Cum să urmăriți profitabilitatea agenției

Profitabilitatea agenției nu este un singur număr pe un tablou de bord. Este relația dintre ceea ce a câștigat agenția, costul livrării, ce s-a schimbat, ce a fost facturat și ce a fost efectiv încasat.

O lună profitabilă poate ascunde un client neprofitabil. O echipă ocupată poate ascunde prețuri slabe. O utilizare ridicată poate ascunde refacerea lucrării și extinderea scopului. Veniturile booked puternice pot ascunde facturi restante și solduri neplătite.

Scopul este de a măsura profitabilitatea la nivelul la care agenția poate încă acționa: client, proiect, linie de servicii și angajament recurent.

Începe cu patru intrări fiabile

1. Venituri recunoscute

Utilizați veniturile atribuibile muncii finalizate în perioada de măsurare. Nu tratați automat fiecare factură emisă sau plată primită ca venit pentru aceeași perioadă, atunci când livrarea se extinde pe mai multe luni.

Politica ta contabilă poate necesita reguli de recunoaștere diferite. Modelul operațional ar trebui totuși să utilizeze o metodă consecventă, astfel încât proiectele să poată fi comparate în mod responsabil.

2. Costul forței de muncă directe

Calculați costul persoanelor care livrează munca, nu suma facturată clientului.

Un cost practic al forței de muncă pe oră poate include salariul sau costul contractorului plus o alocare pentru impozitele pe salarii și beneficii. Decideți dacă cheltuielile generale intră în acest număr sau într-o vizualizare separată a marjei de contribuție, apoi rămâneți consecvent.

3. Cheltuieli directe de proiect

Includeți costurile atribuibile angajamentului, cum ar fi freelanceri, media, producție, călătorii, software achiziționat pentru proiect, imprimare, active stoc și costuri rambursabile.

Urmăriți dacă o cheltuială este inclusă în taxă, facturabilă clientului, majorată sau absorbită.

4. Timp de livrare

Urmăriți suficient timp pentru a înțelege efortul pe client, proiect, sarcină, rol și stare facturabilă. Scopul nu este supravegherea angajaților. Scopul este de a ști dacă prețurile și scopul reflectă lucrarea pe care o efectuează agenția.

Formule de baza pentru profitabilitatea agentiilor

Profit brut proiect

recognized project revenue - direct labor cost - direct project expenses

Procent marjă brută proiect

project gross profit / recognized project revenue

Dacă un proiect generează 20.000 USD venituri, utilizează 9.000 USD forță de muncă directă și implică 1.000 USD cheltuieli directe:

• Profitul brut este de 10.000 USD.
• Marja brută este de 50%.

Rată orară efectivă

recognized revenue / total delivery hours

Acest lucru este util pentru lucrările cu preț fix și cu retainer, deoarece dezvăluie valoarea realizată pe oră, chiar și atunci când orele nu sunt afișate clientului.

Utilizare facturabilă

billable hours / available working hours

Definiți cu atenție orele disponibile. Eliminați concediile aprobate și decideți cum sunt gestionate sărbătorile, formarea, managementul și investițiile interne.

Rata de realizare

recognized billable value / standard billable value of time worked

Realizarea evidențiază reduceri, anulări, scurgeri de scop și prețuri care nu acoperă efortul livrat.

Rata de colectare

cash collected / invoices due

Marja pe hârtie nu rezolvă problemele de flux de numerar. Urmăriți facturarea și încasările alături de economia livrării.

Creați o vizualizare a profitabilității clientului

Pentru fiecare client, revizuiți:

• Venituri recunoscute.
• Costul forței de muncă directe.
• Cheltuieli directe.
• Profit brut și marjă brută.
• Orele de livrare și rata orară efectivă.
• Deschide facturile și creanțele restante.
• Modificări de scop și lucrări nefacturate.
• Reduceri, credite și anulări.
• Încărcare de management de cont și suport.
• Probabilitatea de reînnoire sau extindere.

Profitabilitatea clientului ar trebui să includă toate proiectele active și munca recurentă pentru perioada de măsurare. Un proiect emblematic profitabil poate ascunde un abonament de suport subevaluat pe același cont.

Creați o vizualizare a profitabilității proiectului

Raportarea la nivel de proiect ar trebui să răspundă:

1. Ce ne așteptam să câștigăm?
2. Ce lucrare am agreat să livrăm?
3. Ce a fost finalizat?
4. Cât timp și cheltuieli au fost consumate?
5. Ce a fost facturat?
6. Ce a fost colectat?
7. Ce rămâne în pericol?

Compară livrarea efectivă cu estimarea cât timp lucrarea este încă activă. O analiză post-mortem poate îmbunătăți prețurile viitoare, dar nu poate proteja marja curentă.

Workspace369 conectează proiecte, sarcini, timp, cheltuieli, propuneri, facturi, plăți, activitatea clienților, fișiere, comunicare și rapoarte, astfel încât cifrele să păstreze contextul operațional.

Urmăriți separat contractele pe termen lung

Retainerele necesită o vizualizare a capacității și a scopului, pe lângă o vizualizare a veniturilor.

Măsurați:

• Taxă recurentă.
• Servicii sau capacitate incluse.
• Ore utilizate sau unități de livrare.
• Muncă directă și cheltuieli.
• Depășiri aprobate și facturate.
• Capacitate neutilizată și report.
• Solicitări în afara domeniului de aplicare.
• Rată orară efectivă.
• Marja brută.

Un retainer poate părea stabil deoarece veniturile se repetă lunar, în timp ce marja se erodează lent prin întâlniri suplimentare, revizuiri, raportare și suport neînregistrat.

Nu confundați utilizarea cu starea de sănătate

Utilizarea contează deoarece agențiile vând expertiză și capacitate. Nu spune întreaga poveste.

O agenție poate avea o utilizare ridicată și o profitabilitate slabă atunci când:

• Tarifele sunt prea mici.
• Persoanele senior fac muncă junior.
• Proiectele cu preț fix depășesc estimarea.
• Refacerea lucrării este comună.
• Modificările de scop nu sunt aprobate.
• Facturile sunt întârziate.
• Clienții plătesc târziu sau contestă facturile.
• Lucrul este concentrat pe servicii cu marjă mică.

Revizuiți utilizarea cu rata orară efectivă, marja, realizarea, starea proiectului și creanțele.

Creeaza un ritm operational

Săptămânal

• Înregistrări de timp și cheltuieli lipsă.
• Proiecte care se apropie de pragurile bugetare sau de termen limită.
• Modificări noi ale domeniului de aplicare și stadiul aprobării.
• Lucrare finalizată, dar nu gata de facturare.
• Decizii ale clienților restante și lucrări blocate.

Lunar

• Marjă pe client, proiect și linie de servicii.
• Rată orară efectivă.
• Utilizare și realizare facturabilă.
• Facturi trimise, scadente, restante și încasate.
• Utilizarea retainer și depășiri.
• Prognoză versus capacitate și venituri reale.

Trimestrial

• Modificări de prețuri și rate.
• Concentrarea clientului și riscul contului.
• Profitabilitatea liniei de servicii.
• Mix de angajări și contractori.
• Overhead de instrumente și livrare.
• Conturi de extins, reproiectat sau ieșit.

Utilizați semnale de profitabilitate pentru a lua decizii

Reprecizează

Creșteți sau restructurați prețurile atunci când munca recurentă consumă mai multă capacitate decât suportă modelul comercial.

Redimensionare

Clarificați excluderile, limitele de aprobare, numărul de revizuiri, așteptările de răspuns și regulile de depășire.

Reînlocuire personal

Mută munca către rolul corespunzător, păstrând calitatea și responsabilitatea.

Standardizare

Șabloanele și fluxurile de lucru repetabile reduc configurarea și refacerea evitabilă, dar ar trebui să păstreze spațiu pentru judecata expertă.

Îmbunătățiți încasările

Reduceți decalajul dintre finalizare, factură, scadență, reamintire și rezolvare. Proprietarii de cont au nevoie de contextul de plată înainte de conversațiile cu clienții.

Greșeli comune de măsurare

Utilizarea ratelor de facturare ca și cost al muncii

Rata de facturare este logica veniturilor. Costul forței de muncă este economia livrării.

Ignorarea muncii nefacturabile a clientului

Întâlnirile, revizuirile, gestionarea contului și suportul consumă în continuare capacitate chiar și atunci când nu apar pe factură.

Compararea diferitelor perioade de scop

Veniturile, orele și cheltuielile trebuie să se refere la aceeași lucrare și perioadă.

Așteptarea până la sfârșitul proiectului

Profitabilitatea este cea mai valoroasă atunci când echipa poate încă modifica scopul, personalul, programul sau facturarea.

Urmărirea numerelor fără decizii

Fiecare raport ar trebui să aibă praguri, proprietari și acțiuni. Un tablou de bord de marjă pe care nimeni nu îl revizuiește este o decorație.

Recomandare finală

Urmăriți profitabilitatea de la înregistrarea clientului și a proiectului în exterior. Începeți cu veniturile recunoscute, costul direct al forței de muncă, cheltuielile directe și timpul de livrare. Adăugați utilizarea, realizarea, rata orară efectivă, facturarea și încasările pe măsură ce modelul operațional se maturizează.

Utilizare software urmărire timp agenție pentru a păstra contextul livrării, software de facturare servicii profesionale pentru a conecta înregistrarea comercială și software profitabilitate proiect pentru agenții pentru a păstra deciziile aproape de lucrare.