Найкраща CRM для віртуальних асистентів у 2026 році: ретейнери, години, завдання

Що таке CRM для віртуальних асистентів (і що ні)

CRM для віртуальних асистентів — це бізнес-сторона роботи асистента: хто клієнт, скільки годин або завдань ви погодили щомісяця, хто з їхньої команди може запитувати роботу, що ви зареєстрували і що ще не сплачено. Це не заміна поштової скриньки, сховище паролів або інструмент для управління проєктами для власної команди клієнта. Зберігайте логіни клієнтів у менеджері паролів, а не в нотатках. Якщо інструмент зберігає контакти, але залишає відстеження часу та виставлення рахунків іншим програмам, угода щодо годин живе в ланцюжку електронних листів, а другий запитувач може непомітно перевищити ліміт місяця.

Як ми порівнювали ці інструменти

Ми порівняли кожен інструмент за п'ятьма однаковими критеріями, використовуючи лише сторінки цін та продуктів постачальника:

1. Початкова ціна для однієї особи, щомісячно та щорічно, як зазначено 25 жовтня 2026 року.
2. Ретейнери та покриття годин у цьому плані: відстеження часу, повторювані рахунки або ретейнери, та перетворення відпрацьованого часу на рахунок.
3. Елементи, орієнтовані на клієнта: клієнтський портал, пропозиції або контракти, а також завдання або проєкти.
4. Жорсткі обмеження на початковому плані: активні клієнти, проєкти, місця або форми для лідів.
5. Умови пробного періоду: тривалість та чи потрібна картка, за словами постачальника.

Ми не тестували швидкість, підтримку, надійність або мобільні додатки, і не використовували сторонні рейтинги. Порядок відображає відповідність для ВА, який виставляє рахунки за ретейнери та пакети годин. HubSpot та Harvest є частковими інструментами і розміщені останніми.

Найкращий CRM для віртуальних асистентів у 2026 році

1. Workspace369, найкраще для VA, які виставляють рахунки за ретейнери та погодинні пакети

Workspace369 розміщує запис клієнта, а пропозиція клієнт схвалює онлайн, договір з щомісячним банківським часом, завдання, відстеження часу з табелями обліку робочого часу, приватним клієнтським порталом та рахунки-фактури в одному місці. Cadet коштує 29 доларів на місяць для однієї особи (23,25 доларів при щорічній оплаті) і включає ретейнери, регулярні рахунки, депозити, оплачуваний час, який перетворюється на рядки рахунку, та автоматизацію подальших платежів за планом. Автоматизація електронної пошти включена, з до 3 активних робочих процесів. Знімок екрана — це демонстраційний запис, а не результат клієнта.

Обмеження: Cadet дозволяє 5 активних проєктів та одне місце, тому VA з багатьма малими клієнтами може досягти ліміту; Voyager (74 долари США на місяць, два місця, дзвінки та текстові повідомлення, спільна поштова скринька) знімає його, а додаткові місця коштують 10 доларів США на місяць від Voyager. Онлайн-бронювання, витрати та плани платежів починаються з Specialist (149 доларів США на місяць). Він не нав'язує вам ліміт годин, тому запишіть ліміт у пропозицію. 14-денний пробний період потребує картки.

Найкраще для: соло-ВА з до 5 активних проєктів клієнтів або невеликі агентства ВА на Voyager, які продають щомісячні ретейнери та хочуть мати час, завдання, портал та рахунки без додаткових програм.

2. Moxie, найкраще за найнижчою перевіреною ціною

Moxie-ն իր կայքում թվարկում է վիրտուալ օգնականների էջ։ Starter-ը $12 է ամսական, կամ $10 ամսական՝ վճարվում է տարեկան, և նրա գների էջը թվարկում է հաճախորդների և նախագծերի կառավարում, հաշիվ-ապրանքագրեր և վճարումներ, առաջարկներ, գնանշումներ և պայմանագրեր, ժամանակի հետևում, վաճառքի խողովակաշար, ձևի կառուցող և հանդիպումների պլանավորողներ։ Փորձարկումը 14 օր է, և Moxie-ի գլխավոր էջը նշում է, որ վարկային քարտ չի պահանջվում։ Եթե դուք կատարեք ստորև բերված թեստը, ապա հաշիվ-ապրանքագրի մինչև յուրաքանչյուր քայլը թվարկված է Starter-ում։ Pro-ն $25 է ամսական ($20 վճարվում է տարեկան) և ավելացնում է սպիտակ պիտակով հաճախորդի պորտալը, հատուկ տիրույթը և աշխատանքային հոսքի ավտոմատացումները:

Обмеження: Starter-ում չկա սպիտակ պիտակով պորտալ կամ ավտոմատացում, ուստի հիշեցումները և հաճախորդի թարմացումները մնում են ձեռքով մինչև Pro։ Գների էջը չի նշում կրկնվող վճարումներ, բայց Moxie-ի օգնության կենտրոնը փաստաթղթավորում է կրկնվող հաշիվ-ապրանքագրեր և վճարման պլաններ՝ առանց պլանի դարպասի, այնպես որ հաստատեք դրանք Starter-ում, նախքան պայմանագրի համար պլանավորելը:

Найкраще для: новим віртуальним асистентам, які хочуть пропозиції, відстеження часу та рахунки-фактури дешево та можуть вручну відстежувати оновлення.

3. Plutio, найкраще для плану "все включено" для індивідуальних користувачів

Plutio перелічує проекти, рахунки-фактури, контракти, планувальники та форми як основні функції на кожному плані. Core коштує $19 на місяць ($190 при щорічній оплаті) і включає 100 ГБ сховища; на сторінці зазначено, що проекти, рахунки-фактури, контракти, планувальники, форми та відстеження часу є на кожному плані. Пробний період триває 7 днів, і на сторінці зазначено, що картка не потрібна. Пастка полягає в обмеженні: Core дозволяє 9 активних клієнтів і жодного співавтора, а пробний період дозволяє 3 активних клієнтів. Підрахуйте клієнтів, яким ви активно надаєте послуги, перш ніж почати; десятий переведе вас на Pro за $49 на місяць.

Обмеження: тільки для соло-коучів на Core, 500 дій робочого процесу на місяць, а брендування є додатковою опцією. Агентство віртуальних асистентів, що зростає, з кількома помічниками швидко його переросте.

Найкраще для: індивідуальний VA з невеликим, стабільним списком клієнтів, який хоче отримати всі модулі з першого дня.

4. Bonsai, найкраще для погодинної оплати за користувача

Bonsai стягує плату за користувача. Basic коштує $15 на місяць ($9 при щорічній оплаті) з відстеженням часу, завданнями, необмеженою кількістю проектів та CRM. Essentials, за $25 на місяць ($19 при щорічній оплаті), додає рахунки-фактури та платежі, рахунки-фактури за роялті та підписку, пропозиції та контракти, форми, планування, клієнтський портал та відстеження витрат. Пробний період триває 7 днів, після чого Bonsai запитує дані картки для продовження. Спробуйте Essentials, а не Basic, оскільки Basic не може надсилати рахунки-фактури. Elite коштує $49 на місяць при щорічній оплаті ($59 щомісяця) з мінімумом у три користувачі, тому він має значення лише після найму.

Обмеження: рахунки-фактури та портал не входять до Basic, а власні поля та завдання клієнта та обмін повідомленнями починаються з Premium ($39 на місяць, $29 при щорічній оплаті).

Найкраще для: ВА, які виставляють рахунки за годину та додають субпідрядників по одному місцю за раз.

5. HoneyBook, найкраще для пакетних послуг VA

HoneyBook Starter коштує $29 на місяць при щорічній оплаті і включає необмежену кількість клієнтів та проєктів, рахунки-фактури та платежі, пропозиції та контракти, календар, клієнтський портал та базові звіти. Його FAQ містить 30-денну пробну версію без необхідності кредитної картки. Якщо ви продаєте фіксовані пакети, такі як налаштування управління поштою, потік від запиту до оплати добре підходить. Сторінка ціноутворення також містить 60-денну гарантію повернення грошей, що знижує ризик тестування на реальній роботі. Starter коштує $29 на місяць при щорічній оплаті; щомісячна ціна Starter — див. сайт.

Обмеження: Starter дозволяє до 2 активних форм для потенційних клієнтів. Сторінка цін не вказує відстеження часу або його план, хоча довідковий центр HoneyBook описує Time Tracker, який додає оплачувані години до рахунків-фактур, тому підтвердьте це в пробному періоді, перш ніж покладатися на нього для обмеження годин. Essentials ($49 на місяць при щорічній оплаті, $59 щомісяця) додає планувальник, автоматизацію, до 10 форм для потенційних клієнтів та до 2 членів команди, крім власника облікового запису.

Найкраще для: ВА, які продають фіксовані пакети, а не відпрацьовані години.

6. Dubsado, найкраще для онбордингу з великою кількістю форм

Dubsado Starter коштує $335 на рік, а Premier — $525 на рік; щомісячні ціни дивіться на сайті. Пробний період триває 21 день з повним доступом до Premier та без необхідності введення картки. Обидва плани включають необмежену кількість клієнтів та проектів, виставлення рахунків та планів платежів, клієнтські портали, шаблони форм та необмежену кількість проектів; три додаткові користувачі безкоштовні. Starter має одну активну форму захоплення потенційних клієнтів, а публічні пропозиції, планування, автоматизовані робочі процеси та інтеграція з бухгалтерським обліком потребують Premier.

Обмеження: Сторінка ціноутворення не містить відстеження часу, але довідковий центр Dubsado стверджує, що відстеження часу є функцією Premier, яка застосовує записи до рахунків-фактур, тому Starter потребує іншого інструменту для годин. Місячна ціна — див. сайт, тому перевірте її, якщо ви не бажаєте платити щорічно.

Додаткові бренди коштують 10 доларів США на місяць кожен, що допомагає, якщо ви керуєте другим брендом VA, а користувачі понад три безкоштовні цінуються в діапазонах на сторінці.

Найкраще для: ВА з повторюваною анкетою для онбордингу, які створять форми один раз.

7. HubSpot CRM та Harvest, найкраще як часткові інструменти

Безкоштовна CRM HubSpot стверджує, що вона безкоштовна для 2 користувачів, з 1000 контактів та без обмеження часу і без необхідності картки. Сторінка показує контакти, конвеєри угод, завдання та дії, а також звіти, але без відстеження часу, клієнтського порталу або білінгу за підпискою, тому вона охоплює контакти та конвеєр. Harvest має безкоштовний план з 1 місцем та 2 проєктами, включаючи відстеження часу, виставлення рахунків та відстеження витрат, а Teams починається від $9 за місце на місяць при щорічній оплаті ($11 щомісяця) з 30-денною пробною версією. Harvest стверджує, що кредитна картка не потрібна для пробної версії.

Обмеження: жоден з них не перелічує клієнтський портал, пропозиції або регулярні платежі за ретейнерами в описаних планах.

Найкраще для: VA, якому потрібен лише безкоштовний список контактів (HubSpot) або лише погодинне відстеження та рахунки-фактури (Harvest). Будь-який з них може бути поруч з легшим інструментом, але тоді угода щодо годин, завдання та рахунок-фактура живуть у трьох місцях, що є відхиленням, якого намагається уникнути цей посібник.

Порівняння пліч-о-пліч

Який інструмент підходить для вашого бізнесу ВА?

Workspace369 у дії для щомісячного клієнта з ретейнером

Ось як виглядає тест на обмеження годин нижче в Workspace369. Обидва скріншоти з демонстраційного робочого простору з тестовими даними (бізнес з деталізації автомобілів на плані Commander), а не з облікового запису VA та не з результату клієнта.

Дошка показує 10 активних проектів у стовпцях стадій, кожна картка з індикатором прогресу, бюджетом та днями, що залишилися. Бічна панель містить список клієнтів, запитів, проектів, календаря, завдань, нагадувань, відстеження часу, пропозицій та рахунків-фактур. VA буде вести один проект на ретейнерного клієнта: завдання від кожного запитувального розміщуються на проекті, а відстеження часу таймери та табелі обліку робочого часу реєструються проти нього. Cadet дозволяє 5 активних проєктів; ця демонстрація на Commander.

Редактор рахунків-фактур показує деталі зліва та попередній перегляд для клієнта справа, з уже застосованим частковим платежем. Наприкінці місяця ви перетворюєте зареєстровані години на рядки рахунку-фактури, а аванс повторює той самий рахунок-фактуру щомісяця. Клієнт бачить проект, повідомлення та рахунок-фактуру в портал клієнта замість цього в ланцюжку електронних листів. Вкладка «План оплати» на цьому скріншоті потребує Specialist або вище.

Налаштуйте клієнта як аванс з погодинним банком, і лічильник годин показує затверджені години, години, що чекають на ваше затвердження, та залишок, з сповіщеннями на 80% та 100% годин місяця. Банки годин авансу є на кожному плані.

Що він не робить для віртуального асистента: він не зупиняє роботу за лімітом, тому домовтеся в пропозиції, що станеться з додатковими годинами. Це не сховище паролів. Онлайн-бронювання починається з Specialist.

Проведіть тест обмеження годин під час пробного періоду

Проведіть одного вигаданого клієнта через місяць у кожному інструменті, який ви відберете:

1. Запишіть угоду щодо погодинної оплати та включені завдання, і надішліть це як пропозицію або брифінг, який схвалює клієнт.
2. Створіть проєкт із завданнями від двох різних запитувачів у клієнта.
3. Записуйте час для обох за допомогою таймера, а потім редагуйте один запис у табелі обліку робочого часу.
4. Перевищте місячний ліміт, потім напишіть клієнту повідомлення про це та додайте розбивку годин.
5. Перетворіть відпрацьований час на рахунок та налаштуйте рахунок за ретейнер на наступний місяць.
6. Експортуйте записи клієнта та перевірте, що виходить.

Якщо ви проведете тест, найкращий інструмент буде зберігати завдання, час, повідомлення та рахунок в одному записі клієнта, а загальна сума рахунку відповідатиме вашому табелю обліку робочого часу. Будь-яка невідповідність є витоком, для виявлення якого побудований цей тест. Спочатку оцініть додаткові години за допомогою безкоштовного конструктор запитів на зміну обсягу робіт і встановіть свою ставку за допомогою калькулятор погодинної ставки.

Коли варто спростити

Якщо у вас є два або три постійних клієнта, спільний список завдань, додаток для таймера та шаблон рахунку можуть вам дуже допомогти. Перейдіть до інструменту для роботи з клієнтами, коли двоє запитувачів конфліктують, коли ви не можете сказати, про які години ви домовилися три місяці тому, або коли ви вручну вимагаєте прострочені платежі. сторінка продукту для віртуальних асистентів показує, як Workspace369 обробляє пропозиції, комунікації та рахунки-фактури, і сторінка цін має поточні плани. Workspace369 також підтримує Автоматизація робочих процесів для нагадувань та подальших дій, з автоматизацією електронної пошти на кожному плані.

Перед імпортом реальних клієнтів запустіть один повний місяць на демонстраційних даних і перевірте, чи можна експортувати ваші записи.