Cara menjejaki keuntungan agensi

Keuntungan agensi bukanlah satu nombor papan pemuka. Ia adalah hubungan antara apa yang diperoleh agensi, kos penyampaian, apa yang berubah, apa yang dibilkan, dan apa yang sebenarnya dikumpulkan.

Bulan yang menguntungkan boleh menyembunyikan pelanggan yang tidak menguntungkan. Pasukan yang sibuk boleh menyembunyikan harga yang lemah. Penggunaan yang tinggi boleh menyembunyikan kerja semula dan penambahan skop. Hasil yang ditempah yang kukuh boleh menyembunyikan invois lewat dan baki yang belum dibayar.

Matlamatnya adalah untuk mengukur keuntungan pada tahap di mana agensi masih boleh bertindak: pelanggan, projek, barisan perkhidmatan, dan penglibatan berulang.

Mulakan dengan empat input yang boleh dipercayai

1. Hasil yang diiktiraf

Gunakan hasil yang dikaitkan dengan kerja yang disiapkan dalam tempoh pengukuran. Jangan secara automatik menganggap setiap invois yang dihantar atau pembayaran yang diterima sebagai hasil untuk tempoh yang sama apabila penghantaran merangkumi beberapa bulan.

Dasar perakaunan anda mungkin memerlukan peraturan pengiktirafan yang berbeza. Model operasi harus tetap menggunakan kaedah yang konsisten supaya projek dapat dibandingkan secara bertanggungjawab.

2. Kos buruh langsung

Kira kos orang yang menyampaikan kerja, bukan jumlah yang dibilkan kepada pelanggan.

Kos buruh sejam praktikal boleh termasuk gaji atau kos kontraktor ditambah peruntukan untuk cukai gaji dan faedah. Tentukan sama ada kos operasi termasuk dalam nombor ini atau dalam pandangan margin sumbangan yang berasingan, kemudian kekal konsisten.

3. Perbelanjaan projek langsung

Sertakan kos yang boleh dikaitkan dengan penglibatan, seperti pekerja bebas, media, pengeluaran, perjalanan, perisian yang dibeli untuk projek, percetakan, aset stok, dan kos yang boleh dibayar balik.

Jejaki sama ada perbelanjaan disertakan dalam yuran, boleh dibilkan kepada pelanggan, ditanda harga, atau diserap.

4. Masa penghantaran

Jejaki masa yang cukup untuk memahami usaha mengikut pelanggan, projek, tugas, peranan, dan status boleh dibilkan. Tujuannya bukanlah pengawasan pekerja. Tujuannya adalah untuk mengetahui sama ada penetapan harga dan skop mencerminkan kerja yang dilakukan oleh agensi.

Formula keuntungan teras agensi

Keuntungan kasar projek

recognized project revenue - direct labor cost - direct project expenses

Peratusan margin kasar projek

project gross profit / recognized project revenue

Jika projek mengenali hasil $20,000, menggunakan $9,000 buruh langsung, dan menanggung perbelanjaan langsung $1,000:

• Keuntungan kasar ialah $10,000.
• Margin kasar ialah 50%.

Kadar sejam yang berkesan

recognized revenue / total delivery hours

Ini berguna untuk kerja fi-tetap dan retainer kerana ia mendedahkan nilai yang direalisasikan setiap jam walaupun jam tidak ditunjukkan kepada pelanggan.

Penggunaan boleh diduit

billable hours / available working hours

Tentukan waktu operasi dengan teliti. Alih keluar cuti yang diluluskan dan tentukan cara cuti umum, latihan, pengurusan, dan pelaburan dalaman dikendalikan.

Kadar realisasi

recognized billable value / standard billable value of time worked

Realisasi menyorot diskaun, hapus kira, kebocoran skop, dan penetapan harga yang tidak meliputi usaha yang dihantar.

Kadar pengumpulan

cash collected / invoices due

Margin di atas kertas tidak menyelesaikan masalah aliran tunai. Jejaki pengebilan dan kutipan bersama ekonomi penghantaran.

Bina pandangan keuntungan pelanggan

Untuk setiap pelanggan, semak:

• Pendapatan yang diiktiraf.
• Kos buruh langsung.
• Perbelanjaan langsung.
• Keuntungan kasar dan margin kasar.
• Jam penghantaran dan kadar sejam yang berkesan.
• Buka invois dan akaun belum terima yang lewat.
• Perubahan skop dan kerja yang belum dibilkan.
• Diskaun, kredit, dan hapus kira.
• Beban pengurusan akaun dan sokongan.
• Kemungkinan pembaharuan atau pengembangan.

Keuntungan pelanggan sepatutnya merangkumi semua projek aktif dan kerja berulang untuk tempoh pengukuran. Projek utama yang menguntungkan boleh menyembunyikan pengekalan sokongan yang berharga rendah pada akaun yang sama.

Bina pandangan keuntungan projek

Pelaporan peringkat projek harus menjawab:

1. Berapa yang kami jangkakan untuk peroleh?
2. Kerja manakah yang kita bersetuju untuk sampaikan?
3. Berapa yang telah disiapkan?
4. Berapa banyak masa dan perbelanjaan telah digunakan?
5. Berapa yang telah diinvois?
6. Berapa yang telah dikumpulkan?
7. Apa yang masih berisiko?

Bandingkan anggaran dengan penghantaran sebenar semasa kerja masih aktif. Postmortem boleh meningkatkan penetapan harga masa depan, tetapi ia tidak boleh melindungi margin semasa.

Workspace369 menyambungkan projek, tugasan, masa, perbelanjaan, cadangan, invois, pembayaran, aktiviti pelanggan, fail, komunikasi dan laporan supaya nombor mengekalkan konteks operasi.

Jejaki retainer secara berasingan

Retainer memerlukan pandangan kapasiti dan skop selain pandangan hasil.

Ukur:

• Yuran berulang.
• Perkhidmatan atau kapasiti yang disertakan.
• Jam yang digunakan atau unit penghantaran.
• Buruh dan perbelanjaan langsung.
• Lebihan diluluskan dan dibilkan.
• Kapasiti dan gulungan yang tidak digunakan.
• Permintaan di luar skop.
• Kadar sejam yang berkesan.
• Margin kasar.

Yuran retainer boleh kelihatan stabil kerana hasil berulang setiap bulan sementara margin perlahan-lahan merosot melalui mesyuarat tambahan, semakan, pelaporan, dan sokongan yang tidak dijejak.

Jangan kelirukan penggunaan dengan kesihatan

Penggunaan penting kerana agensi menjual kepakaran dan kapasiti. Ia tidak menceritakan keseluruhan cerita.

Agensi boleh mempunyai penggunaan yang tinggi dan keuntungan yang lemah apabila:

• Kadar terlalu rendah.
• Orang kanan melakukan kerja junior.
• Projek yuran tetap melebihi anggaran.
• Kerja semula adalah perkara biasa.
• Perubahan skop tidak diluluskan.
• Invois tertangguh.
• Pelanggan membayar lewat atau mempertikaikan caj.
• Kerja tertumpu pada perkhidmatan margin rendah.

Semak penggunaan dengan kadar sejam yang berkesan, margin, realisasi, kesihatan projek, dan akaun belum terima.

Cipta irama operasi

Mingguan

• Rekod masa dan perbelanjaan yang hilang.
• Projek menghampiri ambang bajet atau tarikh akhir.
• Perubahan skop baharu dan status kelulusan.
• Kerja selesai tetapi belum sedia untuk dibilkan.
• Keputusan klien yang lewat dan kerja yang terhalang.

Bulanan

• Margin mengikut pelanggan, projek, dan barisan perkhidmatan.
• Kadar sejam yang berkesan.
• Penggunaan dan realisasi boleh diduit.
• Invois dihantar, perlu dibayar, tertunggak, dan dikutip.
• Penggunaan retainer dan lebihan.
• Ramalan berbanding kapasiti dan hasil sebenar.

Suku tahunan

• Perubahan harga dan kadar.
• Tumpuan pelanggan dan risiko akaun.
• Keuntungan baris perkhidmatan.
• Campuran pengambilan pekerja dan kontraktor.
• Kos alatan dan penghantaran.
• Akaun untuk dikembangkan, direka semula atau keluar.

Gunakan isyarat keuntungan untuk membuat keputusan

Harga semula

Naikkan atau susun semula harga apabila kerja berulang menggunakan lebih banyak kapasiti daripada yang disokong oleh model komersial.

Ubah skop

Jelaskan pengecualian, had kelulusan, bilangan semakan, jangkaan respons, dan peraturan lebihan.

Staf semula

Pindahkan kerja kepada peranan yang sesuai sambil mengekalkan kualiti dan akauntabiliti.

Standard

Templat dan aliran kerja yang boleh diulang mengurangkan persediaan dan kerja semula yang boleh dielakkan, tetapi ia harus mengekalkan ruang untuk pertimbangan pakar.

Tingkatkan kutipan

Pendekkan kelewatan antara penyiapan, invois, tarikh akhir, peringatan, dan penyelesaian. Pemilik akaun memerlukan konteks pembayaran sebelum perbualan pelanggan.

Kesalahan pengukuran biasa

Menggunakan kadar pengebilan sebagai kos buruh

Kadar pengebilan ialah logik hasil. Kos buruh ialah ekonomi penghantaran.

Mengabaikan kerja pelanggan yang tidak boleh dibilkan

Mesyuarat, semakan, pengurusan akaun, dan sokongan masih menggunakan kapasiti walaupun ia tidak muncul pada invois.

Membandingkan tempoh skop yang berbeza

Hasil, jam, dan perbelanjaan mesti merujuk kepada kerja dan tempoh yang sama.

Menunggu sehingga projek tamat

Keuntungan paling berharga apabila pasukan masih boleh menukar skop, kakitangan, jadual, atau pengebilan.

Menjejaki nombor tanpa keputusan

Setiap laporan harus mempunyai ambang, pemilik, dan tindakan. Papan pemuka margin yang tiada siapa yang menyemak adalah hiasan.

Cadangan akhir

Jejaki keuntungan daripada rekod pelanggan dan projek ke luar. Mulakan dengan hasil yang diiktiraf, kos buruh langsung, perbelanjaan langsung, dan masa penghantaran. Tambahkan penggunaan, realisasi, kadar sejam berkesan, invois, dan kutipan apabila model operasi matang.

Guna perisian penjejakan masa agensi untuk mengekalkan konteks penghantaran, perisian pengebilan perkhidmatan profesional untuk menyambungkan rekod komersial, dan perisian keuntungan projek untuk agensi untuk menyimpan keputusan berdekatan dengan kerja.