Tracciamento spese fatturabili per il lavoro del cliente
Scopri come acquisire, approvare, documentare, fatturare e rendicontare le spese fatturabili dei clienti senza perdere ricevute, contesto del progetto o redditività.
Risposta rapida
- Una spesa fatturabile richiede contesto su cliente, progetto, ricevuta, approvazione, tasse, maggiorazione e fattura.
- Definire le regole per le spese rimborsabili prima che il costo venga sostenuto.
- Traccia separatamente le spese recuperate e non recuperate dalle tariffe professionali.
Il tracciamento delle spese fatturabili è il processo di conservazione di un costo relativo al cliente dal momento in cui viene sostenuto fino all'approvazione, fatturazione, pagamento e reporting della redditività. Una ricevuta in una cartella non è sufficiente. La spesa deve rimanere collegata al cliente, al progetto, all'accordo e alla fattura.
Definire la politica sulle spese prima dell'inizio dei lavori
La proposta o il contratto dovrebbero spiegare:
- Quali categorie di spesa sono rimborsabili
- Se è richiesta l'approvazione del cliente prima dell'acquisto
- Qualsiasi soglia di spesa
- Se sono richieste le ricevute
- Se i costi vengono trasferiti al costo o maggiorati
- Come vengono gestite tasse, conversioni di valuta e commissioni sulle carte
- Quando le spese verranno fatturate
Acquisisci un record completo delle spese
Registra ogni spesa con un contesto sufficiente affinché qualcun altro possa verificarla:
| Campo | Perché è importante |
|---|---|
| Cliente e progetto | Identifica chi ha beneficiato del costo |
| Fornitore e data | Supporta verifica e reportistica |
| Importo e valuta | Preserva la transazione originale |
| Categoria | Separa viaggi, software, prodotti, appaltatori e altre spese |
| Ricevuta o documento | Fornisce prove per il cliente e i libri contabili |
| Approvazione | Mostra il costo seguito l'accordo |
| Stato fatturabile | Distingue i costi recuperabili dal cliente dalle spese generali |
| Riferimento fattura | Conferma che il costo è stato effettivamente fatturato |
| Stato del pagamento | Conferma se il cliente lo ha rimborsato |
Separare tre stati diversi
I team mescolano comunemente spese sostenute, fatturate e riscosse. Mantienile distinte:
- Sostenuto: l'azienda ha pagato o si è impegnata per il costo.
- Fatturato: il costo era incluso in una fattura cliente.
- Raccolti: il cliente ha pagato la fattura contenente il costo.
Questa distinzione è importante per il flusso di cassa e redditività del progetto.
Aggiungi spese fatturabili alla fattura in modo chiaro
Usa una riga separata o una sezione spese con una descrizione utile. Allega le ricevute quando richiesto, ma evita di esporre acquisti interni non correlati o informazioni sensibili. Il esempi di fatture per consulenti mostra una struttura pulita.
Segnala i costi recuperati e non recuperati
Revisione:
- Spese totali di progetto
- Spese fatturabili versus non fatturabili
- Spese in attesa di approvazione
- Spese non ancora fatturate
- Spese fatturate non ancora pagate
- Markup o gestione dei ricavi
- Effetto delle spese sul margine di progetto e cliente
Workspace369 fornisce gestione spese per freelance e team di lavoro cliente mantenendo i costi accanto a clienti, progetti, fatture, pagamenti, file e report.