε συμφωνήστε στην προσφορά τι θα γίνει με τις επιπλέον ώρες. Δεν είναι θησαυροφυλάκιο κωδικών πρόσβασης. Οι online κρατήσεις ξεκινούν στο Specialist.

Εκτελέστε μια δοκιμή ορίου ωρών κατά τη διάρκεια της δοκιμαστικής περιόδου

Πάρτε έναν φανταστικό πελάτη για ένα μήνα σε κάθε εργαλείο που επιλέγετε:

1. Καταγράψτε τη μηνιαία συμφωνία ωρών και τις περιλαμβανόμενες εργασίες και στείλτε την ως πρόταση ή σύνοψη που εγκρίνει ο πελάτης.
2. Δημιουργήστε ένα έργο με εργασίες από δύο διαφορετικούς αιτούντες στον πελάτη.
3. Καταγράψτε τον χρόνο και για τα δύο με το χρονόμετρο, στη συνέχεια επεξεργαστείτε μία εγγραφή στο φύλλο χρόνου.
4. Υπερβείτε τον μήνα πάνω από το όριο, στη συνέχεια γράψτε στον πελάτη ένα μήνυμα γι' αυτό και επισυνάψτε την ανάλυση ωρών.
5. Μετατρέψτε τον καταγεγραμμένο χρόνο σε τιμολόγιο και ρυθμίστε το τιμολόγιο της πάγιας αμοιβής του επόμενου μήνα.
6. Εξαγωγή των αρχείων του πελάτη και έλεγχος του αποτελέσματος.

Αν εκτελέσετε τη δοκιμή, το καλύτερο εργαλείο διατηρεί τις εργασίες, τον χρόνο, τα μηνύματα και το τιμολόγιο σε ένα αρχείο πελάτη, και το σύνολο του τιμολογίου ταιριάζει με το χρονολόγιό σας. Οποιαδήποτε αναντιστοιχία είναι η διαρροή που έχει σχεδιαστεί για να βρεθεί αυτή η δοκιμή. Τιμολογήστε τις επιπλέον ώρες πρώτα με το δωρεάν δημιουργός αιτήματος αλλαγής πεδίου εφαρμογής και ορίστε την τιμή σας με το αριθμομηχανή ωρομίσθιου.

Πότε να το κρατήσετε απλό

Αν έχετε δύο ή τρεις σταθερούς πελάτες, μια κοινή λίστα εργασιών, μια εφαρμογή χρονομέτρησης και ένα πρότυπο τιμολογίου μπορούν να σας βοηθήσουν πολύ. Μεταβείτε σε ένα εργαλείο εργασίας πελάτη όταν δύο αιτούντες συγκρούονται, όταν δεν μπορείτε να πείτε ποιες ώρες συμφωνήσατε πριν από τρεις μήνες, ή όταν κυνηγάτε καθυστερημένες πληρωμές χειροκίνητα. Το σελίδα προϊόντος virtual assistants δείχνει πώς το Workspace369 διαχειρίζεται προτάσεις, Επικοινωνίες και τιμολόγια, και το σελίδα τιμολόγησης έχει τρέχοντα προγράμματα. Το Workspace369 υποστηρίζει επίσης Αυτοματισμοί Ροής Εργασίας για υπενθυμίσεις και παρακολούθηση, με αυτοματοποιήσεις email σε κάθε πρόγραμμα.

Πριν εισαγάγετε πραγματικούς πελάτες, εκτελέστε έναν πλήρη μήνα σε δοκιμαστικά δεδομένα και ελέγξτε ότι τα αρχεία σας μπορούν να εξαχθούν.