Leitfaden zur Berechnung der Projektrentabilität

Projektrentabilität misst, was nach dem Vergleich der Einnahmen aus einem Projekt mit den Kosten für dessen Lieferung übrig bleibt. Agenturen entdecken oft Margenprobleme zu spät, weil Angebote, Zeit, Rechnungen von Auftragnehmern, Softwarekosten, Ausgaben, Kundenänderungen, Rechnungen und Zahlungen in separaten Systemen leben. Für den Nachverfolgungs-Workflow rund um diese Formeln – wer was wann prüft – siehe wie man die Rentabilität von Agenturen verfolgt, und Grundlagen der Agentur-Rentabilität für die zugrunde liegende operative Disziplin.

Kernformeln für die Rentabilität von Projekten

Projektgewinn = anerkannter Projektumsatz - direkte Projektkosten

Projektmarge in % = Projektgewinn / Projektumsatz * 100

Beispiel:

Entscheiden Sie, welche Umsatzkennzahl verwendet werden soll

Vertragswert, Rechnungsbetrag, ausgewiesener Umsatz und eingenommenes Geld sind nicht austauschbar. Für Lieferentscheidungen kann der ausgewiesene Umsatz angemessen sein. Für die Überprüfung des Cash-Risikos vergleichen Sie auch Rechnungen und Einnahmen. Beschriften Sie die Methode klar, damit das Team keine inkonsistenten Berichte vergleicht.

Arbeitskosten berechnen statt Abrechnungssatz verwenden

Der Abrechnungssatz des Kunden ist Umsatz, nicht Arbeitskosten. Schätzen Sie die internen Kosten der Lieferung anhand des Gehalts oder der Kosten des Auftragnehmers zuzüglich der Arbeitgeberkosten und der von Ihrem Finanzteam als angemessen erachteten Zuweisungsmethode. Konsistenz ist wichtiger, als zu behaupten, ein Modell passe zu jeder Agentur.

Direkte Lieferkosten einschließen

Abhängig von der Vereinbarung können direkte Kosten beinhalten:

• Mitarbeiterlohn
• Auftragnehmer und Freiberufler
• Projektspezifische Software oder Daten
• Reise und Unterkunft
• Druck, Produkte, Materialien oder Fulfillment
• Zahlungs- oder Transaktionskosten
• Genehmigte Abschreibungen und Gutschriften
• Andere Kosten, die ohne das Projekt nicht entstehen würden

Verwenden Sie eine Workflow zur Nachverfolgung abrechenbarer Ausgaben um Kosten, die vom Kunden erstattet werden, von Kosten, die von der Agentur getragen werden, zu unterscheiden.

Umfang und Marge zusammen prüfen

Eine geringe Marge ist oft ein Problem der Umfangverwaltung, bevor es ein Finanzproblem wird. Vergleichen Sie das ursprüngliche Angebot und Budget mit neuen Anfragen, Besprechungen, Überarbeitungen, Aufgaben, Zeit und Lieferterminen. Das erleichtert die Entscheidung, ob neu umrissen, Personal geändert, eine Änderungsbestellung ausgestellt oder zukünftige Preise überarbeitet werden sollen.

Führende Indikatoren vor Abschluss verfolgen

Nützliche Frühindikatoren umfassen:

• Verbrauchtes Budget im Vergleich zum Lieferfortschritt
• Geplante vs. tatsächliche Stunden
• Effektiver realisierter Satz
• Nicht genehmigte Umfangsänderungen
• Abweichung bei Auftragnehmer- und Spesenkosten
• Unberechnete Zeit und Ausgaben
• Rechnungsalterung und Zahlungsverzug
• Team-Arbeitslast und Lieferrisiko

Software zur Projektrentabilität für Agenturen sollten diese Signale verbinden, während das Team noch handeln kann, und nicht erst nach Monatsende zusammenstellen.