Tracciamento spese fatturabili per il lavoro del cliente
Scopri come acquisire, approvare, documentare, fatturare e rendicontare le spese fatturabili dei clienti senza perdere ricevute, contesto del progetto o redditività.
Cosa c'è dentro?
Definire la politica sulle spese prima dell'inizio dei lavoriAcquisisci un record completo delle speseSeparare tre stati diversiAggiungi spese fatturabili alla fattura in modo chiaroSegnala i costi recuperati e non recuperatiIl tracciamento delle spese fatturabili è il processo di conservazione di un costo correlato al cliente dal momento in cui viene sostenuto fino all'approvazione, fatturazione, pagamento e rendicontazione della redditività. Una ricevuta in una cartella non è sufficiente. La spesa deve rimanere collegata al cliente, al progetto, all'accordo e alla fattura. La flusso di lavoro di tracciamento spese freelance mostra come appare quella connessione all'interno di uno spazio di lavoro live.
Definire la politica sulle spese prima dell'inizio dei lavori
La proposta o il contratto dovrebbero spiegare:
- Quali categorie di spesa sono rimborsabili
- Se è richiesta l'approvazione del cliente prima dell'acquisto
- Qualsiasi soglia di spesa
- Se sono richieste le ricevute
- Se i costi vengono trasferiti al costo o maggiorati
- Come vengono gestite tasse, conversioni di valuta e commissioni sulle carte
- Quando le spese verranno fatturate
Acquisisci un record completo delle spese
Registra ogni spesa con un contesto sufficiente affinché qualcun altro possa verificarla:
| Campo | Perché è importante |
|---|---|
| Cliente e progetto | Identifica chi ha beneficiato del costo |
| Fornitore e data | Supporta verifica e reportistica |
| Importo e valuta | Preserva la transazione originale |
| Categoria | Separa viaggi, software, prodotti, appaltatori e altre spese |
| Ricevuta o documento | Fornisce prove per il cliente e i libri contabili |
| Approvazione | Mostra il costo seguito l'accordo |
| Stato fatturabile | Distingue i costi recuperabili dal cliente dalle spese generali |
| Riferimento fattura | Conferma che il costo è stato effettivamente fatturato |
| Stato del pagamento | Conferma se il cliente lo ha rimborsato |
Separare tre stati diversi
I team mescolano comunemente spese sostenute, fatturate e riscosse. Mantienile distinte:
- Sostenuto: l'azienda ha pagato o si è impegnata per il costo.
- Fatturato: il costo era incluso in una fattura cliente.
- Raccolti: il cliente ha pagato la fattura contenente il costo.
Questa distinzione è importante per il flusso di cassa e redditività del progetto.
Aggiungi spese fatturabili alla fattura in modo chiaro
Usa una riga separata o una sezione spese con una descrizione utile. Allega le ricevute quando richiesto, ma evita di esporre acquisti interni non correlati o informazioni sensibili. Il esempi di fatture per consulenti mostra una struttura pulita.
Segnala i costi recuperati e non recuperati
Revisione:
- Spese totali di progetto
- Spese fatturabili versus non fatturabili
- Spese in attesa di approvazione
- Spese non ancora fatturate
- Spese fatturate non ancora pagate
- Markup o gestione dei ricavi
- Effetto delle spese sul margine di progetto e cliente
Workspace369 fornisce gestione spese per freelance e team di lavoro cliente mantenendo i costi accanto a clienti, progetti, fatture, pagamenti, file e report.
Mettilo in pratica
Gestisci il follow-up dei clienti in un unico spazio di lavoro.
CRM, casella di posta, voce, fatturazione, pagamenti, progetti, file, AI e automazioni del flusso di lavoro: connessi invece che esportati.