CRM Terbaik untuk Asisten Virtual di 2026: retainer, jam, tugas

Apa itu CRM untuk asisten virtual (dan apa bukan)

CRM untuk asisten virtual adalah sisi bisnis dari pekerjaan asisten: siapa kliennya, berapa jam atau tugas yang Anda sepakati setiap bulan, siapa di tim mereka yang dapat meminta pekerjaan, apa yang Anda catat, dan apa yang masih belum dibayar. Ini bukan pengganti kotak masuk, brankas kata sandi, atau alat proyek untuk tim klien itu sendiri. Simpan login klien di pengelola kata sandi, bukan di catatan. Jika alat menyimpan kontak tetapi menyerahkan waktu dan penagihan ke aplikasi lain, perjanjian jam tinggal di utas email dan peminta kedua dapat secara diam-diam melebihi batas.

Bagaimana kami membandingkan alat ini

Kami membandingkan setiap alat berdasarkan lima poin yang sama, hanya menggunakan halaman harga dan produk vendor:

1. Harga awal untuk satu orang, bulanan dan ditagih tahunan, seperti yang tercantum pada 25 Oktober 2026.
2. Cakupan retainer dan jam pada paket tersebut: pelacakan waktu, faktur berulang, atau retainer, dan mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur.
3. Bagian yang menghadap klien: portal klien, proposal atau kontrak, dan tugas atau proyek.
4. Batasan keras pada paket awal: klien aktif, proyek, kursi, atau formulir prospek.
5. Ketentuan uji coba: panjangnya, dan apakah vendor menyatakan kartu diperlukan.

Kami tidak menguji kecepatan, dukungan, keandalan, atau aplikasi seluler, dan tidak menggunakan peringkat pihak ketiga. Urutan mencerminkan kesesuaian untuk VA yang menagih retainer dan paket jam. HubSpot dan Harvest adalah alat parsial dan ditempatkan terakhir.

CRM terbaik untuk asisten virtual di tahun 2026

1. Workspace369, terbaik untuk VA yang menagih retainer dan paket jam

Workspace369 menempatkan catatan klien, sebuah proposal klien menyetujui secara online, retainer dengan bank jam bulanan, tugas, pelacakan waktu dengan timesheet, portal klien pribadi, dan faktur dalam satu tempat. Cadet adalah $29 per bulan untuk satu orang ($23,25 ditagih setiap tahun) dan mencakup retainer, faktur berulang, deposit, waktu yang dapat ditagih yang menjadi baris faktur, dan otomatisasi tindak lanjut pembayaran pada paket. Otomatisasi email disertakan, dengan hingga 3 alur kerja aktif. Tangkapan layar adalah catatan demo, bukan hasil pelanggan.

Batasan: Cadet mengizinkan 5 proyek aktif dan satu kursi, sehingga VA dengan banyak klien kecil dapat mencapai batas; Voyager ($74 per bulan, dua kursi, panggilan dan teks, kotak masuk bersama) meningkatkannya, dan kursi tambahan berharga $10 per bulan dari Voyager. Pemesanan online, pengeluaran, dan paket pembayaran dimulai dari Specialist ($149 per bulan). Ini tidak memberlakukan batas jam untuk Anda, jadi tulis batasnya ke dalam proposal. Uji coba 14 hari memerlukan kartu.

Terbaik untuk: VA solo dengan hingga lima proyek klien aktif, atau agensi VA kecil di Voyager, yang menjual retainer bulanan dan menginginkan waktu, tugas, portal, dan faktur tanpa aplikasi tambahan.

2. Moxie, terbaik untuk harga terendah yang diperiksa

Moxie mencantumkan halaman asisten virtual di situsnya. Starter adalah $12 per bulan, atau $10 per bulan ditagih per tahun, dan halaman harganya mencantumkan manajemen klien dan proyek, penagihan dan pembayaran, proposal, kutipan dan kontrak, pelacakan waktu, saluran penjualan, pembuat formulir, dan penjadwal rapat. Uji coba adalah 14 hari, dan beranda Moxie menyatakan tidak diperlukan kartu kredit. Jika Anda menjalankan tes di bawah ini, setiap langkah hingga faktur tercantum di Starter. Pro adalah $25 per bulan ($20 ditagih per tahun) dan menambahkan portal klien berlabel putih, domain khusus, dan otomatisasi alur kerja.

Batasan: tidak ada portal berlabel putih atau otomatisasi di Starter, jadi pengingat dan pembaruan klien tetap manual hingga Pro. Halaman harga tidak menyebutkan penagihan berulang, tetapi pusat bantuan Moxie mendokumentasikan faktur berulang dan paket pembayaran tanpa batasan paket yang dinyatakan, jadi konfirmasikan di Starter sebelum Anda merencanakan retainer.

Terbaik untuk: VA baru yang menginginkan proposal, waktu, dan faktur dengan murah dan dapat mengejar pembaruan secara manual.

3. Plutio, terbaik untuk paket lengkap untuk solo

Plutio mencantumkan proyek, faktur, kontrak, penjadwal, dan formulir sebagai fitur inti di setiap paket. Core adalah $19 per bulan ($190 ditagih setiap tahun) dan mencakup penyimpanan 100 GB; halaman tersebut menyatakan proyek, faktur, kontrak, penjadwal, formulir, dan pelacakan waktu ada di setiap paket. Uji coba adalah 7 hari dan halaman tersebut menyatakan tidak memerlukan kartu. Kendalanya adalah batas: Core mengizinkan 9 klien aktif dan tidak ada kontributor, dan uji coba mengizinkan 3 klien aktif. Hitung klien yang Anda layani secara aktif sebelum Anda memulai; klien kesepuluh akan memindahkan Anda ke Pro seharga $49 per bulan.

Batasan: solo saja di Core, 500 tindakan alur kerja per bulan, dan label putih adalah tambahan. Agensi VA yang berkembang dengan beberapa asisten akan cepat melampauinya.

Terbaik untuk: VA solo dengan daftar klien yang kecil dan stabil yang menginginkan setiap modul sejak hari pertama.

4. Bonsai, terbaik untuk penagihan per jam yang dihargai per pengguna

Bonsai mengenakan biaya per pengguna. Basic seharga $15 per bulan ($9 ditagih tahunan) dengan pelacakan waktu, tugas, proyek tanpa batas, dan CRM. Essentials, seharga $25 per bulan ($19 ditagih tahunan), menambahkan faktur dan pembayaran, faktur retainer dan langganan, proposal dan kontrak, formulir, penjadwalan, portal klien, dan pelacakan pengeluaran. Uji coba gratis selama 7 hari, lalu Bonsai meminta detail kartu untuk melanjutkan. Uji coba Essentials, bukan Basic, karena Basic tidak dapat mengirim faktur. Elite seharga $49 per bulan ditagih tahunan ($59 bulanan) dengan minimum tiga pengguna, jadi ini hanya relevan setelah Anda mempekerjakan.

Batasan: faktur dan portal tidak ada di Basic, dan bidang khusus serta tugas dan pesan klien dimulai dari Premium ($39 per bulan, $29 ditagih setiap tahun).

Terbaik untuk: VA yang menagih per jam dan menambahkan subkontraktor satu kursi pada satu waktu.

5. HoneyBook, terbaik untuk layanan VA berpaket

HoneyBook Starter adalah $29 per bulan ditagih setiap tahun dan mencantumkan klien dan proyek tanpa batas, faktur dan pembayaran, proposal dan kontrak, kalender, portal klien, dan laporan dasar. FAQ-nya memberikan uji coba 30 hari tanpa memerlukan kartu kredit. Jika Anda menjual paket tetap seperti penyiapan manajemen kotak masuk, alur pertanyaan-ke-pembayaran sangat cocok. Halaman harga juga mencantumkan jaminan uang kembali 60 hari, yang mengurangi risiko mengujinya pada pekerjaan nyata. Starter adalah $29 per bulan ditagih setiap tahun; harga Starter bulanan adalah Lihat situs.

Batasan: Starter mengizinkan hingga 2 formulir prospek aktif. Halaman harga tidak mencantumkan pelacakan waktu atau paketnya, meskipun pusat bantuan HoneyBook menjelaskan Pelacak Waktu yang menempatkan jam yang dapat ditagih pada faktur, jadi konfirmasikan dalam uji coba sebelum Anda mengandalkannya untuk batas jam. Essentials ($49 per bulan ditagih setiap tahun, $59 bulanan) menambahkan penjadwal, otomatisasi, hingga 10 formulir prospek, dan hingga 2 anggota tim selain pemilik akun.

Terbaik untuk: VA yang menjual paket tetap daripada jam yang tercatat.

6. Dubsado, terbaik untuk onboarding yang padat formulir

Dubsado Starter adalah $335 per tahun dan Premier adalah $525 per tahun; harga bulanan adalah Lihat situs. Uji coba gratis selama 21 hari dengan akses Premier penuh dan tanpa kartu. Kedua paket mencantumkan klien dan proyek tanpa batas, penagihan dan rencana pembayaran, portal klien, templat formulir, dan templat email; tiga pengguna tambahan gratis. Starter memiliki satu formulir penangkapan prospek aktif, dan proposal publik, penjadwalan, alur kerja otomatis, dan integrasi pembukuan memerlukan Premier.

Batasan: halaman harga tidak mencantumkan pelacakan waktu, tetapi pusat bantuan Dubsado mengatakan pelacakan waktu adalah fitur Premier yang menerapkan entri ke faktur, jadi Starter membutuhkan alat lain untuk jam. Harga bulanan adalah Lihat situs, jadi periksa jika Anda lebih suka tidak membayar tahunan.

Merek tambahan berharga $10 per bulan masing-masing, yang membantu jika Anda menjalankan merek VA kedua, dan pengguna di luar tiga gratis dihargai dalam kelompok di halaman.

Terbaik untuk: VA dengan kuesioner onboarding yang dapat diulang yang akan membuat formulir sekali.

7. HubSpot CRM dan Harvest, terbaik sebagai alat parsial

CRM gratis HubSpot menyatakan gratis untuk hingga 2 pengguna, dengan 1.000 kontak dan tanpa batas waktu serta tanpa kartu diperlukan. Halaman tersebut mencantumkan kontak, pipeline kesepakatan, tugas dan aktivitas, serta pelaporan, tetapi tidak ada pelacakan waktu, portal klien, atau penagihan retainer, sehingga mencakup kontak dan pipeline. Harvest memiliki paket gratis dengan 1 kursi dan 2 proyek, termasuk pelacakan waktu, penagihan, dan pelacakan pengeluaran, dan Teams dimulai dari $9 per kursi per bulan ditagih tahunan ($11 bulanan) dengan uji coba 30 hari. Harvest menyatakan tidak diperlukan kartu kredit untuk uji coba.

Batasan: keduanya tidak mencantumkan portal klien, proposal, atau penagihan retainer berulang pada paket yang dijelaskan.

Terbaik untuk: VA yang hanya membutuhkan daftar kontak gratis (HubSpot) atau hanya pelacakan dan faktur per jam (Harvest). Keduanya dapat berada di samping alat yang lebih ringan, tetapi kemudian perjanjian jam, tugas, dan faktur berada di tiga tempat, yang merupakan penyimpangan yang coba dihindari oleh panduan ini.

Perbandingan berdampingan

Alat mana yang cocok untuk bisnis VA Anda?

Workspace369 beraksi untuk klien retainer bulanan

Beginilah tampilan tes batas jam di bawah ini di Workspace369. Kedua tangkapan layar berasal dari ruang kerja demo dengan data sampel (bisnis detailing otomatis pada paket Commander), bukan akun VA dan bukan hasil pelanggan.

Papan menampilkan 10 proyek aktif dalam kolom tahap, setiap kartu dengan bilah kemajuan, anggaran, dan sisa hari. Bilah sisi mencantumkan Klien, Permintaan, Proyek, Kalender, Tugas, Pengingat, Pelacakan Waktu, Proposal, dan Faktur. Seorang VA akan menyimpan satu proyek per klien retainer: tugas dari setiap pemohon masuk ke proyek, dan pelacakan waktu timer dan timesheet dicatat terhadapnya. Cadet mengizinkan 5 proyek aktif; demo ini ada di Commander.

Editor faktur menampilkan detail di sebelah kiri dan pratinjau yang menghadap klien di sebelah kanan, dengan pembayaran sebagian sudah diterapkan. Di akhir bulan Anda mengubah jam yang dicatat menjadi baris faktur, dan uang muka mengulang faktur yang sama setiap bulan. Klien melihat proyek, pesan, dan faktur di portal klien daripada dalam utas email. Tab Rencana Pembayaran di tangkapan layar ini memerlukan Specialist atau lebih tinggi.

Siapkan klien sebagai uang muka bank jam dan meteran jam menunjukkan jam yang disetujui, jam menunggu persetujuan Anda, dan sisa jam, dengan peringatan pada 80% dan 100% jam bulanan. Bank jam uang muka ada di setiap paket.

Apa yang tidak dilakukannya untuk VA: itu tidak menghentikan pekerjaan pada batas, jadi sepakati dalam proposal apa yang terjadi pada jam tambahan. Ini bukan brankas kata sandi. Pemesanan online dimulai pada Specialist.

Jalankan tes batas jam selama uji coba

Ambil satu klien fiksi selama satu bulan di setiap alat yang Anda pilih:

1. Catat perjanjian jam bulanan dan tugas yang disertakan, lalu kirim sebagai proposal atau ringkasan yang disetujui klien.
2. Buat proyek dengan tugas dari dua pemohon berbeda di klien.
3. Catat waktu terhadap keduanya dengan pengatur waktu, lalu edit satu entri di timesheet.
4. Lewati batas bulanan, lalu kirim pesan kepada klien tentang hal itu dan lampirkan rincian jam.
5. Ubah waktu yang tercatat menjadi faktur dan siapkan faktur retainer bulan depan.
6. Ekspor catatan klien dan periksa hasilnya.

Jika Anda menjalankan tes, alat terbaik menyimpan tugas, waktu, pesan, dan faktur dalam satu catatan klien, dan total faktur cocok dengan timesheet Anda. Ketidaksesuaian apa pun adalah kebocoran yang dirancang untuk ditemukan oleh tes ini. Hargai jam tambahan terlebih dahulu dengan gratis pembuat permintaan perubahan ruang lingkup dan tetapkan tarif Anda dengan kalkulator tarif per jam.

Kapan harus tetap sederhana

Jika Anda memiliki dua atau tiga klien tetap, daftar tugas bersama, aplikasi pengatur waktu, dan templat faktur dapat membawa Anda jauh. Pindah ke alat kerja klien ketika dua pemohon bertentangan, ketika Anda tidak dapat mengatakan berapa jam yang Anda sepakati tiga bulan lalu, atau ketika Anda mengejar pembayaran yang terlambat secara manual. Tautan halaman produk asisten virtual menunjukkan bagaimana Workspace369 menangani proposal, komunikasi dan faktur, dan halaman penetapan harga memiliki paket saat ini. Workspace369 juga mendukung Otomatisasi Alur Kerja untuk pengingat dan tindak lanjut, dengan otomatisasi email di setiap paket.

Sebelum mengimpor klien sungguhan, jalankan satu bulan penuh pada data demo dan periksa apakah catatan Anda dapat diekspor.