9 封能獲得回覆的發票後續追蹤電子郵件範本 (2026)

大多數未付款發票並非被拒絕 — 而是被埋沒。在適當的時機發送簡短、禮貌的後續通知通常足以讓其付款，而下面的範本可以複製、替換括號內的內容，並在一分鐘內寄出。

措辭的影響力不如節奏—— 逾期付款追蹤序列 對應時間；本指南提供確切的電子郵件。

快速回答：後續追蹤的頻率

在到期日前兩三天發送友善的提醒，在到期日當天發送簡短通知，三天後發送較嚴厲的通知，七天後發送直接通知，以及最後一份說明截止日期的通知。大多數發票會在第二次或第三次聯繫時收到付款，因此請保持每封電子郵件簡短，並在最後通知前都假設對方是善意的。如果最後通知後沒有回覆，請停止發送電子郵件並拿起電話。

範本 1：寄送發票

何時使用： 工作獲批准或交付的瞬間 — 後續追蹤從此開始，而非在到期日之後。

主旨： 發票 數字 從 業務 — 到期 日期

嗨 名字,

再次感謝 專案 / X 上的工作。發票 數字 為了 金額 已附加，到期 日期.

您可以在此处查看和支付： 付款連結

有關這些線條的任何問題，請直接回覆。

名稱

範本 2：友善的預到期提醒

何時使用： 在到期日前兩到三天，特別是對於新客戶或較大金額。

主旨： 快速提醒 — 發票 數字 到期 日期

嗨 名字,

一個小提醒，該發票 數字 為了 金額 將於 日期。付款連結在此，若有幫助： 付款連結

如果您這邊有任何遺漏 — 如採購訂單號碼、不同的帳單聯絡人 — 請回覆，我會今天處理。

名稱

範本 3：今日到期

何時使用： 到期日的早晨。語氣輕鬆，零壓力。

主旨： 發票 數字 今天到期

嗨 名字,

發票 數字 為了 金額 今天到期。您可以在幾分鐘內在此付款： 付款連結

如果付款已在處理中，請忽略此訊息 — 謝謝您。

名稱

範本 4：遲繳三天

何時使用： 逾期三天。仍然有希望，但現在您正在尋求回覆。

主旨： 追蹤發票 數字

嗨 名字,

發票 數字 為了 金額 到期日為 日期，而且我還沒看到付款。連結在此： 付款連結

如果卡在核准佇列中，或發票有任何錯誤，請回覆，我們會修復。

名稱

範本 5：遲繳七天

何時使用： 延遲一週。放棄委婉的開場白，直接提問。

主旨： 發票 數字 — 延遲 7 天

嗨 名字,

發票 數字 為了 金額 現在已經過了七天 日期 今天到期。您可以在幾分鐘內在此付款： 付款連結

如果您的端有問題，我寧願聽到，也不願猜測 — 請回覆，我們會一起解決。

名稱

範本 6：付款計畫優惠

何時使用： 客戶回覆說現金周轉困難，或者您感覺總金額是個阻礙。

主旨： 拆分發票 數字 分成較小的付款

嗨 名字,

感謝您的坦誠相告。如果全額 金額 現在很難，我們可以分開處理 — 例如 兩筆 X 元的付款／三筆 Y 元的月度付款，第一個在 日期.

回覆我可行的內容，我將在同一張發票上設定： 付款連結

名稱

僅提供企業實際能夠承擔的條款，並將約定的時間表寫下來。付款計畫和分期餘額是標準的 更快收到款項，不是恩惠。

範本 7：最後通知

何時使用： 延遲 14 天以上無回覆，或違反付款承諾。請說明實際截止日期和實際下一步行動。

主旨： 最後通知 — 發票 數字，付款截止日期為 截止日期

嗨 名字,

這是一份最後的提醒，發票 數字 為了 金額，到期 日期，仍未付款。請於 截止日期: 付款連結

如果屆時仍未收到付款或回覆， 帳戶將進入催收程序 / 專案工作暫停 / 根據我們的協議收取滯納金.

我更希望直接處理 — 請回覆或致電給我 數字.

名稱

下一步必須是您實際會採取的步驟，並且應該與合約內容一致。

範本 8：付款後 — 感謝

何時使用： 付款入帳的當天。在這裡花費三十秒可以為下一張發票贏得好感。

主旨： 付款已收到 — 謝謝

嗨 名字,

發票付款 數字 已收到 — 謝謝。收據已附上，餘額已結清。

期待下一次。

名稱

範本 9：轉為電話溝通

何時使用： 最後通知已過期，電子郵件無人回覆，或線程陷入循環。發送此訊息以安排通話，然後在電話中說明您的觀點。

主旨： 我們能否談談發票 數字 本週？

嗨 名字,

電子郵件似乎沒有到達正確的人，所以我想打電話給您。您有十分鐘的時間嗎？ 天 關於 時間?

我想約定發票的付款日期 數字 (金額），然後我們才能進一步處理。

名稱, 電話號碼

在通話本身，保持相同的結構：說明發票名稱和金額，詢問阻礙因素，同意日期，並立即透過電子郵件確認。

每次跟進應包含的內容

無論是何種接觸方式，電子郵件都需要相同的六項內容。缺少一項就會導致回覆延遲而不是付款：

• 發票號碼，在主旨行和內文中
• 應付確切金額
• 原始到期日（以及逾期後的遲繳天數）
• 直接付款連結 — 而非「登入並尋找」
• 一個明確的要求：付款、回覆日期或致電
• 人工簽核，附真實姓名

對於文字長度的版本， 付款提醒訊息範例 涵蓋簡訊措辭，以及免費 付款提醒產生器 從相同的部分組裝一個可立即發送的訊息。

什麼會導致回覆中斷

• 寫一篇論文。 超過六七行，客戶就會略讀並繼續前進。
• 為您的詢問致歉。 「抱歉打擾您」告訴客戶發票是可以協商的。事實並非如此。
• 過早發怒。 向只是錯過第一封郵件的客戶發送帶有威脅性的第二封郵件，會讓您失去關係和推薦機會。
• 重複發送同一封電子郵件。 完全相同的後續追蹤會在腦中被過濾為垃圾郵件。每一次接觸都應該比上一次更簡短、更堅定。
• 沒有付款連結。 電子郵件和付款畫面之間的每多一個步驟，付款就可能失敗。
• 追蹤錯誤的人。 如果回覆是「我不處理付款」，請詢問誰處理，並在當天重新處理該線程。

讓排程自動運行

這種節奏手動操作還可以——直到您變得忙碌為止，因為跟進是第一個被忽略的任務。解決方案是建立一個自動發送系統，您只需在有人回覆時介入。

Workspace369 是圍繞該系統建立的。 發票 各自擁有狀態和到期日，所有方案均包含付款追蹤和到期日提醒，每月最低 29 美元起，且每次提醒都會與客戶記錄一起發送 — 因此今天早上付款的客戶今天下午不會收到「我的錢在哪裡」的電子郵件。此 發票電子郵件範本指南 涵蓋除了後續追蹤之外的所有標準發票電子郵件。

當您想要安排整個序列時 — 預到期通知、到期日提醒、逾期通知，透過電子郵件和簡訊 — 工作流程自動化 為您運行。Commander 計畫每月 $299 起，包含十個座位，提供無限步驟、定時等待和預製範本的電子郵件和簡訊自動化，因此本文中的流程將成為設定任務，而不是每週的瑣事。比較方案請參閱 價格頁面，或 在 Commander 上開始 14 天試用 並自動化一個實際的發票序列。

無論如何，規則保持不變：簡短的電子郵件、穩定的頻率，以及每封郵件中的付款連結。